インテリジェントな情報管理の出現

• 現代の情報管理における6つのVを明らかにし、レガシーシステムが今日のデータ需要に対応できなくなった理由を学びましょう。

• 情報への自由なアクセスを実現する方法、インテリジェント・コンテンツの機能を活用する方法、そしてビジネス自動化を強化する方法など、現代的でインテリジェントなコンテンツ戦略が生み出す4つの主要なメリットをご紹介します。

• AIとクラウド対応プラットフォームを活用して、非構造化コンテンツを効率とイノベーションを推進する強力な戦略的資産に変える方法をご覧ください。

組織にとって、情報の効果的な管理は常に重要な課題でした。しかし今日、その課題はかつてないほど複雑になっています。IT部門は、優れた使いやすさと強固なセキュリティを両立させ、生産的なリモートワーク環境を整備し、厳格なコンプライアンスを徹底するという、非常に大きなプレッシャーにさらされています。このプレッシャーは、ハイブリッド・ワーク・モデルへの急速な移行によってさらに増大し、企業は多岐にわたる面での適応が求められています。

このような変化の時代には、守りの姿勢をとることが論理的に見えるかもしれません。しかし、先進的な組織は、これを好機と捉えています。Forrester社によると、コンテンツ・マネジャーの71％が、従来のソリューションから能動的にユーザーとコンテンツの移行を進めています。変動の激しい時期にこそ戦略的な投資を行うことで、これらの組織は未来のリーダーとして、自社の位置づけを確立できます。この戦略の中核をなすのが、インテリジェントな情報管理です。

このガイドでは、変化を乗り切り、リスクを軽減し、ビジネス価値を創造するために、組織が最新の情報管理戦略に投資している理由を検証します。また、クラウド対応のコンテンツ管理プラットフォームが、組織が必要とする答えをどのように提供しているのかについても説明します。

パンデミックの間、より良いビジネスソリューションの必要性が高まりましたが、その傾向はすでに始まっていました。世界とその労働者は、急速に変化する環境で競争するための新しい安全で効率的な方法を求めており、今も求め続けています。

情報管理における「6つのV」は、あらゆる規模の組織に課題を突きつける、それぞれ異なるプレッシャーを表しています。

1. **Volume（量）：**組織が生み出すデータやコンテンツの絶対量は、処理・保存能力を上回る速さで増加しています。この爆発的な増加は止まる気配がなく、スケーラブルなソリューションが求められています。

2. **Variety（多様性）：**現代のコンテンツは、もはやスキャンされたドキュメントだけではありません。動画、画像、ソーシャル・メディア・メッセージ、非構造化データなど、多様な要素が混在しており、これらすべてを整合性を保ちながら管理する必要があります。

3. **Velocity（速度）：**情報は前例のない速さで生成されており、同じくらい迅速に意思決定に反映されたり、自動化されたりすることが期待されています。これらの要件を満たすには、インテリジェントな自動化が不可欠になりつつあります。

4. **Variation（変動）：**組織は、多岐にわたる別個のソース、リポジトリ、およびビジネス・システムからの情報を管理しなければなりません。そのため、異なるプラットフォーム間でデータにアクセスし、アクションを自動化するためには、シームレスな統合が不可欠です。

5. Value（価値）：Intelligent Business Solutions社のホワイト・ペーパーによると、企業のデータの最大80％は非構造化データであり、オンプレミスと複数のクラウドにまたがる複数のリポジトリに保管されています。コンテンツが企業全体に散在している状況で、この情報を効果的に特定、抽出、ルーティングすることは、本来の価値を引き出す上で極めて重要です。

6. **Visibility（可視性）：**組織が拡大するにつれて、情報のサイロも増加します。連携していないツールの迷路の中から情報を見つけ出して管理するには、明確な可視性を提供できる、洗練された統合ソリューションが必要です。

これら6つの要因は、従来のエンタープライズ・コンテンツ管理（ECM）システムのような、多くの伝統的な情報管理ツールを時代遅れにしています。それらは単に現代のビジネス界の要求に追いつけません。

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ECMプラットフォームは、2000年代初頭から事業運営の要として、ドキュメントやデータのガバナンスと統制を提供してきました。しかし、今日のビジネス環境は根本的に異なり、情報を管理するためのツールは急速に進化しています。

従来のECMプラットフォームは、今日の環境における有効性を妨げるいくつかの重大な制約に直面しています。

旧式化したプラットフォーム

多くのレガシーECMシステムは、時代遅れのモノリシックなフレームワークに基づいて構築されています。このアーキテクチャは、機能が限定的であること、最新のアプリケーションとの統合が困難であること、そして、あらゆるカスタマイズやアドオンに対して開発およびメンテナンスのサイクルが長くなり、コストがかさむことにつながっています。

クラウドの制約

当初、多くのECM（エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント）ベンダーやその顧客は、クラウドの導入に慎重でした。しかし、場所や時間を問わずコンテンツへアクセスできる必要性が高まり、さらにクラウドセキュリティへの信頼が強まったことで、クラウドへの移行を進める企業が増えています。Forrester社の調査によると、回答者の92％が、リモートワークや複数デバイスからの業務を容易にし、コンテンツ戦略を支援するために、クラウド／ウェブベースのアプリケーションへの投資を行っていると報告されています。現代のコンテンツ戦略における中核要件は、管理ツールが単にクラウド対応であるだけでなく、クラウド上で優れた機能を発揮し、最適化されていることです。

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イノベーションの制約

レガシーシステムを現代的なインフラ向けに再設計するには非常に高い集中力が求められるため、イノベーションが停滞することがよくあります。こうした旧プラットフォームのユーザーは、人工知能（AI）、コンテンツ・インテリジェンス、インテリジェントな自動化といった変革をもたらす機能を享受できません。また、現代的なコラボレーション・ツールとの統合や簡易なユーザー・インターフェースも不足しており、競争上大きな不利を被ることになります。

継続する高額な実装費

従来型ECMシステムの導入には、通常、慎重な計画、長期の開発サイクル、そして広範なユーザー教育が必要です。この組み合わせにより、導入および保守コストが高くなる傾向があります。これは、現代的なプラットフォームが提供する柔軟で消費ベースの料金体系や豊富なカスタマイズオプションと比べると、特に顕著です。

情報スプロール

ベンダーは長年にわたり、組織の全コンテンツを格納する単一のシステムを提供すると約束してきましたが、この約束が果たされることはありませんでした。代わりに、Forrester社は、企業は平均で21のリポジトリを利用することになったと報告しており、これらの分断された情報システムはそもそも連携して動作するよう設計されていません。その結果、老朽化したプラットフォーム、放棄されたコラボレーションサイト、孤立した部門ごとのソリューションが入り乱れる混沌とした環境が生まれています。この情報の分散は、非構造化データを活用して迅速かつ的確な意思決定を行い、業務効率を改善することをほぼ不可能にしています。

これらの欠点から、新しいアプローチの必要性は明らかです。それは、クラウドを取り入れ、イノベーションを促進し、現代の組織がインテリジェント情報管理戦略を成功させるために必要な俊敏性を提供するものです。

— 「The Rise of Content Intelligence: A New Era of Innovation in ECM」、Forrester社、2025年

ここでは、最新のECMアプローチが大きな影響を与える4つの重要な領域をご紹介します。

1. 情報への自由なアクセス

ハイブリッド・ワークへと移行する中で、デバイスや時間、場所を問わず情報にアクセスすることの重要性が、改めて浮き彫りになりました。これは、従業員がEメール・クライアント、ERPシステム、ネイティブECMインターフェースなど、あらゆるビジネス・システムからコンテンツにシームレスにアクセスできることを意味します。

最新のクラウド・ベース情報アーキテクチャは、このレベルのアクセスを実現するために、いくつかの重要なメリットをもたらします。

• **無制限のスケーラビリティ：**クラウドは伸縮自在なスケーラビリティを提供するため、たとえば大学が学生の出願シーズンに処理能力を増強するなど、需要に応じてリソースを柔軟に拡大・縮小できます。

• **所有コストの管理：**クラウド・アーキテクチャは、運用コストを削減し、リソース管理を簡素化することで、総所有コストをより適切に管理できるようにします。

• **マイクロサービス・アーキテクチャ：**クラウド対応のプラットフォームはモジュール型のアーキテクチャを採用しているため、各サービスを独立して拡張でき、クラウドの新しいイノベーションを容易に取り入れることができます。

• **イノベーションへの即時アクセス：**継続的インテグレーション／継続的デリバリー（CI/CD）モデルにより、ソフトウェアの更新がユーザーの介入なしに即座に展開されるため、常に最新の機能を利用できます。

• **多様な統合オプション：**主要なソリューションは、他のビジネス・アプリケーション内でもコンテンツへのアクセスを簡単かつ安全に統合できるため、検索結果やアクセス性が特定の単一リポジトリに限定されることはありません。

2. インテリジェントなコンテンツ管理機能

調査会社のForrester社によると、コンテンツ管理の意思決定者の74％が、AIが主要な目標達成能力に大きな影響を与えると予測しており、今こそインテリジェント・コンテンツ管理を導入すべき時であることは明らかです。

非構造化コンテンツをAI対応データに変換することで、組織は以下のことが可能になります。

• コンテキストに基づくインサイトを引き出すこと

• AIを活用した自動化を推進する

• データガバナンスのための強固なフレームワークを確立すること

• 業務を合理化

• 意思決定を加速させること

• 従業員がより価値の高い業務に集中できるようにすること

現代のインテリジェント・コンテンツ・ソリューションは、いくつかの機能により特徴づけられます。

• データ・キュレーション：数百もの多様なファイル形式のコンテンツを、AIに対応できる構造化データに変換します。

• コンテキスト・エンリッチメント：非構造化データを、関連するコンテキスト情報と紐づけることで、検索性や理解度を向上させます。

• AIを活用した検索：複数のコンテンツ・リポジトリーにまたがる情報を統合し、すべての企業データを単一の操作可能なビューで提供します。

• **検証済みAI出力：**AIが生成した回答が、どのソース文書に基づいているかを簡単にたどり、その正確性を検証し、より深い洞察を得ることができます。

• エージェント型AI： 膨大な量のコンテンツを読み込み、行動方針を決定し、タスクを自律的に実行できるエンタープライズAIエージェントを構築します。

3. ビジネス自動化の強化

現代のECMプラットフォームは、初期の文書管理システムにおける初歩的な自動化からさらに進化しました。これらのプラットフォームは、新たなレベルの効率性とイノベーションを推進するために必要とされる、高度な機能を提供します。これらのプラットフォームは、新たなレベルの効率性とイノベーションを推進するために必要とされる、高度な機能を提供します。

AIを活用した自動化機能には、以下が含まれます。

• インテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）： 人手による作業を介さず、AIを使用してドキュメントから関連データを自動的に取り込み、分類し、抽出します。

• プロセス・オーケストレーション： コンテンツを、レビュー、承認、その他のビジネス・タスクのために、適切な担当者、ワークフロー、またはシステムに自動的にルーティングします。

• **システム統合：**組織全体でデータとプロセスがスムーズに流れるよう、個別のシステムやアプリケーションを接続します。

• **ケース管理：**非構造化の知識駆動型プロセスに関連するすべてのデータ、タスク、通信、イベントを管理します。

• **エージェント型プロセス自動化：**最小限の人間による監督で、複雑なタスクやビジネス・プロセス全体を実行できるAIエージェントをデプロイします。

• 直感的なlow-code自動化構築： 生成AIを活用したプロンプトとシンプルなビジュアル・デザイン・ツールにより、深い技術的な専門知識を必要とせずに自動化を構築できるよう、ユーザーを支援します。

これらの機能を活用することで、チームを単調で反復的なデータ・タスクから解放し、燃え尽き症候群を軽減しながら、最も戦略的な業務に集中できるようにします。

4. 革新的なソリューションの創造

どの組織にも固有のニーズがあり、既製のソフトウェアでは完全に満たせないことがほとんどです。最新のECMプラットフォームは、用途に特化したアプリケーションを迅速に作成できる、強力なlow-code開発ツールを搭載することで、この問題を解決します。

low-codeツールには、次のようなさまざまなメリットがあります。

• 迅速なプロトタイプ作成： 新しいアプリケーションを迅速に構築およびテストすることで、イノベーションと問題解決の文化を育みます。

• ビジネスを中心に据えた開発： 長い開発サイクルを必要とせずに、本質的なビジネス上の課題を解決するソリューションを、チームが開発できるようにします。

• 俊敏性の向上： 既存のソリューションを迅速に構成およびカスタマイズし、変化するビジネス・ニーズに適応します。

• **高いコラボレーション：**学習しやすいビジュアル・デザイン・モデルを使用することで、ビジネス・アナリストとIT開発者の両方が作成プロセスに参加できるようにします。

これらのツールは、より迅速かつ手頃な価格で、組織がカスタマイズされたソリューションを構築することを可能にし、ビジネスを成功させるために必要な俊敏性を実現します。

AIの台頭は、組織が情報管理の実践を革新し、テクノロジー主導のインテリジェンスの新時代を迎える絶好の機会を生み出しました。これまで隠されていた膨大な量の非構造化コンテンツに構造を与えることで、最新のECMプラットフォームは効率性と洞察力の新しい時代を切り開きます。

Hylandは、イノベーションを促進し、業務のあり方を再定義する深い洞察を組織が引き出すことを可能にします。AIとクラウド技術を活用することで、エンタープライズ・コンテンツを強力な戦略的資産へと変革できます。

Hyland Content Innovation Cloud™が、インテリジェントな情報管理の価値をどのように実現し、よりスマートで、俊敏で、成功する未来を築くことができるかをご覧ください。