BNP Paribas Fortis
Un banco internacional mejora el proceso de aprobación de proyectos de construcción con la plataforma Alfresco de Hyland.
El cliente
BNP Paribas Fortis, filial de BNP Paribas, es el banco internacional más grande de Bélgica. El banco ofrece una gama completa de servicios financieros a clientes privados y corporativos, empresas e instituciones públicas y financieras. El banco ofrece soluciones de inversión y banca minorista, corporativa, pública y privada a clientes de todo el mundo.
El reto
Cuando BNP Paribas Fortis empezó a construir su sede de 100.000 metros cuadrados en Bruselas bajo el nombre de proyecto Montagne du Parc (MdP), necesitaba una solución de gestión documental
para gestionar todos los documentos técnicos y de diseño del arquitecto y el contratista y los procesos de aprobación asociados a un proyecto de construcción tan importante.
"Estamos tratando con documentos contractuales, con derechos de acceso estrictamente asignados, que permiten diseñar y construir el proyecto. Esto significa que cada dibujo o documento publicado por el arquitecto o el contratista debe someterse formalmente a aprobación", dijo Janssen.
"Basándome en mi experiencia anterior como arquitecto y contratista, buscábamos un sistema que pudiera admitir tanto la colaboración informal como los flujos de trabajo de aprobación formales para poder seguir y controlar el estado de cada documento".
La solución también debía ser de código abierto para que pudiera personalizarse rápidamente y funcionar fuera del entorno bancario, ya que integrar una plataforma dentro del banco habría exigido los estrictos requisitos de seguridad de éste, lo que complicaría el intercambio con organizaciones externas no relacionadas con el banco.
"Necesitábamos una solución rápida — una herramienta fácil que pudiéramos desarrollar mientras ejecutábamos el proyecto", dijo Janssen.
Hoy en día, tenemos una forma clara de supervisar el ciclo de aprobación de diferentes documentos y estamos utilizando la plataforma Alfresco para nuestra colaboración diaria. Lo que realmente me gusta es que el repositorio es sencillo. Es simple pero robusto en comparación con otras soluciones.
— Paul Janssen, gerente de desempeño del proyecto MdP, BNP Paribas Fortis
La solución
Tras evaluar varias soluciones, BNP Paribas Fortis eligió la plataforma Alfresco de Hyland como solución de gestión de contenido empresarial y repositorio de documentos para el proyecto. La plataforma Alfresco reemplazó al anterior sistema de gestión de documento, que funcionaba más como un sistema de archivo clásico. Con la solución de Hyland, ahora es mucho más fácil gestionar todos los diferentes metadatos, versiones, derechos de acceso y estado de aprobación de los documentos y planos definidos en el manual de operaciones del proyecto, afirmó Janssen.
"La plataforma Alfresco pudo responder al 'típico' problema de versiones en los proyectos de construcción, ya que la información es creada por muchas organizaciones diferentes, todas las cuales publican versiones diferentes adaptadas a su sistema de calidad interno", afirma Janssen. "Ahora, todos los documentos contractuales se actualizan, publican e intercambian en la plataforma Alfresco como archivos PDF todos los días. La parte más importante de la plataforma es que tenemos un repositorio claro de documentos aprobados — y el ciclo de aprobación que ponemos en marcha es contractualmente vinculante, por lo que, hasta cierto punto, hemos desarrollado un proceso de aprobación específico para la construcción".
La plataforma Alfresco, alojada en una nube privada por el proveedor de servicios gestionados XeniT, incluye la implementación de recuperación de desastres con datos almacenados en dos centros de datos separados en Alemania. XeniT también ofrece servicios de asistencia gestionados, cubiertos por un acuerdo de nivel de servicio (SLA). La supervisión continua y el mantenimiento proactivo garantizan la disponibilidad de este sistema crítico para la empresa
BNP Paribas Fortis eligió a XeniT como socio integrador por su experiencia trabajando con Hyland y su capacidad para ofrecer soluciones pragmáticas con el equilibrio perfecto entre frugalidad y calidad del trabajo, que no se centraba en personalizar tanto la plataforma que dificultase su mantenimiento.
"XeniT pudo comprender nuestros problemas operativos y desarrolló una asociación real con nosotros para crear algo que fuera beneficioso para todos", dijo Janssen.
La diferencia
Desde la implementación de la plataforma Alfresco, BNP Paribas Fortis cuenta ahora con más de 200 usuarios internos y externos en la plataforma Alfresco y más de 10.000 documentos de construcción en el proceso de aprobación del sistema. Todos los documentos y aprobaciones ahora están publicados en la plataforma.
Aunque la plataforma Alfresco se implementó como solución autónoma para el proyecto de construcción de Bruselas, debido a la capacidad de la plataforma para aportar más visibilidad y acceso a los documentos y al estado del proceso de aprobación, hay planes para ampliar la solución a la gestión de futuros grandes proyectos de construcción.
"Hoy tenemos una forma clara de controlar el ciclo de aprobación de los distintos documentos y utilizamos la plataforma Alfresco para nuestra colaboración diaria", afirma Janssen. "For the moment, this is a standalone solution, but based on our experience, we have the ambition to expand the solution to other projects. Lo que realmente me gusta de la plataforma Alfresco es que el repositorio es sencillo. Es sencillo comparado con otras soluciones".