Alliant Credit Union
La cooperativa financiera implementa una solución de gestión de contenido empresarial más robusta y aumenta la eficiencia en toda la empresa.
El reto
Aunque Alliant Credit Union disponía de una solución de gestión de contenido empresarial (ECM), la cooperativa solo la utilizaba de forma limitada: escaneaba, almacenaba y recuperaba documentos en unos pocos departamentos. Alliant se dio cuenta de que necesitaba una solución ECM más sólida que pudiera extenderse fácilmente a toda la empresa. Esa solución también debía incluir un software de flujo de trabajo fácilmente configurable y lo suficientemente sólido como para automatizar los procesos basados en papel que tanto tiempo consumen.
Más de 30
décadas al servicio de la industria de servicios financierosMás de 3500
clientes de servicios financieros globalesLa solución
Alliant implementó la plataforma de servicios de contenido OnBase de Hyland para empezar a capturar automáticamente documentos e información. Ahora, más del 95 % de la documentación de la cooperativa de crédito es electrónica.
"Pero queríamos hacer algo más que almacenar imágenes de documentos", explica Heather Lally, vicepresidenta de operaciones de Alliant.
Así que Alliant utilizó OnBase para dejar de imprimir documentos y, en su lugar, acceder a ellos electrónicamente desde múltiples sistemas. La cooperativa de crédito integró OnBase fácilmente con el sistema de procesamiento central Symitar existente de Alliant para permitir el acceso instantáneo y seguro a los informes y a toda la demás documentación de los miembros, sin salir de las pantallas familiares.
Permitir que el trabajo fluya electrónicamente
A continuación, Alliant transformó su proceso manual de cuentas por pagar con OnBase y su potente software de flujo de trabajo. La cooperativa de crédito creó fácilmente tres flujos de trabajo de misión crítica: recursos humanos (RRHH) para la incorporación, contabilidad a pagar (CP) para el procesamiento de facturas y jurídico para la gestión de contratos.
Ahora, la cooperativa de crédito envía automáticamente documentos e información a través de los procesos, notificando a las partes interesadas a medida que lo hace. Como ejemplo de cómo el flujo de trabajo optimiza los procesos, si no registra una aprobación a su debido tiempo, el sistema eleva automáticamente la solicitud de aprobación al siguiente nivel.
"De este modo se reducen los gastos de demora derivados de facturas que pueden permanecer demasiado tiempo en los escritorios", explica Lally.
Creamos eficiencias, aumentamos la precisión y redujimos los costos mediante un procesamiento estructurado. Esto nos permite seguir actuando con rapidez para ofrecer un gran servicio a nuestros miembros".
— Heather Lally, Vicepresidenta de Operaciones, Alliant Credit Union
Otro flujo de trabajo importante alerta a los gerentes cuando cualquiera de los 300 contratos de terceros de Alliant está por renovarse. La solución rastrea cada punto en el proceso de renovación o inicio de un contrato en el flujo de trabajo, incluida la diligencia debida, la solicitud de propuesta y la negociación del contrato.
Desarrollar juntos una solución contra el fraude
Trabajando en equipo, Alliant y Hyland crearon una solución de gestión de fraudes para garantizar que no solo fuera la adecuada para las necesidades de Alliant, sino que fuera escalable para cooperativas de ahorro y crédito de todos los tamaños. El resultado fue un sistema tan fácil de usar que los empleados tardaron una hora en dominarlo.
Al eliminar la necesidad de hacer referencias cruzadas de varias hojas de cálculo de Excel, la solución ahorra varias horas al día a los investigadores de fraude de Alliant. Alliant solía tardar cuatro o cinco horas en obtener un informe de fraude mensual. Ahora se tarda menos de 10 minutos. Optimizando aún más el proceso, la solución de administración de casos de OnBase permite a los investigadores registrar, acceder e interactuar fácilmente con todos los datos, incluidos registros, documentos, formularios e historial, involucrados en una investigación de fraude.
“Usando la solución de gestión de casos de fraude, ahora tenemos análisis y la capacidad de que varios analistas de fraude trabajen casos al mismo tiempo”, dijo Jason Knapp, gerente senior de operaciones de Alliant.
Mirando a través de la empresa, la cooperativa de ahorro y crédito ve otras formas de optimizar en toda la empresa.
La diferencia
- Integración con Symitar: Al integrar OnBase y Symitar, Alliant permite a los empleados acceder instantáneamente a la información mientras permanecen en pantallas conocidas, lo que les da más tiempo para centrarse en los miembros.
- Reduce el tiempo de procesamiento de las cuentas por pagar en un 70 %: "Antes de implementar la solución de cuentas por pagar, teníamos dos empleados a tiempo completo (ETC) que gestionaban este proceso tan manual". Ahora se necesita medio ETC para gestionar el proceso automatizado, lo que nos permite redistribuir a esos empleados a otro lugar. Ha sido una gran victoria para nosotros", declaró Knapp.
- Agiliza las investigaciones de fraude: Los informes que antes tardaban cuatro o cinco horas en elaborarse ahora tardan 10 minutos.
- Optimiza los procesos en toda la empresa: En lugar de buscar en archivadores o archivos compartidos, todos los empleados tienen acceso a los documentos y la información que necesitan con unos pocos clics.