BNP Paribas Fortis
Internationale Bank verbessert Genehmigungsprozess für Bauprojekte mit der Alfresco-Plattform von Hyland.
Der Kunde
BNP Paribas Fortis, eine Tochtergesellschaft von BNP Paribas, ist die größte internationale Bank Belgiens. Sie bietet Privat- und Firmenkunden, Unternehmen sowie öffentlichen und Finanzinstitutionen ein umfassendes Spektrum an Finanzdienstleistungen, u. a. öffentliche und private Banking- und Anlagelösungen für Privat- und Firmenkunden in aller Welt.
Die Herausforderung
Als BNP Paribas Fortis unter dem Projektnamen „Montagne du Parc“ (MdP) mit dem Bau seines 100.000 Quadratmeter großen Hauptsitzes in Brüssel begann, benötigte das Unternehmen eine Dokumentenmanagementlösung, um alle technischen und Entwurfsunterlagen des Architekten und Auftragnehmers sowie die Genehmigungsprozesse, die mit einem solchen großen Bauprojekt verbunden sind, zu verwalten.
„Wir haben es mit Vertragsdokumenten zu tun, mit streng geregelten Zugriffsrechten beim Entwerfen und Entwickeln von Projekten. „Das heißt, dass alle Zeichnungen oder Dokumente, die vom Architekten oder Bauunternehmer veröffentlicht werden, formell zur Genehmigung vorgelegt werden müssen“, sagte Janssen.
„Aufgrund meiner früheren Erfahrung als Architekt und Bauunternehmer suchten wir nach einem System, das sowohl informelle Zusammenarbeit als auch formelle Genehmigungsabläufe unterstützt, um den Status jedes Dokuments nachverfolgen und überwachen zu können.“
Zudem musste die Lösung quelloffen und somit schnell anpassbar sein, um außerhalb der Bankumgebung ausgeführt werden zu können, da für die Einbettung einer Plattform innerhalb der Bank deren strenge Sicherheitsanforderungen gegolten hätten, was den Austausch mit externen bankfremden Unternehmen erschwert hätte.
„Wir brauchten eine schnelle Lösung – ein einfaches Tool, das wir während der Projektlaufzeit entwickeln konnten“, sagte Janssen.
Heute haben wir eine klare Möglichkeit, den Genehmigungszyklus verschiedener Dokumente zu überwachen und nutzen die Alfresco-Plattform für unsere tägliche Zusammenarbeit. Was mir daran wirklich gefällt, ist das unkomplizierte Repository. Im Vergleich zu anderen Lösungen ist es simpel, aber robust.
– Paul Janssen, Leistungsmanager MdP-Projekt, BNP Paribas Fortis
Die Lösung
Nach Beurteilung mehrerer Lösungen entschied sich BNP Paribas Fortis für die Alfresco-Plattform von Hyland als Enterprise-Content-Management-Lösung und Dokumenten-Repository für das Projekt. Die Alfresco-Plattform ersetzte das frühere Dokumentenmanagementsystem, das eher als klassisches Ablagesystem diente. Mit der Hyland-Lösung lassen sich nun alle verschiedenen Metadaten, Versionen, Zugriffsrechte und Genehmigungsstatus von Dokumenten und Zeichnungen viel leichter verwalten, wie im Betriebshandbuch des Projekts definiert, so Janssen.
„Mit der Alfresco-Plattform konnten wir auf das typische Problem mit der Versionsverwaltung bei Bauprojekten reagieren. Denn die Informationen werden von vielen verschiedenen Organisationen erstellt, die alle unterschiedliche Versionen veröffentlichen, welche an ihr internes Qualitätssystem angepasst sind“, sagte Janssen. „Nun werden alle Vertragsdokumente täglich als PDFs auf der Alfresco-Plattform aktualisiert, veröffentlicht und ausgetauscht. Der wichtigste Teil der Plattform besteht in dem übersichtlichen Repository der genehmigten Dokumente – und der von uns eingerichtete Genehmigungszyklus ist vertraglich bindend, sodass wir gewissermaßen einen spezifischen Genehmigungsprozess für Bauprojekte entwickelt haben.“
Die Alfresco-Plattform, die in einer privaten Cloud des Managed-Services-Anbieters XeniT gehostet wird, umfasst eine Disaster-Recovery-Implementierung mit Datenspeicherung in zwei separaten Rechenzentren in Deutschland. XeniT bietet auch Managed-Services-Support, der durch eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) abgedeckt ist. Laufende Überwachung und proaktive Wartung gewährleisten, dass die Verfügbarkeitsvorgabe dieses geschäftskritischen Systems eingehalten wird.
BNP Paribas Fortis wählte XeniT als Integrationspartner aufgrund seiner Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hyland und seines Angebots an pragmatischen Lösungen mit dem perfekten Gleichgewicht zwischen Sparsamkeit und Arbeitsqualität. Hierbei stand die individuelle Anpassung der Plattform, die eine Wartung erschweren würde, nicht so sehr im Vordergrund.
„XeniT hatte die richtige Einstellung, um unsere betrieblichen Probleme zu verstehen und eine echte Partnerschaft mit uns aufzubauen und so eine Win-Win-Situation zu schaffen“, meint Janssen.
Der Unterschied
Seit der Implementierung der Alfresco-Plattform verfügt BNP Paribas Fortis nun über 200 interne und externe Benutzer auf der Alfresco-Plattform und über 10.000 Baudokumente im systemeigenen Genehmigungsprozess. Alle Dokumente und Genehmigungen werden nunmehr auf der Plattform veröffentlicht.
Obwohl die Alfresco-Plattform eigentlich nur als Lösung für das Bauprojekt in Brüssel implementiert wurde, gibt es Pläne, sie auf künftige große Bauprojekte auszuweiten, weil die Plattform mehr Sichtbarkeit und Zugriff auf Dokumente und den Stand des Genehmigungsprozesses bietet.
„Heute haben wir eine klare und deutliche Möglichkeit, den Genehmigungszyklus verschiedener Dokumente zu überwachen, und nutzen die Alfresco-Plattform für unsere tägliche Zusammenarbeit“, so Janssen. „Im Moment handelt es sich um eine Standalone-Lösung, doch aufgrund unserer Erfahrung haben wir den Ehrgeiz, die Lösung auf andere Projekte auszuweiten. Was mir an der Alfresco-Plattform wirklich gefällt, ist, dass das Repository unkompliziert ist. Im Vergleich zu anderen Lösungen ist es einfach.“