Französisches Landwirtschaftsministerium
Agentur nutzt Nuxeo-Plattform von Hyland zur Bereitstellung von benutzerdefinierten, inhaltsorientierten Lösungen mit kürzerer Lieferzeit.
Das französische Landwirtschaftsministerium entschied sich für die Nuxeo-Plattform von Hyland, um interne inhaltsorientierte Anwendungen zu entwickeln. Das Ministerium hat eine Strategie umgesetzt, um die Anzahl der Softwarekomponenten zu begrenzen und so Fähigkeiten und Infrastruktur zu optimieren, und hat in Methodiken wie MAREVA, CMMi und ITIL investiert.
Das Ziel besteht darin, ihren Teams die Entwicklung und Bereitstellung maßgeschneiderter Lösungen mit einer kürzeren Lieferzeit zu ermöglichen.
Heute gibt es fünf Entwicklungsprojekte, die auf der Nuxeo-Plattform basieren und von der Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung bis hin zur Verwaltung des Flusses und der Verbreitung behördlicher Aktennotizen reichen.
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die beiden Hauptprojekte im Portfolio: Verwaltung von Aktennotizen und Korrespondenzverwaltung.
Verwaltung von Aktennotizen
Kontext
Im Landwirtschaftsministerium erfolgt die Kommunikation über Aktennotizen, die an die Behörden innerhalb des Ministeriums weitergeleitet werden. Sie können auch in einem Amtsblatt erscheinen, das jeden Donnerstag auf einer Intranetseite für interne Benutzer veröffentlicht wird, oder in einem amtlichen Newsletter des Ministeriums für die Öffentlichkeit.
Es gab einige Probleme mit den manuellen Prozessen hinter dieser Verbreitung, z. B.:
- Für den Standortadministrator war dies zu zeitaufwändig.
- Die Beratung war nicht optimiert. Es gab keine Meldungen über Aktennotizen, die eine ganz besondere Zielgruppe betrafen. Auch die Suchfunktion war recht eingeschränkt.
- Es wurden zwei verschiedene Sites genutzt – eine öffentlich, die andere intern – mit doppelten Aktennotizen, die sowohl an Partner als auch an Vertreter adressiert waren.
- Da die Zugriffsrechte nicht flexibel genug waren, musste ein Administrator eine Speziallösung für Aktennotizen mit stark eingeschränktem Zugriff einrichten.
Lösung
Mit der Anwendung zur Verwaltung von Aktennotizen wird die Veröffentlichung und Verbreitung aus einer einzigen Quelle verwaltet, wodurch Dopplungen beim Inhalt und bei der Verwaltung wegfallen. Die Nuxeo-Plattform dient als Content-Management-Backend, die Nuxeo WebEngine als Frontend.
Ohne Nuxeo Studio hätten wir die Anwendung zur Korrespondenzverwaltung nicht erstellen können. Für dieses Projekt stand uns keine Entwicklerzeit zur Verfügung. In 20 Tagen konnten wir diese Lösung entwerfen und implementieren, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
– Julie Lecomte, Projektmanagerin, Französisches Landwirtschaftsministerium
Die Anwendung automatisiert Prozesse, von dem Anfertigen der Aktennotizen über das Erstellen eines Deckblatts bis hin zum öffentlichen Prozess. Es gibt auch einen Abonnementdienst für Benutzer, sodass sie automatisch wöchentlich eine Zusammenfassung der veröffentlichten Aktennotizen erhalten können.
Die Erstellung von Aktennotizen ist ein von der Anwendung geleiteter Prozess, bei dem ein Formular und Metadaten ausgefüllt werden müssen. Anschließend erfolgt eine Validierung mit Zeitstempel. Eine einzelne Aktennotiz besteht aus der Notiz selbst und zugehörigen Dokumenten, die alle in einer einzigen PDF zusammengefasst sind. Anschließend wird die PDF validiert und eine Veröffentlichungsanfrage gestellt.
Für jede Aktennotiz gilt ein Berechtigungstyp, aus dem hervorgeht, ob sie intern, auf der öffentlichen Website oder nur für eine bestimmte Gruppe veröffentlicht werden soll.
Jeden Donnerstagmittag werden drei automatisierte Prozesse gestartet:
- Der Link zur wöchentlichen Zusammenfassung wird an alle Abonnenten gesendet.
- Eine E-Mail mit Links zu allen Notizen, die in den öffentlichen Newsletter aufgenommen werden sollen, wird an den Standortadministrator gesendet.
- Es wird eine Liste der Personen erstellt, die ein begründetes Interesse an einer oder mehreren Aktennotizen haben, und sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zu den benötigten Inhalten.
Es gibt außerdem eine Art Archiv und die Möglichkeit, alle wöchentlichen Zusammenfassungen online abzurufen, ob mithilfe der Navigation oder erweiterten Suchfunktionen. Alle Aktennotizen sind auch thematisch klassifiziert.
Ergebnisse
Die Anwendung zur Verwaltung von Aktennotizen wurde in sechs Monaten erstellt. Damit wurden etliche automatisierte Mechanismen eingeführt, die mit Nuxeo Studio entwickelt wurden und die Entwicklung, Validierung und Veröffentlichung verbesserten. Durch die Suchfunktion und Themensuche werden auch die Beratungsdienste optimiert.
Nicht zuletzt wurde die Verbreitung durch einen Abo-Prozess und ein mit Nuxeo Studio entwickeltes automatisches Benachrichtigungssystem verbessert und zugleich die Verwaltung von Zugriffsrechten mit zahlreichen Endbenutzerprofilen zentralisiert.
Korrespondenzverwaltung
Kontext
Einer der manuellen Prozesse im französischen Landwirtschaftsministerium besteht in der Verwaltung des Schriftverkehrs per Fax, Papier und E-Mail. Es gab in der Vergangenheit bereits Versuche, den Schriftverkehr mit verschiedenen Softwaretools zu verwalten, sie waren jedoch zu komplex in der Verwendung, sodass sie bei den Benutzern – Sekretäre im Ministerium – auf wenig Gegenliebe stießen.
Die neue Anwendung zur Korrespondenzverwaltung sollte Folgendes leisten:
- elektronische Verwaltung sämtlicher ein- und ausgehender Korrespondenz
- Archivierung des Schriftverkehrs
- Bereitstellung eines Such- und Abrufmechanismus
- Herstellung von Verknüpfungen zwischen zusammengehöriger Korrespondenz
Lösung
Die mit der Nuxeo-Plattform erstellte Lösung ist pragmatisch und benutzerfreundlich. Für eingehende Schreiben bietet sie Funktionen zum Erfassen, Zuordnen bzw. Umleiten und Qualifizieren der Korrespondenz. Die Funktionen für ausgehende Korrespondenz sind u. a. Validierung, Zeitstempel und Klassifizierung.
Um die Wartung so einfach wie möglich zu gestalten, wurde Nuxeo Studio zum Anpassen und Konfigurieren der Anwendung verwendet. Die Funktionen von Nuxeo Studio wurden für folgende Aufgaben verwendet:
- Entwicklung von Dokumenttypen für ein- und ausgehende Korrespondenz und Klassifizierungspläne
- Erstellung von Registerkarten zur einfachen Visualisierung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, der Workflows und der zu klassifizierenden Elemente
- Definieren spezifischer Metadaten für ein- und ausgehende Korrespondenz
Um ein besseres Benutzererlebnis zu schaffen, wurde die Anzahl der Klicks wo immer möglich reduziert. Eine einfache Schaltfläche zum „Speichern und erstellen“ ermöglicht es den Benutzern etwa, mehrere Einträge schneller zu erstellen.
Ergebnisse
Die Erstellung der Anwendung dauerte mit zwei Personen im Team weniger als 20 Tage. Die Designarbeit in Nuxeo Studio wurde von einem jungen Mitarbeiter durchgeführt, ganz ohne Entwicklungsaufwand.
Die Anwendung wurde zunächst in einer einzelnen Abteilung eingeführt und dann im gesamten Ministerium bereitgestellt.