Bellevue University acelera a automação de ponta a ponta com o Hyland Automate™

Setor: Educação
Localização: Bellevue, Nebraska
Porte da organização: mais de 1.000 funcionários
Soluções Hyland: Hyland Automate

A Bellevue University reconheceu a necessidade de evoluir da coleta de dados baseada em formulários para uma abordagem de automação de fluxos de trabalho mais escalável e de ponta a ponta. Como processos críticos de atendimento ao estudante, como o Veterans Education Form, dependiam de uma entrada e um roteamento confiáveis, a universidade aproveitou este momento para repensar sua estratégia e investir em uma base de automação sustentável, alinhada aos seus objetivos de transformação digital de longo prazo.

A Bellevue University precisava modernizar sua abordagem de formulários e fluxos de trabalho sem interromper os serviços essenciais aos estudantes. Além de manter a continuidade dos processos de alto impacto, a instituição enfrentava uma demanda crescente por automação escalável, padrões de fluxo de trabalho repetíveis e menos transferências manuais. O maior desafio era estratégico: ir além dos formulários estáticos rumo a uma automação de processos integrada e de ponta a ponta, capaz de apoiar um roteiro de transformação digital de longo prazo, em vez de uma substituição de curto prazo.

A Bellevue University firmou uma parceria antecipada com a Hyland para adotar o Hyland Automate durante sua fase beta, tornando-se uma das primeiras adotantes da solução. A equipe seguiu uma abordagem iterativa e orientada por casos de uso:

• Fase 1: Prova de conceito - Substituiu o Veterans Education Form usando o Automate, validou a capacidade da plataforma de replicar e aprimorar a funcionalidade do Transform e garantiu uma transição fluida para os usuários finais com o mínimo de interrupção.

• Fase 2: Expansão para a automação de processos - Foi além da substituição de formulários para automatizar três processos institucionais, reduziu os pontos de contato manuais, melhorou a eficiência do processamento e estabeleceu padrões de design para o desenvolvimento de fluxos de trabalho repetíveis.

• Fase 3: Habilitação estratégica - Projetou e implantou um processo de Bio Demographic Form para criar uma estrutura escalável de coleta de dados estruturados e iniciou um importante esforço de modernização para substituir o Perceptive Data Transfer, aproveitando o Automate como camada de orquestração centralizada.

A mudança para o Automate trouxe benefícios mensuráveis e estratégicos para a Bellevue University: continuidade dos negócios graças a uma substituição bem-sucedida do Transform sem interrupção dos serviços críticos; eficiência operacional por meio da automação de múltiplos processos, que reduziu o esforço manual e os tempos de processamento; escalabilidade por meio de uma estrutura reutilizável para implantar rapidamente novos formulários e fluxos de trabalho; e consolidação da plataforma ao posicionar o Automate como um componente central do ecossistema da Hyland.

O mais importante é que a transição fez a universidade passar da gestão de formulários para a automação inteligente de processos, o que melhorou sua capacidade de resposta às necessidades em evolução do campus e estabeleceu uma base para recursos de IA e automação avançada.

Com a adoção da solução e a estabilização dos processos em andamento, a Bellevue University está em condições de ampliar essa base integrando a extração e a validação de dados impulsionadas por IA, aprimorando a tomada de decisões por meio da automação e de regras de negócio e expandindo os casos de uso do Automate para outros departamentos. Ao adotar o Automate de forma antecipada, a universidade não apenas respondeu ao encerramento imediato de um produto, mas também acelerou sua estratégia mais ampla de transformação digital.