デジタル時代を見据えたレガシーシステムのモダナイゼーション

現状：レガシーからモダンへの移行

ビジネスに求められるソリューションがよりアジャイルで柔軟性の高いものになるにつれ、従来のエンタープライズコンテンツ管理（ECM）システムは急速に時代遅れになっています。実際、Forresterの調査によると、リーダーの76%がレガシーツールからの脱却を目的にモダナイゼーションに投資しており、リスクの軽減、サイロ化の解消、ITの俊敏性向上を図っています。

多くの組織のレガシーシステムは長年にわたって稼働し、業務運用や成長を支える重要な役割を果たしてきました。これまで十分に機能してきたものの、残念ながら現在ではその役割を果たせなくなっています。これらのシステムは、変化するビジネス環境に迅速に対応するよう設計されていません。そのため、古いシステムを現代の業務に適用しようとすると、生産性の低下を招き、解決策よりも多くの障害を生み出す結果となります。

より現代的なソリューションへの移行は大変なことのように思えるかもしれませんが、最新のECMプラットフォームはレガシーシステムからの移行を大幅に簡素化します。今日の主要なECM：

• 洗練された環境とツール、例えばクラウドネイティブアーキテクチャ、インテリジェントな処理、堅牢な統合機能を提供
• クラウドネイティブアーキテクチャを最大限に活用
• インテリジェントな処理機能により、新たな洞察を得て業務効率を向上
• 主要なビジネスシステムとの強力な統合により、コンテキストに応じたコンテンツを提供

AIやクラウド対応インフラの進化により、今こそレガシーシステムのモダナイゼーションを検討すべき時です。次のステップを検討する際に考慮すべきポイントを見ていきましょう。

レガシーシステムを維持する際の課題

レガシーECMは時代遅れの技術と手作業のプロセスに依存しています。本来の役割はシンプルです。業務記録のデジタルコピーを保管し、索引を付けて、後日ビジネスプロセスの一環や突発的なリクエストに応じて検索・取得できるようにすることでした。

ところが今では、次のとおり多くの点で不十分となっています。

課題1：高い保守コスト

レガシーシステムは頻繁にメンテナンスを必要とすることがよくあります。これには、専門的なメンテナンスリソースとIT予算の増加が必要です。それでも、これらのシステムが受けるメンテナンスやアップグレードは、多くの場合、バグ修正や互換性の強化を中心とした基本的なものでしかなく、技術革新や新機能は、あったとしても限定的です。

課題2：統合の問題

レガシーシステムは多くの場合、今日の標準的な統合手法とは互換性のない独自のインターフェース、データ形式、または通信プロトコルに依存しており、他のシステムとのデータ交換を行うことが難しくなっています。その結果、データのサイロ化や非効率が生じ、コミュニケーションや業務、さらにはモダナイゼーションの取り組みを妨げる要因となります。

課題3：システムの信頼性

レガシーシステムは、メンテナンス不足のソフトウェアや不定期な保守、維持やデバッグが困難な複雑または旧式のアーキテクチャにより、障害や不具合を起こしやすい傾向があります。その結果、業務の中断やセキュリティ侵害といったリスクにさらされる可能性があります。

課題4：スケーラビリティの欠如

レガシーシステムが顧客の要求、ユーザーの増加、データ量、複雑さの増加に対応できない場合、スケーラビリティが問題となります。これは多くの場合、古いシステムが原因であり、水平・垂直のいずれにもスケールしにくい柔軟性に欠けるアーキテクチャを持っているためです。

課題5：変化する新しい脅威に適応できない

旧式のアーキテクチャや暗号化対策の不足により、レガシーシステムは十分なセキュリティ対策を備えていないことが少なくありません。その結果、データ侵害や情報漏えい、サイバー攻撃、サービス停止といったリスクが生じ、コンプライアンス対応を複雑にし、企業の信頼性や信用を損なう恐れがあります。

課題6：ユーザーエクスペリエンスの悪化

チームに旧式のインターフェイスを使い続けるよう求めると、老朽化し統合性の低いソリューションのために生産が妨げられ、ユーザーの採用率が低下します。

課題7：スキル不足

レガシーシステムが時代遅れになり、より近代的なシステムに置き換わるなか、レガシーシステム向けのスキルセットに対する需要が減少する一方で、最新システムに関する知識需要は高まっています。レガシーシステムに依存している企業は、システム機能の維持、保護、更新を行う人材を見つけるのが難しいため、今日の課題に対応するためにこれらのシステムを維持および適応させることがますます困難になっています。

レガシーシステムの最新化へのアプローチ

レガシーシステムの近代化は、そのシステムの複雑さや規模、利用可能な予算、基幹業務の優先事項など、さまざまな要因によって複数のアプローチが存在するため、特に困難な作業となり得ます。

中には、実行が比較的容易でコストも低いアプローチもありますが、それぞれ固有の課題を伴います。

カプセル化

カプセル化とは、既存システム（レガシーのコンポーネントや機能）をモダンなアーキテクチャで包み込む手法で、変更されるのはインターフェース層のみです。新しいデータや機能は外部APIを通じて適用されるため、全体のプロセスは引き続きレガシーシステムによって制御されます。

これは段階的な近代化アプローチですが、カプセル化はレガシーシステムの近代化を検討する際に企業が既に直面している複数の問題、特に保守、統合、アップグレードに関する課題を解決するものではありません。

カプセル化には追加の課題もあり、その一つがパフォーマンスのオーバーヘッドです。これは、追加のタスクやプロセスを実行するためにシステムやアプリケーションが必要とする計算リソース（CPU、メモリ、ネットワーク帯域幅など）や時間を増加させるものです。運用の複雑さを解消するどころか、カプセル化は、企業がレガシーシステムの上にカプセル化層を維持・管理しなければならないため、複雑さを増してしまいます。

組織は、カプセル化レイヤーを維持するために特定のベンダーや独自技術に依存するようになり、柔軟性やベンダー選択の自由が制限される可能性もあります。

リホスティングとリプラットフォーム

リホスティングとリプラットフォームは、企業が検討できる代替的なモダナイゼーション戦略です。

リホスティングとは、オンプレミス環境からクラウドや別のハードウェアへ、最小限のコード変更でアプリケーションを移行する手法で、「リフト＆シフト」とも呼ばれます。これにより、アプリケーションやデータベースがクラウドへ移行され、新しい環境で動作するよう調整されます。

リプラットフォーミングも同様の手法ですが、「微調整（tinkering）」と呼ばれる追加のステップを伴います。これは、構成の更新や設定の調整、コードの最適化など、パフォーマンス向上のための軽微な変更を行うことを指します。

どちらのアプローチにも欠点があります。リホスティングでは、アプリケーションアーキテクチャの根本的な問題や非効率性は解決されません。アプリケーションを単に新しい環境に移行するだけでは、パフォーマンスのボトルネックや柔軟性の欠如、保守上の課題など、従来の制約が残る可能性があります。

システムの入れ替え

多くの企業が、自社のレガシーシステムを置き換える必要があることに気づいています。ソリューションをカプセル化、リホスティング、またはリプラットフォーミングできない場合や、もはや要件を満たさなくなっている場合もあります。

レガシーシステムを完全に新しいソリューションに置き換えることで、現在および将来のビジネスニーズに対応するために必要な機能を取り入れられるだけでなく、従来のシステムでは実現できなかった新たな機能も活用できるようになります。これにより、長期的な保守コストが削減され、ROI（投資対効果）の大幅な向上にもつながります。

モダンなソリューションを導入することで、最新の技術や機能を活用して現在のビジネス課題に対応でき、将来の成長を支えるためにシステムを目標や戦略とより緊密に連携させることが可能になります。

レガシーシステムのモダナイゼーションを管理するためのベストプラクティス

レガシーシステムのモダナイゼーションを管理するには、戦略的な計画立案、効果的なコミュニケーション、リスク管理、慎重な実行を組み合わせる必要があります。その糸口となるのが、以下のベストプラクティスを実践することです。

1. 現在のシステムを評価する。

次に、パフォーマンス、制約、スケーラビリティ、その他の要件に焦点を当てて、現在のレガシーシステムを徹底的に評価してください。

2. ビジネスニーズを理解する。

ソリューションをアップグレードすると、現在および将来の成長目標を踏まえたうえで、ビジネスニーズをどのように後押しできるかを明確にします。

モダナイゼーション計画の実行中は、事業継続性を確保して、現在と過去のデータがスムーズに統合されるようにします。

3. 専門家に相談してください。

社内外のテクノロジー／業界の主要な有識者、ビジネスリーダー、IT プロフェッショナル、アナリスト企業、外部パートナーと連携しましょう。

4. 影響の大きい領域に対処する

進行中の事業活動への影響を最小限に抑えつつ、影響の大きい領域に重点的に対処します。たとえば、徐々に変更を加えながら目に見えるメリットに結実させる方法を選好する場合もあれば、抜本的な変更が必要な場合は、再構築や総入れ替えを通じて全面的にシステムを変更する場合もあります。

5. トレーニングとサポートに投資する

チームメンバーが自分の役割を適切に果たすために必要なスキル、知識、リソースを身に付けるためにトレーニングとサポートプログラムに投資します。

6. 定期的にレビューを実施する

計画した目標に照らして進捗状況を監視し、プロジェクトの目標と一致するようにKPIとマイルストーンの監視を続けます。

レガシーのECMシステムを保持し続ける組織は、いずれ内部の貴重なコンテンツと情報を効果的に管理したり活用したりできなくなります。その結果、業務が遅延し、競争上不利な立場に置かれることになります。

マッキンゼーのレポートによると、「改革に取り組んだ」老舗企業は、そうでない場合と比較して、増収率が約2.5倍高く、EBITの成長率とデジタル活動でのROIも2倍に増加しています。

プロセス自動化

ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）やインテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）などの技術は、AI、OCR、自動化を活用してビジネスプロセス内の文書からデータを抽出し、ワークフローを合理化します。

> さらに詳しく | プロセス自動化ガイド

いつでもどこでもアクセス

最新のデータを活用して業務を遂行できるテクノロジーをチームに提供することで、働き方を改善し、成果を高めます。必要なコンテンツに適切なタイミングで安全かつ容易にアクセスできるツールをすべてのメンバーが備えることで、より的確な意思決定を行い、最高水準のサービスを提供できます。さらに、最新化されたシステムにより、最先端のデータセキュリティ対策とバックアップ計画でコンテンツを安全に保護します。災害が発生しても、企業のコンテンツは安全に保たれます。

> さらに詳しく | 災害復旧ソフトウェアとは

主要なビジネスシステムとの統合

コンテンツ管理ソリューションを重要な業務システム全体にシームレスに統合することが、モダナイゼーションの鍵となります。コンテンツツールと業務アプリケーションを強力に連携させ、コンテンツとプロセスを一元管理できるようになることで、ワークフロー、成果、そして体験を向上させることができます。