First National Bank of America
Finanzinstitut nutzt Dokumentnachverfolgung für Kredit-Workflows vom Antrag bis zur Tilgung.
Die Herausforderung
Die First National Bank of America (FNBA) war bereits auf dem besten Weg zur digitalen Transformation. In Zusammenarbeit mit Keymark, einem Anbieter intelligenter Automatisierungssoftware und Hyland-Partner, hatte die Bank ihr nicht unterstütztes und veraltetes Bestandssystem DART durch die OnBase-Unternehmensinformationsplattform von Hyland ersetzt. Eigentlich hatte die Bank OnBase ursprünglich als neue Dokumentenspeicherlösung eingeführt, schon bald revolutionierte es jedoch die Bearbeitung von Kreditanträgen bei der FNBA, indem es die Transparenz der vergebenen, in Anspruch genommenen und bedienten Kredite verbesserte.
Doch der Bankenriese hatte noch immer mit einer Herausforderung zu kämpfen. Zwar wurden weiterhin einige DART-Komponenten eingesetzt, um Dokumente zu verfolgen und sicherzustellen, dass jedes Darlehen vollständig, sicher und regelkonform war. Die Nachverfolgung beschränkte sich jedoch auf fertige Dokumente, wie z. B. die Rechtstitelversicherung und die eingetragene Hypothek. Da DART nicht länger unterstützt wurde, war es außerdem nur eine Frage der Zeit, bis die Bank vor einer noch größeren Herausforderung stehen würde.
„Es könnte jederzeit ausfallen“, sagte Jon Hinsman, Leiter der Archivabteilung bei FNBA. „Und wir allein könnten kein kosteneffektives System aufbauen.“
FNBA benötigte eine Lösung, die Dokumente nach Dokumenttyp organisieren und sie zur Compliance-Prüfung vorbereiten kann. Konkret suchte die Bank nach einer Lösung, die Dokumente von der Vergabe bis zur Tilgung nachverfolgt. Eine Lösung, deren Schwerpunkt nicht bloß auf den Dokumenten liegt, sondern auf dem Kredit als Ganzes.
Mit OnBase fand die Bank ihre Lösung.
Die Lösung
Craig Bowman, IT-Direktor bei FNBA, und Hinsman entdeckten die Lösung auf der CommunityLIVE, der jährlichen Benutzerkonferenz von Hyland.
„Wir besuchten die Messe und stießen zufällig auf eine Vorführung einer neuen Lösung zur Nachverfolgung von Darlehensdokumenten durch Hyland-Experten“, sagte Hinsman.
In einer ausführlicheren Demo mit mehreren FNBA-Entscheidungsträgern wurde der Bank aufgezeigt, wie Hylands Lösung zur Nachverfolgung von Darlehensdokumenten einen vollständigen Einblick in das Darlehenskonto und nicht nur in die Dokumente ermöglichen konnte. Das FNBA-Team hatte eine lange Liste mit Fragen – „Was wäre, wenn?“ und „Geht das?“. Das Team von Hyland und Keymark hat sie alle beantwortet.
„Der Lösungsansatz war innovativ. Eine völlig andere Sichtweise auf das Problem“, sagte Hinsman. Während viele Unternehmen OnBase nutzen, um Dokumente und Dokumententypen zu verfolgen, suchen die meisten Banken nach einer Möglichkeit, Darlehensvorgänge nachzuverfolgen.“
Mit anderen Worten: Die Banken suchen nach einer Lösung, die das Darlehen als eigenständiges Objekt betrachtet und die Dokumente versteht, aus denen sich das Darlehen zusammensetzt.
„Zu jedem Darlehen gehört ein Basissatz an Dokumenten, die zur Absicherung der Transaktion erforderlich sind. Die Nachverfolgung dieser Dokumente während der gesamten Laufzeit des Darlehens ist entscheidend“, meint Hinsman.
Da FNBA OnBase bereits nutzte, nahm die Implementierung der Lösung zur Nachverfolgung der Darlehensdokumente nur sechs Monate in Anspruch. twa einen Monat später stellte die FNBA bereits eine bessere Dokumentation fehlender und ausgeschlossener Unterlagen fest.
„Außerdem schaut man sich, sobald man OnBase hat, die vielen Möglichkeiten an und denkt: ‚Meine Güte, was machen wir als nächstes?‘“, so Hinsman.
Der Lösungsansatz war innovativ. Eine völlig andere Sichtweise auf das Problem. Während viele Unternehmen OnBase nutzen, um Dokumente und Dokumententypen zu verfolgen, suchen die meisten Banken nach einer Möglichkeit für das Kredit-Tracking.
– Jon Hinsman, Leiter der Archivabteilung, FNBA
Vorteile
Hilft, die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten
Durch die proaktive Benachrichtigung des Kreditgebers über erforderliche oder fehlende Dokumente stellt die Hyland-Lösung zur Nachverfolgung von Darlehensunterlagen die Einhaltung der Vorschriften während der gesamten Darlehenslaufzeit sicher.
Sie hilft auch, ablaufende Dokumente zu identifizieren, Kreditberater darüber zu informieren, welche neuen Unterlagen eingeholt werden müssen, und die Aufbewahrung nach der Auszahlung einzuleiten. Die Organisation vermeidet Bußgelder und Strafen und der Ruf bleibt gewahrt. Die Lösung bietet Prüfern außerdem eine einzigartige Sicht auf die Darlehensakte. Sie können schnell erkennen, ob ein Darlehen den Vorschriften entspricht, welche Unterlagen eingeholt wurden, welche fehlen und warum, welche Punkte der Checkliste erfüllt wurden und warum bestimmte Punkte nicht erfüllt wurden.
Bietet einen vollständigen Überblick über die Interessenten-Pipeline
Die Lösung beginnt mit der Nachverfolgung, sobald das Finanzinstitut einen Lead erhält, und gibt den Mitarbeitern einen vollständigen Überblick über die Interessenten-Pipeline. Dies geschieht durch die elektronische Erfassung von Informationen, die früher nur auf lokalen Computern oder in Papierform vorlagen. Jetzt können die Mitarbeiter Berichte erstellen, die eine Fülle von Informationen in Echtzeit liefern, z. B. welche Arten von Darlehen in der Pipeline sind und welche Daten über diese Darlehen vorliegen.
Dazu gehört auch die Möglichkeit, Dokumente und Daten von Interessenten zu verfolgen, die möglicherweise noch keine Bankkunden oder Mitglieder der Genossenschaftsbank sind.
Verbesserte Kundenerfahrung
Die Lösung hat die Wiederverwendung und Erneuerung von Kreditsicherheiten in der Finanzdienstleistungsbranche zum Gegenstand. Unabhängig davon, ob es sich um eine Bank, eine Kreditgenossenschaft oder einen nicht-traditionellen Kreditgeber handelt, bietet die Lösung die Möglichkeit, Kreditdaten, Dokumente und Ausnahmen für mehrere Kreditnehmer und mehrere Darlehen zu verfolgen.
Dazu werden alle Kreditsicherheiten, Korrespondenzen und Kreditnehmerinformationen für jedes Darlehensprodukt, das eine Organisation anbieten kann, gesammelt und sortiert. Das funktioniert unabhängig von der Art des Kreditprozesses.
Die Lösung bietet die Möglichkeit, Berichte zu allen erfassten Datenelementen zu erstellen, einschließlich Art der Sicherheiten, Name der Einheiten, Ablauffristen, Ausnahmen, Dokumenttypen, während des Darlehensprozesses aktualisierte Elemente, Sicherheiten für abgeschlossene Darlehen, Pipeline-Transparenz und Schriftverkehr.