UMMS optimiza la recepción de documentos en toda la organización con Hyland IDP™ y OnBase™

Industria: Salud
Ubicación: Baltimore, Maryland
Tamaño de la organización: más de 10.000 empleados
Soluciones de Hyland: Hyland Content Innovation Cloud™, Hyland IDP™, Hyland OnBase™

University of Maryland Medical System (UMMS) implementó Content Innovation Cloud con procesamiento inteligente de documentos (IDP) integrado con OnBase para modernizar y estandarizar la captura, clasificación e indexación de documentos no clínicos en toda la organización. La iniciativa reduce la dependencia de las prácticas manuales de recepción, mejora la calidad de los datos y los tiempos de respuesta, y refuerza la gobernanza, a la vez que crea una base para los informes y la analítica posteriores.

Aunque UMMS había automatizado algunos flujos de trabajo clínicos, muchas áreas administrativas todavía dependían de la recepción manual de documentos y de procesos específicos de cada departamento. Las prácticas de indexación eran inconsistentes entre las distintas sedes, lo que dificultaba estandarizar la gestión y la recuperación de documentos. Los altos volúmenes de documentación heredada provocaban una falta de especificidad en la indexación. Los tiempos de respuesta eran más largos de lo deseado y afectaban a los procesos posteriores. Además, la capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) existente no cubría las necesidades de escaneo no clínico, lo que limitaba la automatización y la escalabilidad fuera de los casos de uso clínicos.

UMMS implementó Hyland IDP, construido sobre Content Innovation Cloud, y lo integró con OnBase para ofrecer una base escalable de captura, clasificación e indexación de documentos. Al automatizar la captura y aplicar estándares de indexación consistentes, UMMS redujo el trabajo manual y mejoró la recuperación de documentos en toda la organización. La solución se implementó con funcionalidades nativas de Hyland a través de la integración de Content Innovation Cloud, IDP y OnBase (sin tecnologías de terceros ni soluciones de IA externas sobre la plataforma), manteniendo la gobernanza, la seguridad y la auditabilidad en los flujos de trabajo no clínicos.

La implementación aportó valor operativo y de negocio mediante flujos de trabajo optimizados que redujeron el trabajo manual y el retrabajo. La indexación se estandarizó, lo que mejoró la consistencia y la calidad de los datos en toda la organización. La automatización permitió un acceso más rápido a la información, mejoró la prestación de servicios y reorientó el esfuerzo del personal hacia tareas de mayor impacto organizacional. La solución de UMMS también permite capturar y almacenar datos discretos para facilitar informes y analíticas detalladas. Estos procesos consistentes y auditables respaldan un mejor cumplimiento normativo, y la organización prevé ahorros de costos medibles gracias a la mayor eficiencia.

UMMS tiene previsto ampliar Hyland IDP a otras áreas de negocio no clínicas, implementar Hyland Intelligent MedRecords para respaldar la documentación clínica y seguir desarrollando y refinando la solución de IDP para recursos humanos. A medida que crezca la adopción, UMMS planea admitir modelos de recepción tanto centralizados como descentralizados, manteniendo una gobernanza, unos estándares de indexación y una calidad de datos consistentes. La expansión prevista contempla el uso de Hyland IDP para modernizar los flujos de trabajo basados en papel y convertir el contenido digital en datos estructurados y accionables, así como una integración más amplia con plataformas como OnBase para mejorar la interoperabilidad y agilizar la transferencia de tareas entre departamentos. Con el tiempo, se espera que esta base ayude a UMMS a escalar la automatización, reforzar la auditabilidad y seguir generando eficiencias y ahorros de costos medibles.

UMMS utilizó Hyland Intelligent Document Processing y OnBase para modernizar la recepción de documentos no clínicos, mejorar la calidad de los datos y estandarizar la indexación en toda la organización.