Scania
El fabricante sueco facilita la colaboración y el intercambio de conocimientos entre trabajadores de todo el mundo.
El cliente
Scania, uno de los principales fabricantes mundiales de camiones y autobuses, así como de motores industriales y marinos, opera en más de 100 países y emplea a unas 41.000 personas en todo el mundo.
Con las actividades de investigación y desarrollo concentradas en Suecia, la producción de la empresa se lleva a cabo principalmente en Europa y Sudamérica, y una red de centros regionales de producto se encarga del montaje, la carrocería y el equipamiento de vehículos adaptados localmente.
Las oficinas de compras locales de Polonia, la República Checa, Estados Unidos y China complementan el departamento de compras corporativo de la empresa en Suecia. In addition, some 20,000 people work in Scania's independent sales and service organization.
El reto
La identidad de Scania la conforman sus clientes, sus productos y las personas que trabajan en la empresa; sus valores y métodos de trabajo abarcan tres valores fundamentales: "el cliente primero", "el respeto por el individuo" y "la calidad". Estos constituyen la base de la cultura, el liderazgo y el éxito empresarial de Scania.
La capacidad de los compañeros de trabajo para encontrar y compartir información y conocimientos es fundamental para el éxito actual y futuro de Scania. Scania cree que todos sus empleados son trabajadores del conocimiento y se dedica a crear una organización de aprendizaje en la que las personas puedan compartir información y comprensión para maximizar su satisfacción laboral y crear una ventaja competitiva sostenible.
Responsable de una cartera de servicios que ayudan a los trabajadores del conocimiento de Scania en su trabajo diario, Niclas Lillman, director de Core Collaboration Services de Scania, describe la misión de la gestión de contenido empresarial de la empresa.
“Queremos que los trabajadores del conocimiento de Scania de todo el mundo puedan conectarse, colaborar e intercambiar conocimientos mediante una plataforma tecnológica que admita el intercambio de documentos y pueda incorporar a cualquier usuario potencial en la cadena de valor del conocimiento, incluidos nuestros proveedores, distribuidores y concesionarios externos”.
La implementación de un sistema anterior de intercambio de archivos no había proporcionado la funcionalidad y facilidad de uso que Scania necesitaba para hacer posible su visión de compartir y colaborar "sin restricciones". Deseosos de eliminar el riesgo de que los usuarios recurrieran a servicios de intercambio no seguros centrados en el consumidor, se lanzaron a la búsqueda de una solución de colaboración de categoría mundial.
La solución
Lillman esboza los requisitos clave de la nueva plataforma tecnológica de gestión de contenido empresarial (ECM) de Scania. "Basado en estándares abiertos, tenía que ofrecer un modelo de licencia realista, proporcionar una amplia gama de funciones y, sobre todo, ser fácil de usar", explica. "Además de una extensibilidad impresionante, queríamos poder integrar la plataforma de gestión de contenido empresarial en una serie de entornos, incluidas las suites ofimáticas más populares, así como nuestra extranet e intranet".
Tras una exhaustiva evaluación de las soluciones de la competencia, se seleccionó la plataforma Alfresco de Hyland como el sistema de gestión de contenido empresarial que ofrecía los estándares abiertos que Scania necesitaba para ampliar el intercambio de conocimientos dentro y fuera de la empresa.
"Muchos de los modelos de licencia de las soluciones de la competencia eran muy inflexibles y costosos. Además, desde un punto de vista técnico, habría resultado difícil, si no imposible, implementarlo a usuarios o clientes externos. Esto lo hacía incompatible con nuestra visión a largo plazo de compartir conocimientos".
En menos de cuatro semanas, Scania había implementado con éxito la plataforma Alfresco para 5.000 usuarios, migrando 20.000 documentos desde una solución heredada para apoyar a sus trabajadores del conocimiento. "Literalmente, ejecutamos la plataforma Alfresco desde el principio", confirma Lillman. "La flexibilidad innata de la plataforma hizo que, en un abrir y cerrar de ojos, pudiéramos facilitar el intercambio de información en toda la organización a través de un servicio centralizado que los usuarios pueden utilizar como consideren oportuno".
Inicialmente, la plataforma Alfresco se puso a disposición de grupos específicos dentro de las operaciones comerciales de Scania. Cualquiera es libre de crear un sitio de intercambio de conocimientos y empezar a colaborar con otros. En la actualidad, la plataforma impulsa proyectos interfuncionales y organizativos, foros y otras actividades de intercambio de conocimientos y mejores prácticas. Los propietarios de los sitios deciden si su sitio está abierto y accesible para todos o si los participantes deben solicitar o ser invitados a hacerse miembros.
Por primera vez, los grupos comerciales externos de más de 100 mercados, que a menudo gestionan sus propias redes y directorios, pueden conectarse. Gracias a la plataforma Alfresco, también hemos podido facilitar la colaboración centrada en documentos entre los equipos internos de I+D, industriales y de fabricación, algo que antes habría sido difícil de conseguir.
— Niclas Lillman, Gestor de servicios básicos de colaboración
La diferencia
- Ahora es posible el intercambio orgánico de conocimientos dentro y fuera de la organización: los distribuidores y concesionarios pueden compartir y colaborar a través de la extranet de la empresa, y hay planes para ampliar el acceso también a otros grupos destinatarios.
- Hasta 40.000 usuarios internos se beneficiarán en breve de la mejora de la colaboración y el intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo, gracias a la plataforma Alfresco, que amplía aún más las capacidades de una plantilla digital realmente capacitada.
- Los empleados y socios que antes no podían conectarse ahora pueden compartir las mejores prácticas, colaborar en foros y redes sociales interfuncionales y organizativos, y beneficiarse de un entorno dinámico de intercambio de información.
En la actualidad, la plataforma Alfresco hace posible que 5.000 trabajadores del conocimiento que operan en el amplio mundo de Scania trabajen en red y compartan miles de documentos centrados en la información de forma rápida y eficaz.
Ahora se está planeando ampliar esta capacidad de colaboración a todos los empleados del grupo Scania, lo que permitirá una mayor cooperación interfuncional entre todos los empleados y también con las partes externas.
“Nuestra función es actuar como facilitadores, brindando un servicio central que los usuarios pueden utilizar de la manera que mejor se adapte a sus propios requisitos”, continúa Lillman. "Sencillamente, Alfresco actúa como el repositorio de información y la herramienta de colaboración que funciona en segundo plano y los usuarios aplican su propia creatividad para crear los modelos de intercambio de conocimientos que funcionen de la forma más eficiente para sus necesidades".
A la hora de evaluar la amortización de la implementación de la plataforma Alfresco de Scania, Lillman se muestra filosófico sobre las ganancias."Nuestra visión corporativa a largo plazo de mejorar la colaboración ha dado un gran paso adelante: eso no tiene precio".