Erstellung und Distribution von Dokumenten
Nachdem Dokumente einsortiert und zentral abgespeichert wurden, müssen sie oftmals auch an Kunden gesendet werden. Mit OnBase ist dieser Prozess besonders einfach und sicher, denn es werden individuelle Briefe oder Aufstellungen auf Grundlage Ihrer vorhandenen Dokumente und Daten erstellt. Sie können diese ohne große Mühe an Ihre Kunden und Auftraggeber verteilen, selbst wenn dies auf elektronische Weise erfolgt.
Die nachstehenden Optionen zeigen Ihnen, wie OnBase die Ausgabe und Distribution Ihrer Dokumente optimieren kann:
Document Composition
Mit OnBase wenden Sie weniger Zeit für die manuelle Erstellung von Dokumenten auf und können diese schneller an Ihre Kunden senden.
OnBase Document Composition automatisiert die Erstellung von Dokumenten und reduziert die Kosten der schriftlichen Kommunikation. Da die Dokumente mit vorhandenen Systemdaten, Word-Dokument-Fragmenten und Benutzereingaben erstellt werden, wird der Prozess schneller und genauer ausgeführt. Um das Erscheinungsbild und die Marke des Unternehmens einheitlich darzustellen, können standardisierte Vorlagen auf Ihre Dokumente angewandt werden.
Die automatische, genaue und effiziente Gestaltung von Dokumenten ersetzt die manuelle, langsame und teure Erstellung!
Image Document Composition
Das Ausfüllen von Papierformularen ist auch heute noch Bestandteil vieler Unternehmensprozesse, selbst in Organisationen, die mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Es ist zeitaufwendig, diese Papierformulare zu scannen, zu speichern und mit Daten in anderen IT-Systemen zu verbinden.
OnBase standardisiert das Erstellen und Ausfüllen von Formularen, die zunächst auf Papier vorliegen, und wandelt sie in digitale Bilder um. TIFF-Bilddokumente von eingescannten Formularen bilden die Grundlage für alle neuen Dokumente. Datenbankabfragen, Benutzereingaben und OnBase-Felder werden im Rahmen der Formularvorlage konfiguriert. Felder, die Daten in die Dokumente einbinden, werden anschließend konfiguriert und zur Formularvorlage hinzugefügt. Daten werden aus allen Quellen in der Formularvorlage zusammengeführt, und schließlich wird das endgültige Bilddokument erstellt.
OnBase kann Ihnen helfen, mit einheitlichen, praktischen Papierformularen die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Image Statements
Verkürzen Sie Ihren Fakturierungszyklus und optimieren Sie Ihren Cashflow, indem Sie Ihren Kunden schneller Rechnungen zukommen lassen. OnBase erfasst zusammengehörige Dokumente gemeinsam, konsolidiert sie und erstellt daraus ein einziges Bilddokument. Das konsolidierte Dokument kann dann per E-Mail als PDF oder per Post als Papierdokument verschickt werden.
Verbessern Sie Ihren Kundenservice, minimieren Sie Rechnungsstreitigkeiten, verkürzen Sie die Bearbeitungszeit und sorgen Sie für weniger Kundenanfragen mit Image Statements.
CD/DVD/Blu-Ray Publishing
Ihre Organisation baut über einen Austausch von wichtigen Unternehmensinformationen Beziehungen zu Kunden, Partnern und Anbietern auf. Dieser Austausch ist oftmals ineffizient und arbeitsintensiv. Dabei wird viel Zeit für die Erfassung und den elektronischen oder postalischen Versand großer Mengen von Dokumenten aufgewendet.
Mit OnBase haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu verteilen, indem Sie bestimmte Dokumentgruppen (z. B. die Monatsabrechnung für einen Kunden sowie alle zugehörigen Dokumente) schnell auffinden und diese digital verpacken können, um sie dann problemlos zu versenden. Ihre Kunden erhalten die Dokumente in einem fertigen OnBase-Anzeigesystem auf einer einzigen CD/DVD/Blu-Ray. Sie benötigen keine besondere Software, um diese Dokumente einzusehen.