DAB Bank AG
Una marca bancaria alemana utiliza la plataforma Alfresco de Hyland para afrontar los retos del futuro totalmente preparada y con una flexibilidad continua.
El reto
Con sede en Múnich, DAB Bank AG es el primer broker de descuento de Alemania. Como banco de atención directa al cliente, ofrece una amplia gama de servicios centrados en el crecimiento y la seguridad de las inversiones mediante valores. Sus productos ofrecen soluciones para ahorradores, inversores y operadores. En el ámbito de la banca de negocios, DAB Bank es socio de empresas de inversión, gestores de fondos y asesores financieros, así como de bancos y entidades de ahorro y préstamo.
Para prepararse para los retos futuros, DAB planeó introducir la plataforma Alfresco de Hyland como nueva tecnología de base para la empresa. El objetivo era utilizar una plataforma única y centralizada para cartografiar procesos complejos. Todos los documentos relacionados con los procesos se gestionan con un potente sistema de gestión de contenido de la plataforma Alfresco.
El primer proyecto implementado en el nuevo entorno consistió en un proceso de cliente B2B: transacciones comerciales telefónicas con corredores y otros socios comerciales. De particular importancia para una institución financiera es almacenar todos los documentos según los requisitos reglamentarios, junto con el cumplimiento a prueba de auditorías.
En el pasado, el proceso implicaba el uso de copias en papel. Todos los documentos fueron impresos y archivados en carpetas. Aunque DAB Bank tenía disponible un sistema de archivo electrónico (IBM FileNet Image Services), no pudo utilizarlo para este proceso debido a limitaciones arquitectónicas.
El nuevo sistema tenía que cumplir con varios requisitos desafiantes:
- Implementación eficiente de nuevas aplicaciones y procesos
- Agilidad para cambiar los procesos existentes
- Estabilidad, escalabilidad, rendimiento, capacidad de clúster y facilidad de administración
- Flexibilidad en el mantenimiento del sistema (ejecución de cambios, pruebas, implementación)
- Costos operativos bajos teniendo en cuenta todos los costos de licencias, soporte y mantenimiento continuo
- Capacidad para integrarse en el entorno del sistema existente
- Capacidad para un mayor desarrollo arquitectónico
- Control y monitoreo a través de un único motor de proceso centralizado
Antes de seleccionar la plataforma Alfresco, las partes interesadas de DAB pusieron especial énfasis en establecer un rumbo permanente para el futuro. Además, también se esperaba que la organización del proyecto garantizara una cooperación eficiente a largo plazo entre los departamentos individuales y TI, y que proporcionara un modelo para proyectos futuros.
Basándonos en nuestra experiencia hasta la fecha, podemos recomendar encarecidamente la plataforma Alfresco, especialmente su arquitectura abierta y su compatibilidad con estándares comunes.
— Karl Brandner, Arquitecto informático, DAB Bank AG
La solución
Para seleccionar el sistema de gestión de documentos o el sistema de gestión de contenido empresarial adecuado, DAB trabajó con un consultor experimentado en gestión de información empresarial y socio de Hyland.Inicialmente, las empresas investigaron varias soluciones posibles para optimizar su solución de contenidos actual — IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco Content Services y Microsoft SharePoint.
La plataforma Alfresco surgió con bastante rapidez como la mejor solución debido a sus capacidades de integración y, especialmente, a su interfaz CMIS de manera predeterminada. La plataforma Alfresco, integrada a través de CMIS, se adaptó perfectamente a la infraestructura tecnológica estándar de DAB (Linux, Tomcat, Java). Su arquitectura modular garantiza una excelente escalabilidad y es fácil de instalar. Otra ventaja de DAB era la facilidad con la que se podían configurar todas las funciones necesarias. En cuanto a la aplicación del proceso B2B, el enfoque de código abierto fue una ventaja.
Tras elegir la plataforma Alfresco como solución de gestión de contenido empresarial, DAB trabajó en la planificación, implementación, configuración y personalización de la plataforma. La integración técnica de la plataforma Alfresco en la plataforma SOA se vio facilitada por la interfaz CMIS y requirió muy poco esfuerzo. Los requisitos específicos del sector de DAB estaban esencialmente cubiertos por la funcionalidad estándar de la plataforma Alfresco, lo que significaba una personalización mínima.
DAB personalizó la plataforma Alfresco para cumplir los requisitos de seguridad específicos de la empresa y colaboró en la configuración de derechos para la creación del sitio. La interfaz de usuario se adaptó a las necesidades del Banco DAB e incluyó un formulario de búsqueda específico.
Los expertos en de gestión de contenido empresarial de DAB pudieron avanzar rápidamente en el proyecto. Al no existir un sistema heredado ni la necesidad de migrar ningún documento, DAB pudo actuar con mayor rapidez. El moderno diseño de la plataforma Alfresco y sus funciones de configuración fáciles de usar permitieron al banco implementar el nuevo sistema de gestión de documentos en solo dos meses.
Resultados
- Integración técnica fluida utilizando una interfaz CMIS
- Pocas tareas de personalización
- Sustitución de los procesos actuales basados en copias impresas por procesos comerciales B2B totalmente digitalizados.
- Archivar y administrar de 50 a 100 documentos nuevos diariamente
- Búsqueda simplificada en documentos almacenados a prueba de auditoría
- Más transparencia y control sobre procesos cerrados y activos
- Conectar a 10 personas en un proceso comercial B2B
DAB aprovecha las ventajas de la plataforma Alfresco
DAB lleva varios años utilizando con éxito la plataforma Alfresco en plena producción. El flujo de trabajo para un proceso seleccionado en el comercio de comisiones de seguridad se controla ahora a través de Alfresco Process Services. Las búsquedas de transacciones actuales o cerradas se realizan utilizando el formulario de búsqueda personalizado de la plataforma Alfresco. — Las búsquedas de documentos pueden realizarse utilizando metadatos o texto completo.
Esta funcionalidad de búsqueda proporciona a DAB importantes ventajas. El banco puede gestionar el proceso para todos los documentos, eliminando así su flujo de trabajo original basado en papel. Los funcionarios ahorran tiempo al poder realizar búsquedas rápidas y exhaustivas en los documentos almacenados. Esto aumenta la transparencia y el control de todos los procesos cerrados y activos.