PharmaCord

Die Herausforderungen

Als Organisation, die im Gesundheitswesen tätig ist, ist PharmaCord mit der Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten vertraut. Jeder neue Fall von Rezeptanmeldung und -genehmigung erfordert die Einreichung zahlreicher Dokumente durch den Patienten, die Ärzte, die Versicherungsgesellschaften und viele andere Organisationen.

Manuelle Überprüfungen und Dateneingabe von Tausenden Dokumenten pro Tag

Bis jetzt war die Verarbeitung all dieser eingehenden Dokumente größtenteils eine manuelle Aufgabe. Obwohl die Dokumente digital als E-Mail-Anhänge oder Faxe eingingen, mussten sie von einem Mitarbeiter überprüft werden, der sie dann bei Bedarf klassifizierte, trennte und mit Schlagwörtern und anderen Metadaten versah. Nachdem diese Aufgaben erledigt waren, leitete der Mitarbeiter die Dokumente zur Aufnahme in Lynk (das proprietäre Case-Management-System von PharmaCord) weiter. Dort würde ein anderer Benutzer die Dokumente dem richtigen Patientenfall zuordnen und die manuelle Dateneingabe aus diesen Dokumenten in das Repository von PharmaCord, OnBase, vornehmen.

Ein Teil der Herausforderung bei der manuellen Verarbeitung war das schiere Volumen der eingehenden Dokumente. Jeder Aufnahmeantrag kann über 30 verschiedene Arten von Dokumenten und Formularen erfordern, darunter Krankenakten, Rezepte und Laborergebnisse sowie Ausweise, Einkommens- und Steuererklärungen und Versicherungsgenehmigungen sowie Vorabgenehmigungen. Da der Prozess so dokumentenlastig ist, war es nicht ungewöhnlich, dass die Mitarbeiter von PharmaCord täglich 2.000 bis 3.000 Dokumente für die über 40 Verschreibungsprogramme von PharmaCord klassifizieren und trennen mussten.

Die Aufnahmedokumentation wurde in einer einzigen Datei mit gemischten Dokumentenpaketen bereitgestellt.

Eine weitere Herausforderung bei den eingehenden Dokumenten bestand darin, dass sie häufig in gemischten Dokumentenpaketen eintrafen, die in eine einzige Datei gescannt wurden, und erheblicher Aufwand erforderlich war, um sie zu trennen und die einzelnen Dokumente korrekt zu klassifizieren.

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Erhebliche saisonale Volumenspitzen

Es gab auch einen dramatischen, saisonal wiederkehrenden Anstieg des Volumens während des jährlichen Zeitraums der Neuanmeldung von Patienten, während dessen sich das Bearbeitungsvolumen fast verdoppelte. Das erforderte, dass PharmaCord zusätzliche Ressourcen für diesen bereits kostspieligen Prozess bereitstellte.

Verarbeitungsfehler waren unvermeidlich.

Schließlich bestand auch der Wunsch, die Fehler bei der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren. Angesichts des Umfangs und der Vielfalt der täglich verarbeiteten Dokumente könnten selbst den besten menschlichen Mitarbeitern einfache Fehler unterlaufen, die zu Nacharbeiten führen und die Versorgung der Patienten mit den benötigten Medikamenten verzögern.

Die Lösung: Hyland IDP

Zu diesem Zeitpunkt beschloss die IT-Abteilung von PharmaCord, Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) zu untersuchen, sagte Aaron Seamans, Vice President für Informationstechnologie bei PharmaCord. Das Team, das bereits Kunde von Hyland war und unsere OnBase ECM-Lösung einsetzte, entschied sich schließlich für Hyland IDP, beeindruckt von den KI-Lernfunktionen der Lösung.

„Die Lernfähigkeit der Lösung war ein wichtiger Aspekt“, sagte Seamans. „Wir benötigten eine Lösung, die nicht nur verschiedene Dokumenttypen erlernen kann, sondern auch kontinuierlich die Variationen innerhalb jedes Typs erfasst und sich im Laufe der Zeit verbessert. Und genau das macht Hyland IDP.“

Hyland IDP ermöglicht es PharmaCord, den Prozess der Patientenregistrierung zu beschleunigen, indem die Dokumententrennung, -klassifizierung, -extraktion und die Dateneingabe in OnBase automatisiert werden.

Beschleunigt die Dokumentenverarbeitung

Einer der Hauptgründe, warum PharmaCord in Hyland IDP investiert hat, war die Beschleunigung der Dokumentenverarbeitungszeit. Während sich das System noch in der Lernphase befindet und PharmaCord manuelle Chargenüberprüfungen zur Qualitätssicherung durchführt, hat das Unternehmen bereits eine Zeitersparnis von bis zu 40 % im Gesamtprozess verzeichnet.

Die Abläufe werden noch schneller vonstatten gehen, sobald das System vollständig trainiert ist und Batch-Überprüfungen entfallen können.

„Komplexe Dokumente, die früher 20 bis 30 Minuten für die manuelle Bearbeitung benötigten, benötigen mit Hyland IDP jetzt etwa fünf Minuten“, sagte Seamans.

Hyland IDP klassifiziert nicht nur einzelne Dokumente präzise, sondern trennt auch gemischte Dokumentenpakete effizient.

Skaliert mit der Nachfrage

Die saisonalen Schwankungen im Volumen, die früher von PharmaCord zusätzliche Ressourcen erforderten, werden jetzt nahtlos bewältigt. Hyland IDP lässt sich mühelos von einigen tausend Dokumenten auf zehntausende skalieren, ohne an Geschwindigkeit zu verlieren.

Verbessert die Mitarbeitererfahrung

Obwohl einige Benutzer bei PharmaCord anfangs skeptisch waren, ob die Lösung in der Lage ist, komplexe Dokumentenverarbeitungsaufgaben zu bewältigen, sind sie jetzt davon überzeugt. Hyland IDP ist nicht nur einfach zu bedienen und zu verwalten, sondern entlastet die Mitarbeiter auch von mühsamen Dateneingabeaufgaben, sodass sie mehr Zeit und Energie für die Verwaltung ihrer Fälle und die Interaktion mit Patienten aufwenden können.

Eine bedeutende Veränderung

Da PharmaCord Patienten bei der Beschaffung von Spezialmedikamenten unterstützt, ist Zeit immer von entscheidender Bedeutung. Je schneller alle erforderlichen Dokumente in das System aufgenommen werden, desto schneller kann der Genehmigungsprozess beginnen.

„Die Lebensqualität unserer Patienten hängt von diesen Medikamenten ab, und wenn wir die Wartezeit auch nur um ein paar Stunden verkürzen können, ist das enorm“, sagte Seamans.