Erfolgsgeschichten: Wie Hyland HR-Teams bei der Innovation und Automatisierung unterstützt

Die Automatisierung und Modernisierung von Arbeitsabläufen im Personalwesen (HR) kann die Effizienz, Zusammenarbeit und Produktivität steigern und Organisationen dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten.

Laut Forschung von IDC können moderne, inhaltszentrierte Workflows erhebliche Vorteile für Organisationen bieten.

• 40 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die erhöhte Sichtbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit zu einer verbesserten Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften führte

• 37 % sagten, dass sich die Entscheidungsfindung verbessert hat

• 36 % nannten eine verbesserte Kundenzufriedenheit und -bindung

• 33 % erwähnten eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und mehr Engagement

Verlässt sich Ihr HR-Team immer noch auf ineffiziente, manuelle Prozesse? Wir können Ihnen helfen.

Die vorkonfigurierten Workflows für Backoffice-Prozesse, Low-Code-Tools und nahtlosen Unternehmensintegrationen von Hyland ermächtigen HR-Teams mit KI-gestützter Prozessautomatisierung.

Hier einige Beispiele:

Toyota Motor North America

Anwendungsfall: Verwaltung von Personalakten

Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden:

Toyota Motor North America musste Zeit sparen, um Mitarbeiterinformationen zu erhalten und die Audit-Prozesse für die erforderliche Dokumentation zu straffen. Der Automobilriese hatte Inhalte, die „in vielen Bereichen, in verschiedenen Systemen und an verschiedenen Orten verteilt“ waren, so Ervin Campbell, Human Resources Systems Manager.

Als das HR-Team eine Anfrage von der Rechts- oder Compliance-Abteilung erhielt, war es aufgrund der Content-Silos des Unternehmens schwierig, schnell zu reagieren.

Automatisierung in Aktion

Toyota Motor North America hat Hyland Alfresco als moderne Schnittstelle ausgewählt, über die es jederzeit und überall auf Mitarbeiterdateien zugreifen kann. Das Unternehmen automatisiert und optimiert nun den Prozess der Dokumentenspeicherung.

Das sei „ein Gamechanger“ gewesen, sagte Campbell.

Wichtigste Ergebnisse

Erhöhtes Mitarbeiterengagement: Die HR-Mitarbeiter können sich nun darauf konzentrieren, auf die Fläche zu gehen und die Mitarbeiter einzubinden, um herauszufinden, wie sie deren Leben verbessern können, anstatt im Backoffice zu sitzen und Verwaltungsarbeit zu erledigen und Papier zu verwalten“, sagte Campbell.

Unternehmensweite Möglichkeiten: Nun, da Alfresco positive Bewertungen erhalten hat, fragen andere Abteilungen, wie sie die Lösung nutzen können, um ihre Inhalte einfach zu speichern, zu sichern und zu suchen.

Den Branchentrends immer einen Schritt voraus sein: „Angesichts der Tatsache, dass Hyland Best-in-Class-Lösungen produziert“, kann sich Toyota Motor North America darauf verlassen, dass sein Technologiepartner besser versteht, wie das Unternehmen innovativ sein und der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben kann, erläutert Campbell.

Mehr Platz, weniger Kosten: Da das Unternehmen nun nicht mehr auf Papierdokumente angewiesen ist, gewinnt es Bürofläche zurück und reduziert die Reisekosten der Prüfer.

> Webinar | Intelligenteres Mitarbeiter-Content-Management mit KI

Anwendungsfall: Workflow-Automatisierung

Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden:

Manuelle HR-Prozesse führten zu übermäßiger Papierverschwendung und zwangen die Angestellten, stundenlang Formulare auszufüllen und Informationen zu suchen.

Als die regionale Supermarktkette wuchs, wurden die veralteten Arbeitsabläufe noch herausfordernder.

Automatisierung in Aktion

Heinen hat Hyland OnBase ausgewählt, um wesentliche HR-Prozesse wie Statusänderungen von Mitarbeitern, Urlaubsanträge und die Nachverfolgung der Bestätigung von Richtlinien und Verfahren zu automatisieren. Auch die Mitarbeiter der Personalabteilung nutzen die Case-Management-Funktionen von OnBase, um Anträge auf verlängerten Urlaub zu überwachen.

Wichtigste Ergebnisse

• Geringeres Risiko: Durch das Hosten von OnBase in der Hyland Cloud weiß Heinen’s „mit Sicherheit“, dass man sich „außerhalb [ihres] Gebäudes [um ihre Daten] kümmert“, erläutert Business-Analyst und OnBase-Systemadministrator Bob Walters.

• Geschäftswachstum ohne Personalaufstockung: Innerhalb eines Jahres stieg das Geschäft des Lebensmittelhändlers um 20 bis 25 %. Selbst als Heinen vier neue Filialen eröffnete, blieb die Größe des HR-Teams gleich.

• Verbesserter Kundenservice: HR-Dokumente und -Prozesse für die Filialen, die Unternehmenszentrale und die Lager des Lebensmittelhändlers werden nahtlos durch die zentralisierte HR-Abteilung des Unternehmens geleitet. „Mit der Einführung von OnBase können wir unsere Kunden besser bedienen“, so Walters. „Wir sind ein Supermarkt, und jetzt können wir uns auf unsere Stärken konzentrieren.“

• Sofortiger Zugriff auf Informationen: Egal, ob sie in der Hauptgeschäftsstelle oder remote in einer Filiale oder Einrichtung arbeiten – die HR-Mitarbeiter können die Daten finden, die sie brauchen.

• Sinnvollere Arbeit: Befreit von frustrierenden papierbasierten Prozessen können die Mitarbeiter von Heinen’s ihre Zeit effizienter nutzen – und sich auf einen besseren Service für die Kunden konzentrieren.

> Mehr erfahren | Lebensmittelhändler strafft HR-Prozesse

Anwendungsfall: HR-Dokumentenmanagement

Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden:

Die Personalabteilung von Kwik Trip, die mit der Verwaltung von Prozessen und Dateien für Zehntausende von Mitarbeitern beauftragt war, hatte mit umständlichen, papierbasierten Prozessen und einem leistungsschwachen Dokumentenaufbewahrungssystem zu kämpfen, das die Aktenverwaltung der Mitarbeiter arbeitsintensiv und ineffizient machte.

Die Convenience-Store-Kette hatte Hyland OnBase bereits in ihrer Kreditorenbuchhaltung (AP)-Abteilung implementiert und war zuversichtlich, dass der Einsatz der Lösung in der Personalabteilung die Dateiverwaltung verbessern und die Transparenz erhöhen würde.

Innovation in Aktion

„OnBase ist die zentrale Einheit für alle Unterfunktionen in der Personalabteilung, damit wir eine einheitliche Darstellung der Mitarbeiterinformationen haben“, so OnBase-Administratorin Sarah Jilk. „Zuvor waren diese Funktionen stark auf Silos beschränkt.“

Jede Einheit in der Personalabteilung verfügt nun über eine eigene, in OnBase integrierte, anwenderspezifische Suche, die einen sofortigen Zugriff auf die jeweils benötigten Dateien ermöglicht.

Wichtigste Ergebnisse

Gestraffte Prozesse: Von Mitarbeitern eingeleitete Prozesse wie die Rückerstattung von Fahrtkosten und Statusänderungen werden über standardisierte Online-Formulare abgewickelt. Dies hat die Prozesse beschleunigt und Kwik Trip ermöglicht, fünf Microsoft Access-Datenbanken zu eliminieren.

Verbesserte Dokumentenaufbewahrung und Dateiverwaltung: „Bei der Aktualisierung unseres Systems konnten wir endlich eine effektive Löschung durchführen“, sagte Jilk. „Nun können wir Regeln für die Dokumentenaufbewahrung erstellen, anhand derer Dokumente nach ihrem Ablaufdatum automatisch vernichtet werden.“

Benutzerfreundlichkeit: Die Funktionsbreite von OnBase in Kombination mit den effektiven Schulungsvideos von Hyland macht es neuen Benutzern leicht, sich in die Materie einzuarbeiten.

Verbesserte Sicherheit: Kwik Trip speichert Millionen von HR-Dokumenten, die sensible Informationen enthalten. Da OnBase mit rollenbasierter Sicherheit arbeitet, haben verschiedene Benutzer unterschiedlichen Zugriff auf die Dokumentation, basierend auf ihrer HR-Funktion. „Ich habe 100 % mehr Vertrauen in die Sicherheit von Informationen“, sagte Jilk.

HR-Teams müssen effizient arbeiten, während sie die vollständige Kontrolle über die Mitarbeiterdaten behalten.

Mit der KI-gesteuerten Prozessautomatisierung von Hyland kann Ihr Unternehmen Arbeitsabläufe beschleunigen, manuelle Eingriffe reduzieren, das Mitarbeiterengagement erhöhen und sich nahtlos in Human Capital Management (HCM)-Systeme integrieren.

Haben Sie das volle Potenzial Ihrer HR-Prozesse ausgeschöpft? Chatten Sie mit uns.