Oxford University Press
La mayor imprenta universitaria del mundo llega a un nuevo público con contenidos digitalizados.
El cliente
Oxford University Press (OUP) es la editorial universitaria más importante del mundo, con publicaciones en más de 40 idiomas. Al ser un departamento de la prestigiosa Universidad de Oxford, amplía el objetivo de la Universidad de excelencia en la investigación, aprendizaje y educación.
OUP cuenta con un programa de publicación diverso, con publicaciones en distintos formatos, tanto en papel como digitales, y para una amplia variedad de públicos, desde libros para niños de preescolar o educación secundaria a estudiantes, académicos, lectores, investigadores, personas particulares o instituciones. El objetivo de la organización es poner el contenido a disposición de los usuarios en el formato que mejor les convenga, como parte de su objetivo general de ampliar la educación y divulgar el conocimiento lo más amplia y eficazmente posible.
El reto
Como parte de su esfuerzo por llegar a nuevas audiencias a través de contenidos digitales, OUP estaba buscando una plataforma de gestión de activos digitales (DAM) distribuida a nivel global que le permita maximizar su considerable biblioteca de activos digitales y aumentar la colaboración en toda la organización.
Con más de 6.000 empleados y millones de activos que se deben gestionar, OUP requería una solución DAM que fuera robusta, escalable y accesible a nivel mundial.
OUP se organiza en divisiones, cada una con su propio conocimiento, contenido y activos digitales. Los objetivos primordiales de DAM se definieron como una colaboración y comunicación cada vez mayor en todas las divisiones, reduciendo al mínimo la administración manual, el costo y el esfuerzo, y maximizando la utilización de los activos.
Especialmente, OUP necesitaba:
- Crear, reutilizar, readaptar y distribuir los activos de forma sencilla y eficaz
- Responder con rapidez y superar las necesidades del mercado
- Aumentar la producción digital
Este ha sido uno de los mayores proyectos tecnológicos de la historia de OUP, y estoy muy orgullosa de ver la plataforma implementada en toda la organización.
— Kate Granville, directora de Tecnología de Oxford Education
La solución
Tras un proceso de evaluación formal en el que participaron doce empresas, se eligió la plataforma Alfresco de Hyland para ofrecer un sistema DAM global que cumpliera con los requisitos de OUP.
La solución DAM desarrollada permitió a los editores, diseñadores y creadores de contenido gestionar todo el ciclo editorial: el concepto y definición iniciales, las primeras fases de investigación, y el encargo y creación de libros y productos interactivos electrónicos. Esto acelera el diseño y la entrega de productos, haciendo que el trabajo sea más eficiente y económico, así como garantizando que se cumplan todas las especificaciones, comprobaciones de calidad y adquisiciones de derechos.
El sistema incorpora diferentes niveles de seguridad y acceso, lo que permite a los gestores de proyectos internos compartir el contenido limitado con los profesionales independientes externos que trabajan de forma dispersa a nivel mundial, sin que se exponga toda la biblioteca de activos. Este control centralizado permite a la editorial mantener una mejor regulación de los activos, así como ofrecer una visión de alto nivel de quién puede acceder a qué y cuándo.
En los sistemas existentes de OUP, los activos se guardaban en silos de contenido diferentes, lo que hacía difícil para las divisiones comunicarse o colaborar en los proyectos, además de suponer una pérdida de tiempo. La nueva solución DAM asigna un sitio Alfresco a cada división, y todas ellas se encuentran en una sola plataforma integrada.
La plataforma Alfresco incluye una potente funcionalidad de búsqueda y recuperación, que mejora enormemente la capacidad de detección de activos al permitir a los usuarios buscar en sitios, dentro de sitios, dentro de proyectos, dentro de carpetas, etc.
Entre las opciones de búsqueda avanzada de la solución se incluyen:
- Definición del alcance de la búsqueda: en mi ubicación actual; en un sitio particular; en toda la DAM.
- Búsqueda avanzada, por ejemplo, por tipos de entidades diferentes o tipos de activos distintos.
- Búsqueda por facetas
- Búsqueda parcial, búsqueda de proximidad, uso de operadores como 'y', 'o', 'no'
- Búsqueda global federada
- Búsqueda de metadatos
- Folksonomías y taxonomías
La funcionalidad de búsqueda mejorada de DAM también permite utilizar una variedad de vistas personalizadas (simple, detallada, en cuadrícula, galería, vista previa, desplazamiento), por lo que los usuarios pueden adaptarla como deseen para encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan.
El nuevo DAM global integrado se basa en una arquitectura abierta, flexible y preparada para el futuro y aprovecha la gestión de contenido empresarial de código abierto de Alfresco como plataforma editorial y almacén de contenido, integrado con MarkLogic como base de datos NoSQL escalable y flexible, Dell DX como almacenamiento de objetos Platform y Solr para una potente funcionalidad de búsqueda y recuperación. La solución DAM se integra con el sistema de publicación de escritorio existente de OUP y proporciona una solución de contenido de extremo a extremo que permite a los usuarios continuar trabajando de una manera que les resulta familiar y minimiza las interrupciones.
La diferencia
Además de sus necesidades de impresión, OUP tiene una producción digital significativa que crece con rapidez, y DAM ofrecerá mejoras significativas en cuanto a calidad y procesos en estos ámbitos. Como única fuente de verdad, la plataforma ofrece un núcleo centralizado para todos los descubrimientos y necesidades editoriales en toda la organización, y tiene en cuenta las necesidades inmediatas y futuras mientras continúa evolucionando.
La plataforma Alfresco permite a OUP almacenar y acceder a todos sus activos digitales de forma segura, de modo que sean fácilmente gestionables y localizables, lo que facilita la reutilización y reutilización de los contenidos. Esto permite a OUP aumentar el valor de sus activos y llegar al público de forma más rápida y eficaz. Desde el punto de vista organizacional, la comunicación y la colaboración se han mejorado en todos los departamentos, con lo que se han conseguido mayores niveles de cooperación y compartición de conocimientos. El flujo de trabajo y los procesos de aprobación agilizados permiten trabajar de forma más eficaz y rentable, además de garantizar la precisión y cumplimiento de las especificaciones de los productos.