Lösungen für die Aufbewahrung von Records und Dokumenten

Automatisieren Sie Ihre Dokumentenaufbewahrung und verbessern Sie Ihre Compliance mit Hyland und Iron Mountain®

„Über 50 % der Organisationen sehen die Automatisierung der Compliance und Governance als „äußerst wichtig“ oder „bahnbrechend“ an. Bei 70 % der Unternehmen sind die wichtigen Governance-Prozesse jedoch noch immer weniger als 50 % automatisiert.“ – von AIIM, Iron Mountain gesponserte Studie 

Solange Informationen gespeichert werden, können sie immer in die falschen Hände geraten. Aus diesem Grund sind Content- und Informations-Aufbewahrungsstrategien besonders wichtig.

Eine umfassende Dokumentenaufbewahrungsstrategie kann jedoch eine möglicherweise kostspielige und zeitaufwändige Rechtsberatung erfordern. Um den Prozess zu vereinfachen und zu revolutionieren, hat Hyland gemeinsam mit Iron Mountain® die Lösung Governance Rules as a Service (GRaaS) entwickelt.

Iron Mountain® Policy Center ist eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien, die Ihnen auf einfache Weise Ihre Verpflichtungen erklärt und Ihre Compliance anzeigt. Eine direkte Verbindung mit OnBase wendet die Aufbewahrungsrichtlinien auf die entsprechenden Inhalte in OnBase an und vermeidet damit Spekulationen. Anschließend kann OnBase Inhalte im Einklang mit den Bestimmungen löschen. So erfüllt Ihre Organisation die geltenden Vorschriften, nutzt weniger Speicherplatz für Inhalte und begrenzt das Risiko, das mit manueller Arbeit und Verwaltung einhergeht.  

Mit der Iron Mountain® Policy Center-Lösung können Sie zusammengefasste, aktualisierte und leicht verständliche Aufbewahrungsvorschriften und Angaben auf alle relevanten Dokumente in OnBase anwenden.

Sie können also:

• Die Compliance unterstützen und die relevanten Richtlinien verständlich darstellen. Iron Mountain® Policy Center fasst alle Information-Governance-Richtlinien zusammen und aktualisiert sie regelmäßig. Darüber hinaus stellt die Lösung einfache Beschreibungen zur Wichtigkeit der Richtlinien bereit und gibt Anweisungen zur Umsetzung.
• Dokumente effektiver aufbewahren. Da diese durchgängige Lösung sowohl die Zusammenfassung relevanter Richtlinien als auch die Verwaltung und Ausführung der Dokumentenaufbewahrungstermine übernimmt, können Sie sicher sein, dass Ihre Organisation die Bestimmungen erfüllt – und das mit minimalem manuellem Aufwand.
• Das Risiko durch Dokumentenvernichtung reduzieren. Von OnBase vernichtete Informationen können von niemandem mehr aufgerufen werden – das heißt, dass sie nicht in die falschen Hände geraten können. Automatisierte Dokumentenvernichtung bedeutet zudem nicht nur, dass bei Prüfungen weniger Inhalte aufgerufen werden müssen, sondern auch weniger umfangreiche Datenbanken und ein geringeres Bußgeldrisiko.

Wenden Sie sich an uns, um mehr darüber zu erfahren, wie Ihre Organisation von einer Dokumentenaufbewahrungslösung von Hyland und Iron Mountain® profitieren kann.