Highlights der Geschichte
Über die FAA: Eine US-Behörde, die ihre IT-Infrastruktur modernisierte, um qualitativ hochwertige Lösungen schneller und effizienter für die gesamte Organisation bereitzustellen.
Hyland-Produkt: Alfresco
Wichtige Erfolge:
- Richtete ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (EDMS) für Shared Services ein, um unterschiedliche geschäftliche Anforderungen zu erfüllen.
- Reduzierte IT-Ausgaben und gewann Mehrwert durch die Konsolidierung mehrerer Anbieterverträge in einer einzelnen Unternehmenslizenzvereinbarung.
- Nahm den ersten Kunden in nur zwei Tagen auf die neue Plattform auf, demonstrierte damit eine schnelle und effiziente Implementierung.
- Erstellte ein ganzheitliches Kostenmodell für eine effektive Finanz- und Budgetplanung, das datengestützte Sicherheit für Serviceentscheidungen bietet.
Für Regierungsbehörden sind IT-Shared Services eine bewährte Strategie, um qualitativ hochwertige Lösungen schneller und effizienter zu liefern. Ein typisches Beispiel: Der gemeinsam genutzte Enterprise-Dokumentenmanagement-Service (EDMS) der Federal Aviation Administration (FAA), der dem Office of Information and Technology (AIT) der FAA unterstellt ist, wurde im Hinblick auf eine unternehmensweite Nutzung, Größenvorteile und Kosten- und Zeiteinsparungen entwickelt.
Unterstützt von Alfresco, verkörpert EDMS die Vision der IT-Shared Services.
„EDMS ist ein Shared Service zur Unterstützung der Geschäftspartner der Agentur, um ihren geschäftlichen Bedarf zu planen und zu decken. Dieser Erfolg wird der frühzeitigen Fokussierung auf die Planung, Governance und Standardisierung von durchgängigem Service mit Blick auf die unternehmensweite Einführung zugeschrieben“, sagte Carmen Marco, SVP für Digital Experience Services bei Network Designs, Inc. einem Unternehmen für professionelle Services.
Aufbauend auf Erfolg
Der Weg der FAA zu EDMS begann, als AIT NDi engagierte, um ein veraltetes Dokumentenmanagementsystem für das Office of Rulemaking zu ersetzen. Die daraus resultierende Lösung – Rulemaking Information Management System (RIMS) – verwendete Alfresco Content Services und Alfresco Process Services, um die Überpüfung, Genehmigung und Speicherung von Regelsetzung-Dokumenten zu vereinfachen.
Nach dem Aufbau von RIMS sah NDi eine Chance, AIT bei der Lösung von zwei Problemen zu helfen, denen die Organisation gegenüberstand: eine lange Liste von Anfragen für Dokumentenmanagement-Fähigkeiten und viele unterschiedliche Repositorys mit steigenden Wartungskosten. NDi wendete sich an AIT für einen unternehmensweiten Shared Service, der die Kundenanforderungen in der gesamten FAA erfüllen konnte.
Neuer Dokumentenmanagement-Service für Unternehmen
AIT beauftragte NDi mit der Planung und Implementierung von Alfresco als Platform-as-a-Service (PaaS) -Angebot in der öffentlichen AWS-Community-Cloud über den Cloud-Service der FAA. Alfresco ist eine moderne Shared Services-Plattform, die zahlreiche Vorteile bietet, einschließlich einer modularen, Cloud-nativen Architektur, Support für offene Standards, eines Open-Source-Kerns und APIs, die Frontend-Anwendungen von der Plattform entkoppeln, für maximale langfristige Flexibilität.
NDi beaufsichtigte den Implementierungsprozess von EDMS – von der Servicedefinition und Governance über die Einrichtung einer zuverlässigen und skalierbaren Architektur bis hin zum Onboarding von Nutzergruppen in die Produktion. NDi ist seit fast 25 Jahren als Regierungsauftragnehmer tätig und brachte sein Know-how in den Bereichen Programmmanagement, Geschäftsanalyse, User Experience Design, Systemarchitektur, agile Entwicklung, DevSecOps, Änderungsmanagement und Preise für Shared Services ein.
EDMS ist ein Shared Service zur Unterstützung der Geschäftspartner der Agentur, um ihren geschäftlichen Bedarf zu planen und zu decken Dieser Erfolg wird der frühzeitigen Fokussierung auf die Planung, Governance und Standardisierung von durchgängigem Service mit Blick auf die unternehmensweite Einführung zugeschrieben.
— Carmen Marco, SVP, Digital Experience, Network Designs, Inc.
PaaS-Architektur
NDi hat eine Architektur für den Support eines PaaS-Angebots eingerichtet, das die Entwicklung und Bereitstellung von webbasierter Anwendungen unterstützt. Die Anwendungsschicht für EDMS hostet geclusterte Ressourcen, die integrierte Unternehmensservices für sicheres Zugreifen, durchgängige Verschlüsselung und hohe Verfügbarkeit nutzen. Die Shared Services-Schicht enthält mehrere Services wie Kern-Repositorys, Suche, Inhaltsmodellierung, Indexierung, Prozessdesigner und weitere, die über REST-APIs verfügbar sind. Die Speicher-Services werden über einen sicheren API-Service bereitgestellt und aufgerufen, der den Amazon Relational Database Service (RDS) zur Speicherung von Systemmetadaten verwendet und eine Verbindung zum Amazon Simple Cloud Storage Service (S3) für die Dokumenten- und Objektspeicherung herstellt.
EDMS reift und wächst
Etwa 18 Monate nach der Einführung des EDMS-Projekts nahm NDi Geschäftspartner mit unterschiedlichen Anforderungen an Dokumente, Workflows und Nutzeroberflächen aus internen FAA-Geschäftsbereichen auf
Das Office of Rulemaking war der erste EDMS-Kunde. Dessen RIMS-System wurde in nur zwei Tagen in Betrieb genommen. Zu den weiteren Kunden von EDMS Kunden gehören das FAA Contracting Office, das Verträge agenturweit verwaltet und der Geschäftsbereich „Airports“, der Tausende von Dokumente im Zusammenhang mit Sicherheit, Kapazität und Zustand des US-Flughafensystems verwaltet.
Mehrere finanzielle Vorteile
Für eine effektive Finanz- und Budgetplanung entwickelte NDi ein ganzheitliches Kostenmodell für EDMS, das Personal und Vermögenswerte basierend auf einer prognostizierten Kundenpipeline einbezieht. Das Team gab der Behörde mithilfe von Daten die nötige Sicherheit, um die Entscheidung für die Bereitstellung des Service zu treffen.
Die Vertragskonsolidierung ist ein weiteres budgetfreundliches Ergebnis von EDMS. Die FAA kann aus einem einzigen Enterprise License Agreement einen größere Nutzen ziehen als aus mehreren kleineren Verträgen mit verschiedenen Anbietern. Außerdem kann die FAA veraltete Dokumentenmanagement-Systeme abschaffen, wenn neue Kunden aufgenommen werden, was dazu beiträgt, das Anwendungsportfolio der Behörde zu rationalisieren und die IT-Kosten zu senken.
Starke interne Nachfrage
NDi unterstützt EDMS weiterhin mit Ressourcen für die Aufnahme von Kunden und das Kundenengagement, die Produktion und den Helpdesk.
Es gibt eine solide Kunden-Pipeline für die Aufnahme in EDMS und NDi arbeitet mit der AIT der FAA zusammen, um diese Unternehmenskunden auf die Plattform zu migrieren.
