Organización académica de salud

El cliente

Durante casi tres cuartos de siglo, un hospital comunitario regional en Carolina del Sur ha brindado servicios de atención médica avanzados a sus comunidades mayoritariamente rurales, liderando el camino hacia una mejor salud. El hospital primario para más de 250,000 personas, la organización de atención médica ha experimentado recientemente una expansión significativa, estableciendo nuevas prácticas y adquiriendo prácticas médicas y especializadas cercanas. A medida que crece, el hospital continúa con su misión de sanar con compasión, mejorar constantemente y transformar la atención médica en beneficio de su gente.

El hospital también es miembro del programa Epic Community Connect, que permite a las instituciones compartir la utilidad de la solución de registros médicos electrónicos (EMR) de Epic.

El reto

Como resultado de la expansión, el hospital mantenía nueve instancias separadas de Allscripts, su HCE heredada, que albergaba más de 25 millones de documentos de pacientes para 29 prácticas. A pesar de compartir muchos de los mismos pacientes, cada práctica solo podía acceder a sus propios datos de pacientes. Después de consolidarse en Epic a través de Community Connect, el hospital determinó que su instalación de Allscripts estaba obsoleta.

El objetivo de esta organización de atención médica era reducir al mínimo el número de sistemas de información y, al mismo tiempo, mantener la fluidez de la información en toda la institución. Aunque Epic abordó sus requisitos de EMR, la imagen no estaba completa. El hospital necesitaba convertir todos los documentos, imágenes y metadatos de las bases de datos heredadas de Allscripts a un repositorio central de información que fuera una "ventanilla única" para el acceso de los médicos sobre el terreno.

El primer paso fue identificar los recursos para ejecutar el gran proyecto de conversión. La experiencia de conversión interna y el personal dedicado eran limitados, y la obtención de recursos externos en un área rural fue un desafío. Considerando todo, el equipo decidió dejar que los expertos en migración de datos de Hyland se encargaran del trabajo pesado.

La solución

El hospital consolidó sus bases de datos heredadas utilizando los servicios de conversión de migración de datos para minimizar el riesgo y el impacto en el usuario final.

Una conversión integral con Hyland Global Services

El hospital recurrió a Hyland Global Services para llevar a cabo una conversión integral de todos sus sistemas Allscripts heredados a OnBase. Este compromiso con Hyland minimizó la cantidad de riesgo, recursos y tiempo necesarios para realizar la transición.

Al realizar la conversión completa, Hyland se encargó de la extracción, transformación y carga (ETL). Esto incluyó la gestión de proyectos, la extracción de datos, la identificación de conjuntos de datos, las conversiones de muestras, las pruebas, la importación a OnBase y la elaboración de informes sobre el proceso. Mientras el equipo de Hyland realizaba estas tareas, la acción requerida por parte de los equipos de TI del hospital era mínima. El grupo solo se reunía para los puntos de contacto organizados, las llamadas de control semanales o cuando era necesario seguir deliberando.

El equipo de Hyland mantuvo el proyecto en marcha mientras documentaba los detalles de todo el proceso, incluidos metadatos de muestra e informes de conciliación.

"Teníamos llamadas semanales con nuestro contacto principal de Hyland" , afirmó el analista sénior de sistemas empresariales. "Se encargó de la documentación, organizó reuniones, creó expedientes con puntos de contacto y nos dio fechas de entrega. Cuando todo estaba hecho, nos dejaba y se aseguraba de estar disponible si teníamos preguntas".

Garantizar el éxito y la adopción

Una de las preocupaciones del hospital era cómo afectaría la conversión a los usuarios finales. Para evitar retrasos costosos y una mala adopción por parte de los usuarios, Hyland realizó pruebas de conversión exhaustivas para verificar el éxito de las rutinas de conversión y la taxonomía de contenidos antes de la migración a gran escala.

Para validar los criterios de éxito del hospital, Hyland entregó informes de conciliación sobre el éxito de la transferencia e integración de datos. "Hyland hizo el seguimiento de todo",dijo el director de los servicios de apoyo. "Los informes de final de proyecto, que muestran el éxito de la integración de las HCE a nivel de paciente y de documento, significaban que no teníamos que fiarnos solo de su palabra". El equipo de Hyland obtuvo un 99,93 % de éxito en la importación de los 25 millones de documentos.

Con OnBase de Hyland, el hospital se ha transformado realmente en una organización sanitaria interconectada e interoperable. Los clínicos tienen ahora acceso a los mismos documentos, imágenes y metadatos asociados siempre que lo necesiten. OnBase también entrega estos datos de pacientes a Epic a través de OnBase Patient Window Integration para Epic.

“El equipo de Hyland nos ayudó durante 18 meses muy largos, haciendo que la conversión fuera lo más fácil posible”, dijo el analista senior de sistemas de negocios.

Con el éxito de su conversión a Allscripts, la organización de atención médica planea asociarse nuevamente con Hyland para continuar reduciendo su cantidad de sistemas heredados y silos de información.

La diferencia

Mejor asignación de los recursos internos

"El proyecto requirió muy poca de mi atención o esfuerzo, y lo agradecí", dijo el responsable de los servicios de apoyo. El equipo de servicios de apoyo conservó tiempo para atender las necesidades de los usuarios finales y las partes interesadas durante la transición, mientras Hyland ejecutaba las principales tareas del proyecto.

Minimizar el riesgo y el tiempo

Los servicios de soporte ya no mantuvieron la propiedad de solucionar las complicaciones de ETL y evitaron errores y retrasos comunes como resultado de la metodología de conversión y los procedimientos de prueba de Hyland.

Validar el éxito

Hyland mantuvo un seguimiento detallado del proceso de conversión y elaboró informes para que el equipo de servicios de soporte verificara el éxito al finalizar.