6 pasos estratégicos para la transición de un sistema exclusivamente PACS a la imagenología institucional integrada
La colaboración es el quid de la cuestión a medida que la asistencia sanitaria se mueve hacia una atención centrada en el paciente; y los equipos de radiología se esfuerzan por añadir más valor estratégico a su enfoque.
El cambio de un sistema exclusivamente PACS a un sistema de imagenología institucional no tiene por qué ser abrumador.
Una sólida estrategia de imagenología institucional (EI) aprovecha las inversiones existentes en sistemas PACS y respalda iniciativas organizativas más amplias de atención centrada en el paciente.
Hay seis pasos clave que posicionarán a su organización para el éxito a largo plazo de la EI.
Incluyen:
- Creación de consenso sobre la realización de la transición
- Identificación de las partes interesadas clave
- Mapeo del proceso de decisión
- Descubrimiento de imágenes
- Selección de un socio
- Implementación seguida de resultados rápidos
Echemos ahora un vistazo a las formas específicas de centralizar y racionalizar la gestión de imágenes en toda su organización utilizando una solución independiente del proveedor.
La elección de un punto de partida y, a continuación, el paso gradual y estratégico a otros departamentos puede ayudar a impulsar un progreso constante, y garantizar que el tiempo y los recursos financieros se asignen de la mejor manera posible para el éxito del proyecto.
1. Elija el punto de partida: las capas de transición
Normalmente hay cuatro niveles implicados en el paso de un sistema exclusivamente PACS a EI. Y aunque cada capa es necesaria, su orden es flexible y está diseñado para aprovechar las capacidades existentes.
Adquisición
Con esta capa, las organizaciones necesitan agregar imágenes procedentes de sistemas fuente propios e indexarlas según los datos demográficos de los pacientes.
En el caso del DICOM basado en órdenes, se trata de un paso sencillo.
En el caso de las imágenes que no son de DICOM, las herramientas que vinculan automáticamente las imágenes con los datos asociados del paciente ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo.
La combinación de datos e imágenes también requiere un proceso de control de calidad que implica normalizar los datos según la última actualización del DICOM, u otra norma en función del tipo de imagen, y cotejarlos con las imágenes correctas.
Gestión
El cambio de un entorno PACS en silos a una estrategia de EI requiere una nueva estructura de gobierno de las imágenes.
Eso significa alinear los departamentos y crear políticas comunes en relación con las imágenes, incluida la gestión del ciclo de vida.
Disponer de un repositorio centralizado de imágenes en el VNA requiere un gobierno centralizado equivalente para garantizar una gestión segura, coherente y eficaz de las imágenes.
En esta capa, las organizaciones pueden encontrar un lenguaje contractual con los proveedores de PACS existentes que dicte cómo pueden gestionarse las imágenes. En algunos casos, pueden ser necesarias acciones legales u honorarios para liberar las imágenes de una organización de un PACS propio.
La buena noticia es que la incorporación de un VNA verdaderamente neutral para dar soporte a varios proveedores de PACS significa que las organizaciones serán propietarias de sus imágenes y podrán gestionarlas de acuerdo con sus propias políticas y procedimientos.
Visualización
La diversidad de tipos de imágenes requiere dos criterios: amplias capacidades funcionales y acceso desde cualquier lugar en varios tipos de plataformas.
Es probable que las preferencias de los visualizadores ya existan en varios departamentos, sobre todo en radiología o cardiología.
Eso significa que las organizaciones necesitan admitir el conjunto más amplio de opciones para esos departamentos tanto para la visualización referencial como interpretativa en una plataforma basada en la nube. Esto incluye varios protocolos de tecnología de visualización, como WADO-RS, QIDO- RS, STOW-RS, servicios web nativos, integración de la dirección DICOM y MINT.
Gracias al nuevo entorno totalmente interoperable disponible con un VNA, los radiólogos y otros profesionales clínicos tienen mucho más fácil el acceso a las imágenes y la posibilidad de compartirlas, independientemente de su ubicación.
Hoy en día existen visualizadores empresariales de cliente cero que ofrecen acceso a estudios de imagen en todo el proceso asistencial y, en algunos casos, pueden estar disponibles directamente desde el VNA.
Distribución
Las organizaciones también deben considerar qué nuevos tipos de opciones de distribución se integrarán con su HCE para acceder a las imágenes e intercambiarlas.
Dado que no toda la tecnología de VNA ofrece las mismas capacidades para admitir numerosos tipos de visualizadores distribuidos por toda la empresa, las organizaciones necesitan explorar opciones con proveedores que ofrezcan a los radiólogos y otros clínicos el máximo control y eficiencia.
2. Transición paso a paso
Independientemente de la capa con la que empiece una organización, la transición de solo PACS a EI suele seguir estos pasos:
Creación de consenso sobre la realización de la transición
Las organizaciones suelen actualizar su tecnología PACS cada cinco o seis años.
Sin embargo, la creación de una nueva estrategia de EI y la adopción de un enfoque de obtención de imágenes independiente del proveedor puede causar sorpresa entre los radiólogos, que temen que la alteración de su flujo de trabajo establecido merme su autonomía.
Estos clínicos necesitan tener la seguridad de que la adopción de un VNA puede adaptarse a los mejores sistemas, incluidos su PACS y su visualizador.
Además, su flujo de trabajo será más eficiente porque, gracias a la gestión centralizada de imágenes independiente del proveedor, el acceso y el uso compartido de imágenes y vídeos de cualquier departamento se racionalizará en toda la organización, incluso fuera de las cuatro paredes del hospital.
Identificación de las partes interesadas clave
Por su propia naturaleza, la EI requiere la aportación de las partes interesadas de toda la organización.
Eso comienza con el liderazgo en radiología, se extiende a cualquiera de las "ologías" afectadas por el cambio, y luego se traslada a los líderes clínicos, el CIO, el CMIO, el director de HIM y otros.
Si lo hace, se asegurará de que sus procesos y flujos de trabajo estén representados de forma completa y precisa.
Esta colaboración es uno de los pasos más importantes para identificar formas de maximizar la eficacia clínica, la experiencia del paciente y la productividad del proveedor.
Las partes interesadas también deben alinear los objetivos del proyecto, la forma en que ayuda a alcanzar objetivos más amplios en toda la empresa, cómo se medirá el éxito y los pasos que se seguirán si no se alcanzan los objetivos.
Mapeo del proceso de decisión
Con la participación de estas partes interesadas, el trazado del flujo y el calendario del proceso de decisión de solo PACS a EI permitirá que el proyecto avance a tiempo y dentro del presupuesto.
Esto incluye identificar qué partes interesadas participarán en cada decisión clave, como las evaluaciones de proveedores o las visitas a las instalaciones.
Al igual que la implementación de una HCE, este tipo de iniciativas a gran escala pueden verse desviadas si las partes interesadas esperan una decisión de un líder cuando no es necesaria. Esto puede aumentar los costes y retrasar los beneficios financieros.
Descubrimiento de imágenes
No es raro que las organizaciones que emprenden un proceso de descubrimiento de imágenes del estado actual como parte de su implementación de la EI encuentren información importante sobre imágenes clínicas en cientos de ubicaciones.
Estas imágenes pueden existir en PACS, CD, discos duros no conectados a la red, unidades flash, etc., y la gran mayoría de estas imágenes se encuentran en radiología.
Por lo tanto, aunque hacer inventario de todos los tipos de imágenes DICOM y no DICOM en toda la organización puede parecer abrumador, el mejor lugar para empezar es dentro del departamento de radiología.
Completar el descubrimiento aquí primero creará el impulso positivo necesario para seguir avanzando.
En esta fase, las organizaciones también deben medir los costes internos existentes y comparar esos gastos con el coste de un VNA y la tecnología asociada para asegurarse de que obtendrán grandes beneficios financieros con esta transición.
Selección de un socio
Ya sea a través de un proceso de RFP, ferias comerciales, la ayuda de un consultor o el contacto directo, las organizaciones pueden empezar a trabajar con la comunidad de proveedores para revisar la tecnología asociada a una estrategia de EI, como un VNA, visualizadores y almacenamiento.
Las propuestas deben validarse poniéndose en contacto con los clientes existentes y realizando visitas a las instalaciones.
La selección de un proveedor debe ser una decisión estratégica y de colaboración, en la que se evalúen cuidadosamente las ventajas de cada plataforma tecnológica y el plan del proyecto.
Lo esencial: el proveedor debe demostrar claramente que su solución es lo suficientemente abierta como para soportar el PACS dentro de una empresa y que la centralización de imágenes mediante su tecnología elimina los silos de imágenes médicas y mejora los flujos de trabajo productivos.
Implementación seguida de resultados rápidos
Una vez que haya elegido su solución y establecido un contrato y un calendario del proyecto, es el momento de comenzar la implementación.
Desde el principio, identificar y comunicar las "victorias" durante la transición al VNA es útil para mantener el impulso hacia la EI.
Por ejemplo, la eliminación de servidores anticuados asociados a un solo PACS puede ahorrar a una organización miles de dólares al año en costes de mantenimiento y ahorro de tiempo. También puede mejorar la seguridad.
Esto se debe a que los servidores obsoletos o descuidados (como un servidor PACS antiguo) son objetivos principales para los ciberdelincuentes que se introducen en la red de una organización para hacerse con el control, lo que puede dar lugar a filtraciones de PHI y amenazas de ransomware.
Una vez se ponga en marcha el departamento de radiología, la obtención de ganancias rápidas con el nuevo entorno de gestión de imágenes independiente del proveedor creará el impulso necesario para continuar con la migración a la EI.
En concreto, poder acceder y compartir de forma eficiente imágenes DICOM y no DICOM centralizadas, vídeos y datos asociados en todas las instalaciones ayudará a eliminar la complejidad del actual entorno basado en PACS.
También allanará el camino para mejorar el rendimiento clínico y financiero a medida que avance el proyecto.
Todo es cuestión de datos: consideraciones adicionales sobre los proyectos de EI
A medida que avanza la implementación de la EI, las organizaciones deben asegurarse de que disponen del tiempo suficiente para verificar que los datos asociados a las imágenes son precisos y están estandarizados.
Dependiendo del número de proveedores de PACS utilizados y de la antigüedad de las imágenes, es posible que algunos datos no se ajusten a las normas DICOM u otras más recientes, lo que dificultará la unión de esas imágenes con estudios más recientes.
Pueden ser necesarias soluciones provisionales para garantizar el acceso completo a la biblioteca completa de imágenes de un paciente.
Teniendo en cuenta el volumen potencial de imágenes que las organizaciones deben gestionar, el VNA debería ofrecer la posibilidad de ingerir y almacenar los datos de una sola vez para minimizar los retos de migración en el futuro.
Las migraciones desde diferentes PACS pueden ser complejas, por lo que contar con un proveedor que respalde adecuadamente las migraciones es fundamental para garantizar las operaciones iniciales del VNA y el uso continuado de este importante activo.
Una tecnología de almacenamiento avanzada también es esencial, ya que el tiempo de migración del PACS depende en gran medida de la velocidad, fiabilidad y funcionalidad de la tecnología de almacenamiento.
Qué buscar en un VNA
Numerosos proveedores ofrecen tecnología de VNA, algunos proveedores de PACS incluso ofrecen VNA basados en PACS.
No todos los sistemas son iguales. Las organizaciones deben basar las decisiones de adquisición de tecnología en los objetivos estratégicos departamentales y de toda la empresa.
Las organizaciones deben asegurarse de que su VNA puede federar los sistemas de obtención de imágenes para soportar el intercambio de imágenes e información entre el VNA y los entornos PACS implementados en toda la organización.
Por ejemplo, las capacidades dinámicas de transformación de etiquetas DICOM, precarga y enrutamiento automático son cruciales para apoyar una gestión eficiente del flujo de trabajo y permitir que las soluciones PACS existentes se aprovechen el mayor tiempo posible.
Por ello, es esencial elegir un proveedor de VNA con un historial de éxito con la iniciativa Integrating the Health Enterprise (IHE).
Dado que los VNA son tanto un motor de interoperabilidad como una solución de almacenamiento centralizado, la elección de un proveedor líder en IHE garantizará una interoperabilidad continua a medida que cambien las normas y las tecnologías.
¿La recompensa? Una mejor continuidad asistencial y una menor probabilidad de duplicación de estudios, lo que puede mejorar la satisfacción del paciente.
El ROI de su estrategia de EI
Aparte de hacer un seguimiento de los primeros logros, las partes interesadas deben supervisar continuamente el ROI asociado a la transición para justificar la implementación de la EI en un mayor número de sus instalaciones.
Por ejemplo, una organización sanitaria de Carolina del Norte fue capaz de eliminar nueve PACS y tenía prevista la eliminación de seis más para reducir los costes anuales de soporte y mejora, a la vez que mejoraba la accesibilidad a las imágenes en toda la empresa.
Hacia un entorno interoperable y fluido
Quizá una de las modificaciones más significativas asociadas a una transición de solo PACS a EI sea de tipo cultural: el cambio de mentalidad de la organización cuando se trata de imágenes.
Los radiólogos y otros profesionales clínicos pueden salir de un entorno aislado y controlado por el proveedor y entrar en un flujo de trabajo fluido con intercambio de imágenes y colaboración entre proveedores.
Al ayudar a los clínicos a navegar con éxito por esta transformación y elegir la capa de transición adecuada como punto de partida, las organizaciones pueden diseñar una estrategia de EI que satisfaga sus necesidades en los años venideros.
Lograr la propiedad, el control y la visibilidad centralizados y completos de las imágenes en toda la empresa fomentará la satisfacción de los clínicos en todos los departamentos e impulsará el impulso continuo del proyecto.
Con un verdadero VNA, la organización asume la propiedad de sus imágenes, pero también de las políticas y los procedimientos de imagen para conducir hacia una interoperabilidad abierta y basada en estándares que mejorará la productividad y la eficacia clínica.
Como resultado, los radiólogos y otros clínicos se benefician de una solución escalable para toda la empresa que ofrece una mayor autonomía sobre el acceso, la manipulación y el uso compartido de las imágenes, a la vez que respalda la colaboración con el equipo asistencial interdisciplinar que conduce a una atención de mayor calidad centrada en el paciente.