DGT
El cambio de la Dirección General de Tráfico (DGT) a una oficina sin papel ha resultado en potentes mejoras en el flujo de trabajo y la automatización, generando un ROI anual estimado de 2 millones de euros.
El reto
La Dirección General de Tráfico (DGT) es el organismo responsable de la gestión del tráfico vehicular y la seguridad vial en España. Cada año, procesa millones de registros de compra/ venta, nuevas inscripciones, sanciones y otros procedimientos. Por lo tanto, ofrece un servicio de alto impacto para particulares, empresas y también para otras administraciones públicas, colaborando, por ejemplo, con las autoridades policiales en el suministro de información clave para la identificación de delitos. En resumen, la modernización de la gestión y el procesamiento de documentos es un desafío permanente para la DGT, especialmente debido a su alto impacto en los ciudadanos.
Antes de 2015, la cultura organizacional de la DGT era 100 % basada en papel. Entre otras cuestiones, presentaba importantes dificultades en la trazabilidad de sus documentos, con los consiguientes sobrecostos tanto en el archivo como en la gestión humana. El camino hacia una estrategia de digitalización institucional sólida implicó un cambio radical en la organización y un importante desafío tecnológico, en el que Hyland sigue participando.
El equipo técnico de la DGT no solo tuvo que convencer a toda la organización de los beneficios de la oficina sin papeles, sino que también tuvo que planificar una migración exitosa priorizando cuestiones como la interoperabilidad, la transparencia y la gestión ágil. Calcularon el ROI de este desafío: un ahorro de más de 2 millones de euros al año.
El objetivo era desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos que incluyera registros en papel, electrónicos e híbridos, integrando todo el ciclo de vida de estos registros basado en una solución técnica con garantías para el futuro, utilizando soluciones de mercado con una alta capacidad de personalización (evitando el alto costo de soluciones ad hoc) y facilitando la integración de diversas aplicaciones empresariales. Flexibilidad, autonomía, escalabilidad y proyección de futuro son las claves de esta historia de éxito, que actualmente evoluciona con la incorporación de una herramienta que sistematiza los procedimientos previos a la gestión de documentos.
La solución
Hasta la etapa actual de desarrollo y centrada en la automatización de procedimientos electrónicos, la solución de DGT ha evolucionado e incorporado nuevos desafíos.
En 2015, se definió el marco de referencia y se implementó el primer sistema que permitió a la DGT cumplir con la legislación vigente sobre la digitalización de documentos, el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad). Esta ley exige que los documentos emitidos por la administración tengan un formato con metadatos específicos asignados a ellos.
En 2018, se abordaron la implementación de firmas electrónicas, la geolocalización de registros, el desarrollo de un repositorio multimedia y el control del ciclo de vida de los registros.
En 2020, la institución experimentó un gran aumento en el volumen de registros electrónicos y una expansión de la digitalización en general, principalmente debido a la pandemia de COVID-19.
Actualmente, DGT y Hyland están trabajando para automatizar procesos a través de RPA, optimizando la interoperabilidad y desarrollando un nuevo gestor de archivos. El procesador asigna archivos al personal de la DGT encargado de gestionarlos, que es el equivalente al mostrador donde el funcionario recibe solicitudes del público y es un complemento ideal para la gestión de documentos. Todo esto utilizando las capacidades de flujo de trabajo propias del producto y recurriendo a bases de datos no relacionales, como Mongo DB.
La diferencia
Ahorro de tiempo
Antes de la digitalización, cada empleado dedicaba media hora al día para buscar, organizar y enviar documentos; ahora ya no lo hacen. Además, la DGT ahorrará aproximadamente 800 horas de trabajo en el primer año con el nuevo procesador.
Uso más eficiente de los datos
Durante la implementación, millones de datos fueron transferidos a procesos de gestión más eficientes. Actualmente, la cantidad de expedientes que se procesan en las oficinas físicas es menos del 5-10 % del total.
Simplificamos la complejidad
Mediante el uso de RPA, un proceso complejo que involucraba distintos sistemas y partes interesadas se simplificó en un único proceso.
Interoperabilidad de registros
El intercambio con otras administraciones públicas se está volviendo cada vez más sofisticado. El sistema permite que los resultados del ciclo de vida de los registros de la DGT se vuelquen en el archivo general de la administración.