Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ist ein zentrales Repository, in dem autorisierte Geschäftsbenutzer Dokumente einfach suchen, abrufen und aktualisieren können.
Unternehmen haben täglich mit unzähligen Dokumenten zu tun, wie z. B. Verträgen, Rechnungen, Lieferantenvereinbarungen und Mitarbeiterinformationen, die in verschiedenen Dateiformaten vorliegen.
Wenn jemand in der Organisation sofortigen Zugriff auf diese Dokumente benötigt, muss er viel Zeit mit der Suche nach den gewünschten Informationen verschwenden. Ohne einen zentralen Ort zur Dateispeicherung müssen Mitarbeiter zwischen Systemen wechseln oder verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer und Geräte durchsuchen, um zu finden, was sie brauchen.
Dieses Informationschaos beeinträchtigt die Geschwindigkeit, mit der Ihre Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden auf wichtige Daten zugreifen können. Dadurch geht ihnen Zeit verloren, die sie für wichtigere Aufgaben und die Bereitstellung besserer Kundenerlebnisse verwenden könnten.
Stellen Sie sich vor, wie viel produktiver diese Mitarbeiter wären, wenn sie sich stattdessen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren könnten.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet die Erfassung, Nachverfolgung und Speicherung von Dokumenten und gibt allen Teammitgliedern Zugriff auf einen zentralen Dateispeicherort. Es wird auch aufgezeichnet, wer auf Dokumente zugreift und diese ändert.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden die Informationen und Inhalte Ihres Unternehmens durch Tools wie Versionskontrolle, Workflow-Automatisierung, Metadaten-Tagging und Indexierung der Inhalte für ein einfaches Auffinden zugänglich.
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Warum sind Dokumentenmanagementsysteme wichtig?
Dokumentenmanagementsysteme sind wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglichen, effizienter zu arbeiten, Vorschriften einzuhalten und die Gesamtkosten zu senken, indem sie einen intuitiven, durchsuchbaren Informationsfluss bieten.
Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, müssen die Informationen immer und überall zu den richtigen Leuten gelangen, wann und wo sie sie brauchen. Wenn Sie sich bei der Verwaltung von Dokumenten auf manuelle und papierbasierte Prozesse verlassen, werden Informationen oft verlegt oder erreichen nur verzögert die richtigen Personen.
Hauptvorteile eines zentralisierten Dokumentenmanagementsystems
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen bietet viele Vorteile. Die häufigsten sind:
Sofortiger Zugriff auf Informationen
Unternehmen werden ineffizient durch versteckte Zeitfresser, die zu Verzögerungen bei vielen alltäglichen Prozessen führen und somit die Produktivität beeinträchtigen. Mit einem zentralisierten Dokumentenmanagement, das Dateien und Daten methodisch speichert (über Dateihierarchien, standardisierte Projektnamen, Daten, Dateitypen usw.), verschwenden Mitarbeitende keine Zeit mehr damit, nach Unterlagen zu suchen und sich in unstrukturierten Daten zu verlieren – sondern können sofort nach den benötigten Informationen suchen und diese abrufen.
Effektivere Zusammenarbeit im Team
Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme bieten Unternehmen die Sicherheit, die sie benötigen, um standortübergreifend mit maximaler Sicherheit zu arbeiten. Die Zusammenarbeit an verschiedenen Projekten wird mithilfe von Tools wie Versionskontrolle und durchgängiger Aufbewahrung von Unterlagen schneller und genauer. Das ebnet Unternehmen den Weg zu mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht in all ihren täglichen Arbeitsabläufen.
Minimierung der Kosten und des Aufwands für die Papierhandhabung
Die Aufbewahrung von Dokumenten stellt eine teure und ineffiziente Nutzung von Bürofläche dar. Papierbasierte Prozesse beanspruchen nicht nur physischen Platz durch Aktenschränke, sondern erfordern auch den Kauf von Druckertinte und möglicherweise die Anmietung von externen Lagermöglichkeiten, um die enorme Menge an Papierdokumenten zu bewältigen, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden.
Gewährleistung von mehr Sicherheit und Compliance
Daten- und Dokumentensicherheit sind für jede Organisation von entscheidender Bedeutung. Jedes Jahr wird die Gesetzgebung darüber, wie Unternehmen sensible Kundendaten speichern sollten, immer strenger, und es werden immer mehr Datensicherheitsgesetze erlassen, um sicherzustellen, dass das im Einklang mit den Vorschriften geschieht. Dokumentenmanagementsysteme protokollieren alle Vorgänge mithilfe zuverlässiger Prüfpfade und schützen die Daten, indem sie verfolgen und kontrollieren, welcher Benutzer ein Dokument sehen, ändern und herunterladen kann.
Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems für Ihre Mitarbeitenden und Informationen
Der Kauf einer neuen Dokumentenmanagementlösung ist eine große Entscheidung. Obwohl jede Organisation individuelle Anforderungen hat, ist es eine gute Idee, bei der Auswahl eines Anbieters für eine Dokumentenverwaltungslösung auf die folgenden grundlegenden Kriterien zu achten. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Verfügen sie über einschlägige Branchenexpertise? Da die Anforderungen an das Dokumentenmanagement in verschiedenen Branchen unterschiedlich sind, sollten Sie zunächst prüfen, ob die gewünschte Dokumentenmanagement-Software in Ihrer Branche einen guten Ruf genießt.
- Lässt sich die Software problemlos und sicher in andere Anwendungen integrieren? Um die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagementsystems voll ausschöpfen zu können, muss es mit anderen von Ihnen verwendeten Systemen integriert werden, damit die Mitarbeitenden nicht mit zu vielen Anwendungen und Schnittstellen jonglieren müssen.
- Bieten sie ein gutes Maß an Support? Informieren Sie sich über die Unterstützung, die Sie durch die Service Level Agreements erhalten, lesen Sie die Erfahrungsberichte bestehender Kunden und prüfen Sie, ob es Peer-to-Peer-Community-Gruppen gibt, die Ihrem Unternehmen in Zukunft von Nutzen sein könnten.
- Verstehen sie Ihre Sicherheitsbedürfnisse? Ein sicheres Dokumentenmanagementsystem muss die Möglichkeit bieten, den Dokumentenzugriff zu gewähren und zu widerrufen, vertrauliche Informationen zu verbergen und die Dokumentenintegrität in jeder Phase zu wahren.
- Kann Ihr bevorzugtes System den wachsenden Anforderungen Ihrer Organisation gerecht werden? Ziehen Sie eine Software in Betracht, die skalierbare Tools wie Workflow-Automatisierung, Datenerfassung und elektronische Signaturen bietet, damit sich Ihre Dokumentenmanagementprozesse mit digitalen Innovationen weiterentwickeln können.
Die Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Moderne Dokumentenmanagementsysteme verfügen über eine Reihe von Funktionen. Zu den Kernfunktionen zählen jedoch folgende:
Mehrere Methoden zur Eingabe von Dokumenten
Die meisten Unternehmen verwenden eine Vielzahl verschiedener Papier- und digitaler Dokumententypen, die über Document Imaging und Erfassen in einem System aufgezeichnet werden können. Eine moderne Dokumentenmanagementlösung sollte in der Lage sein, all diese Dateien zu empfangen und Massen-, manuelle und automatisierte Uploads sowie Eingaben von mobilen Anwendungen zu verarbeiten.
Automatisierte Indexierung
Um ein Dokument richtig kategorisieren und abrufen zu können, muss es zunächst ordnungsgemäß indiziert werden. Eine fortschrittliche Dokumentenmanagementlösung automatisiert einen Großteil, wenn nicht sogar den gesamten Indizierungsprozess. Das heißt, sobald ein Dokument erfasst wird, wird es automatisch korrekt indexiert, was eine schnellere und genauere Dateispeicherung ermöglicht.
Genehmigungskontrollen
Um die Sicherheit zu gewährleisten, müssen Sie die Kontrolle darüber haben, wie Benutzer Dateien anzeigen, aufrufen und bearbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet diese Sicherheit durch Funktionen wie:
- Rollenbasierte Steuerungen und Sicherheit
- Widerruf des Zugriffs
- Eigentumsübertragungen
- Eine dedizierte Content-Management-Plattform
Elektronische Signaturen
Dokumentenmanagementsysteme mit Funktionen für elektronische Signaturen beschleunigen Geschäftsprozesse, die aufgrund des manuellen Drucks, Signierens, Scannens und Aufzeichnens traditionell langsam blieben. E-Signatur-Funktionen beschleunigen diese Prozesse und schützen Unternehmen vor betrügerischen Dokumentenveränderungen und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften durch die Verfolgung elektronischer Bestätigungen.
Versionskontrolle von Dokumenten
Eines der wichtigsten Merkmale eines Dokumentenmanagementsystems ist die vollständige Versionskontrolle. Diese Funktion minimiert doppelte Dateien und verfolgt alle Änderungen an einem Dokument, sodass sich die Mitarbeitenden keine Sorgen machen müssen, dass sie mit alten Versionen arbeiten oder das Risiko von Dokumenteninkonsistenzen besteht.
Synchronisierung für Remote-Benutzer
Die moderne Belegschaft ist remoter als jemals zuvor. Aus diesem Grund muss die von Ihnen gewählte Dokumentenmanagement-Lösung in der Lage sein, die Anforderungen der Remote-Mitarbeitenden zu erfüllen und ihnen den Zugriff auf die korrekte, aktuellste Version jedes Dokuments unabhängig vom Standort zu ermöglichen.
Über OnBase von Hyland
OnBase ermöglicht die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente für Unternehmen, die täglich mit wichtigen Informationen umgehen.
Es zentralisiert die Verwaltung sich ändernder Geschäftsdokumente und bietet Offline-Synchronisierung für Remote-Benutzer, um sicherzustellen, dass jeder auf das richtige Dokument zugreift, wenn er es benötigt.