Was ist Roboterprozessautomatisierung (RPA)?
Roboterprozessautomatisierung (RPA) verwendet Software-Roboter, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben in einem Prozess zu automatisieren.
Der Vorteil der Verwendung von RPA besteht darin, dass es hochvolumige, wiederholbare Aufgaben effizient und präzise erledigen kann. Dies befreit Ihre menschliche Belegschaft, um komplexere Problemlösungsaufgaben zu übernehmen.
Hier sind einige manuelle Prozesse, die durch RPA ersetzt werden können.:
Durchführung hochvolumiger, wiederholender Transaktionen
Extrahieren und Umformatieren von Daten in Berichte und Dashboards
Vereinigung von Daten aus mehreren Standorten und Systemen
Sammlung von Social-Media-Statistiken
Vorteile von RPA für Ihr Unternehmen
Unternehmen, die RPA nutzen, erzielen inkrementelle, aber kraftvolle Auswirkungen auf automatisierte Prozesse. Diese Vorteile umfassen:
Höhere Informationsgenauigkeit
RPA ermöglicht es Abteilungen, sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die Geschäftsziklusse beschleunigen. Dies eliminiert die Fehlermarge durch Menschen und erledigt Aufgaben immer pünktlich.
Einfacheres Compliance-Management
Alle Schritte werden aufgezeichnet und können Prüfpfade bieten, und Bot-Aktivitäten können gegen Vorschriften überprüft werden, um die Einhaltung sicherzustellen. Da RPA-Bots vordefinierten Regeln folgen, werden sie immer im Einklang mit den relevanten Vorschriften handeln.
Bessere Einblicke in wertvolle Daten
Während RPA-Bots Aufgaben erledigen, überwachen sie diese auch und sammeln Informationen. Diese Informationen können an Entscheidungsträger zurückgegeben werden, um ihnen bessere Einblicke zu geben. Dies führt zu fundierteren Entscheidungen und erleichtert die Überwachung von Auswirkungen.
Verbessertes Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Durch die Verwendung von RPA zum Abschluss manueller Aufgaben können sich Mitarbeiter auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren. Dies verbessert das Engagement der Mitarbeiter und optimiert die Nutzung von RPA. Dies wiederum steigert die Unternehmensproduktivität.
Kosteneffizientere Abläufe
RPA führt Aufgaben mit hoher Präzision und Konsistenz aus, was zu weniger Fehlern führt. Das bedeutet weniger Zeit und Ressourcen, die für Fehlerkorrekturen und kostspielige Verzögerungen aufgewendet werden müssen.
Hoch konfigurierbare Anwendungsentwicklung
Die Verwendung von RPA-Prozessen zur Integration Ihrer Altsysteme mit den Kerndaten wird kein Problem sein. Außerdem ist die Low-Code-Konfiguration, RPA-Software einfach zu erstellen und zu verwalten und erfordert minimalen Aufwand von Ihren IT-Teams. Dadurch wird sie leicht über Geschäftsprozesse hinweg skalierbar und ermöglicht es Ihnen, Prozesse in der Software ohne oder mit minimalen Ausfallzeiten zu ändern.
Fehlerbehandlung und Ausnahmeverwaltung
Fortschrittliche RPA-Tools verfügen über integrierte Funktionen zur Fehlerbehandlung und Ausnahmeverwaltung, um unvorhergesehene Probleme während der Automatisierung zu managen. Dies gewährleistet Kontinuität und minimiert Unterbrechungen.
Sicherheitsmerkmale
Führende RPA-Plattformen enthalten robuste Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass Daten sicher behandelt werden. Dazu gehören Verschlüsselung, sichere Anmeldeinformationen und die Einhaltung von regulatorischen Standards.
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Wie funktioniert RPA?
RPA-Bots können so programmiert werden, dass sie ihre Fehler beheben und sich im Laufe der Zeit verbessern. Sie können eingerichtet werden, um Auslöser und Situationen zu erkennen, sodass sie Aufgaben automatisch abschließen.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung, wie RPA-Bots funktionieren:
Schritt 1: Aufgabenidentifikation. Der erste Schritt besteht darin, die Geschäftsprozesse zu identifizieren, die für die Automatisierung geeignet sind. Diese könnten das Extrahieren von Rechnungsdaten, das Ausfüllen von Formularen mit vordefinierten Daten oder das Aktualisieren von Kundendaten in einem CRM umfassen.
Schritt 2: Bot-Entwicklung. Mithilfe spezialisierter RPA-Software wird ein Bot konfiguriert, um die identifizierten Aufgaben auszuführen. Sobald der Bot eingerichtet ist, wird er getestet, um sicherzustellen, dass er die Aufgabe korrekt und effizient ausführen kann. Während der Tests erkannte Probleme werden in dieser Phase korrigiert.
Schritt 3: Integration. Die Bots werden dann in die bestehenden Systeme, Anwendungen oder Software integriert.
Schritt 4: Benutzeroberflächeninteraktion. Die RPA-Bots beginnen mit Anwendungen und Systemen zu interagieren, wie es ein Mensch tun würde. Sie navigieren, klicken auf Schaltflächen, füllen Formulare aus und extrahieren Daten, die Bots tun dies jedoch mühelos.
Schritt 5: Datenmanipulation. Die Bots können Inhalte und Daten in Datenbanken oder Dokumente ziehen, um sie zu speichern oder über verschiedene Systeme hinweg zu übertragen.
Schritt 6: Ausführung. Sobald die Daten verfeinert und einsatzbereit sind, führen RPA-Bots vorprogrammierte Aufgaben aus. Dies kann vom Senden automatisierter E-Mails bis hin zum Ausfüllen von Formularen oder Ausführen komplexer Transaktionen durch Befolgen von Anweisungen reichen.
Schritt 7: Überwachung und Optimierung. RPA-Bots können spezifische Parameter überwachen und Alarme basierend auf vordefinierten Bedingungen auslösen. Dieselben Bots können im Laufe der Zeit aus Prozessen lernen, um stärkerer Genauigkeit und Produktivität in ihren Prozessen zu fördern.
Wie RPA mit KI arbeitet
RPA automatisiert regelbasierte Aufgaben; durch die Integration von KI können Bots Prozesse ausführen, die menschlicheintelligente Intelligenz erfordern, wie z. B. das Verstehen von Dokumenten mit unstrukturierten Daten und das Durchführen von Gesprächen. Diese Kombination eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmensautomatisierung und steigert die Gesamteffizienz und Resilienz.
Identifizierung geeigneter Prozesse für die Implementierung von RPA
Der Erfolg Ihrer RPA-Implementierung hängt davon ab, welche Prozesse Sie zur Automatisierung wählen. Hier sind einige Fragen, die helfen, zu bestimmen, ob ein Prozess mit RPA optimierbar ist:
1. Ist der Prozess regelbasiert?
RPA glänzt bei der Durchführung von Aufgaben, die klaren logischen Regeln folgen. Prozesse, die auf menschlichem Urteil basieren, sind möglicherweise keine idealen Kandidaten für die Automatisierung.
2. Werden diese Prozesse in regelmäßigen Abständen mit vordefinierten Auslösern wiederholt?
Prozesse, die regelmäßig oder durch spezielle Ereignisse angestoßen werden, sind perfekt für RPA. Die Bots können geplant oder programmiert werden, um bei Erhalt bestimmter Auslöser zu starten, und diese stellen sicher, dass die Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden.
3. Haben diese Prozesse definierte Eingaben und Ausgaben?
RPA erfordert genaue Eingaben, um effektiv zu arbeiten. Unklarheit oder Variabilität in den Eingaben kann zu Fehlern führen. Ein Bot, der die Rechnungsverarbeitung bearbeitet, muss beispielsweise den Ort der Rechnungsdaten (Input) und die Speicherung der verarbeiteten Daten (Output) kennen. Wenn diese klar definiert und vorhersehbar sind, kann der Bot autonom funktionieren, sodass weniger manuelle Eingriffe nötig sind.
4. Sind die Prozesse volumenintensiv?
RPA-Bots können große Datenmengen schnell und genau verarbeiten. Dies reduziert die Ressourcen, die für manuelle Bearbeitung aufgewendet werden müssen. Beispielsweise könnten RPA-Bots im Gesundheitswesen die volumenintensive Aufgabe der Eingabe von Patientendaten übernehmen und das Personal für wichtigere Aufgaben freimachen sowie die Produktivität steigern.
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Hyland RPA-Fallstudie
Wie diese lokale Regierungsbehörde RPA-Software verwendet, um Steuererklärungen zu automatisieren
Das Auditor’s Office des Horry County — eine Regierungsbehörde in South Carolina — erhielt jährlich mehr als 90,000 Steuererklärungen für persönliches Eigentum. Es dauerte fast sechs Monate, bis das schlanke Team von sechs Personen die Bearbeitung abgeschlossen hat.
Um das zunehmende Volumen eingehender Dokumente zu bewältigen, wandte sich die Agentur an Hyland RPA™, eine plattformunabhängige RPA-Software, um mehrere Schlüsselprozesse zu modernisieren und zu automatisieren.
Im ersten Jahr half Hyland RPA Horry County dabei, 33 % aller Steuererklärungen autonom zu verarbeiten, indem fortschrittliche Kriterien zur Verifizierung der Details und zur Markierung verdächtiger Einträge zur menschlichen Überprüfung verwendet wurden.
Wenn ein Steuerzahler zum Beispiel eine Rückgabe einreicht, in der er ein bestimmtes Eigentum als seinen Hauptwohnsitz angibt, überprüft Hyland RPA diese Daten mit einer anderen Geschäftsanwendung, Aumentum. Basierend auf dem Verifizierungsergebnis ergreift es dann die erforderlichen nächsten Schritte.
Jede Bot-Aktion wird protokolliert, um später eine einfache Fehlerbehebung zu ermöglichen. Das ist nur ein weiterer Vorteil, der die Fähigkeiten des RPA-Tools von Hyland unterstreicht — welches die Compliance-Maßnahmen stärkt, indem es Prüfern Zugriff auf Benutzerinteraktionen zu Steuerdokumenten gibt.
Verbessern Sie Ihre Content-Services mit RPA
Es ist jetzt mehr denn je für Organisationen entscheidend, Automatisierungstools zu nutzen, um Geschäftsergebnisse als Teil von digitalen Transformationsinitiativen anzugehen.
Die Ergänzung der RPA-Technologie ist ein integraler Bestandteil von Hylands intelligenter Automatisierungsstrategie. Über die bloße Prozessautomatisierung hinaus bietet Hyland RPA intelligente Komponenten für verbesserte Effizienz, intelligentes Tracking kognitiver Entscheidungen und vieles mehr.
Hyland RPA erweitert die Prozessautomatisierungskapazitäten der branchenführenden Content-Service-Plattform von Hyland und ermöglicht es Organisationen, ihre Lösungen mit robusteren RPA-Prozessen einfach zu verbessern.
RPA FAQ
Was ist der Unterschied zwischen RPA und traditioneller Automatisierung?
Traditionelle Automatisierung erfordert häufig signifikante Änderungen an der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur und beinhaltet benutzerdefinierte Codierung zur Automatisierung spezifischer Prozesse. RPA verwendet Software-Bots, um menschliche Aktionen innerhalb bestehender Systeme nachzuahmen. Dies vereinfacht und beschleunigt die Implementierung ohne Änderungen an bestehenden IT-Strukturen.
Wie lange dauert die Implementierung einer RPA-Lösung?
Die Implementierungszeit für eine RPA-Lösung kann je nach Komplexität des Projekts variieren. Viele RPA-Lösungen können innerhalb weniger Wochen eingerichtet werden, mit signifikanten Ergebnissen kurz darauf.
Kann RPA mit unseren bestehenden Systemen integriert werden?
Die meisten RPA-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, einschließlich Altsystemen, denen möglicherweise APIs fehlen. Dies macht RPA zu einer flexiblen Lösung zur Automatisierung von Prozessen über verschiedene Plattformen hinweg, ohne dass größere Systemüberholungen erforderlich sind.
Wie sicher ist RPA?
RPA-Plattformen beinhalten robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, sichere Anmeldeinformationenspeicherung und Konformität mit regulatorischen Standards. Dies stellt sicher, dass Daten während des Automatisierungsprozesses sicher gehandhabt werden.
Welche Aufgaben eignen sich am besten für RPA?
RPA eignet sich ideal für Aufgaben, die repetitiv, regelbasiert und von hohem Volumen sind. Beispiele umfassen Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Berichtserstellung und Aktualisierung von Kundendaten. Prozesse mit klar definierten Eingaben und Ausgaben sind ebenfalls ausgezeichnete Kandidaten für RPA.
Wird RPA menschliche Arbeitsplätze ersetzen?
Durch die Übernahme repetitiver und banaler Aufgaben ist RPA darauf ausgelegt, menschliche Arbeit zu ergänzen, nicht zu ersetzen.
Welche Kosten sind mit der Implementierung von RPA verbunden?
Die Kosten für die Implementierung von RPA variieren je nach Komplexität des Projekts. RPA erfordert in der Regel eine minimale Anfangsinvestition im Vergleich zu ähnlichen Technologien. Es kann dann ein schnelles ROI liefern, indem es die Effizienz erhöht und Betriebskosten senkt.
Wie geht RPA mit Fehlern während der Automatisierung um?
Erweiterte RPA-Tools verfügen über integrierte Fehlerbehandlung und Ausnahmeverwaltungsmöglichkeiten. Diese Funktionen ermöglichen es Bots, unvorhergesehene Probleme während der Automatisierung zu verwalten, Kontinuität sicherzustellen und Unterbrechungen zu minimieren. Bots können programmiert werden, Fehler zu protokollieren und Alarme für menschliches Eingreifen auszulösen, falls erforderlich.