Automatización de cuentas por pagar para SAP
La solución de integración para SAP ArchiveLink le permite asociar sus transacciones comerciales a documentos de todos los sistemas y departamentos de su empresa. En lugar de buscar información en archivadores y archivos compartidos, los usuarios pueden acceder a los documentos de apoyo de sus transacciones comerciales directamente desde la barra de herramientas de sus pantallas SAP, reduciendo así los ciclos de tiempo sin añadir costes de capacitación.
Puesto que la integración para SAP de OnBase puede implementarse para casi cualquier transacción de SAP, las empresas pueden conectar sus documentos y datos en áreas importantes para toda la empresa, entre ellas Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Recursos humanos, Gestión de contratos de proveedores, Gestión de instalaciones y más.
Mantenga SAP y OnBase sincronizados en tiempo real.
OnBase también puede integrarse con SAP a nivel de datos. Cuando un usuario modifica un dato en SAP, OnBase se actualiza automáticamente en segundo plano, y cuando se realizan cambios en OnBase, la información se actualiza inmediatamente en SAP. La integración de OnBase para SAP mantiene toda su información sincronizada, reduciendo así el tiempo que dedica a gestionar datos, documentos y procesos.
Cómo reduce SAP el tiempo de procesamiento de facturas en Moen.
En Moen, un importante fabricante de componentes de baño y cocina en Estados Unidos, el departamento de Gestión de pagos a proveedores utilizaba SAP para mejorar sus datos de contabilidad, pero aún hacía un seguimiento manual de facturas en papel, notas de entrega y órdenes de compra. Si a los empleados les surgía algún problema al procesar una factura (algo que ocurría más de 350 veces al mes), adjuntaban un formulario naranja a los documentos y los enviaban por correo electrónico interno a la persona que inició la compra. Incluso si el destinatario respondía rápido, este proceso manual añadía a menudo semanas al procesamiento del pago, y resultaba difícil de rastrear y controlar.
Ahora, las facturas y los documentos de apoyo se escanean y las imágenes se guardan en OnBase. Los empleados del departamento pueden ver los documentos de forma inmediata mientras trabajan en SAP. Si surge un problema, el empleado genera automáticamente un correo electrónico, que se envía a la persona responsable, y el proceso completo se rastrea y controla automáticamente mediante un flujo de trabajo de OnBase.
"Ya no tenemos pilas de papeles en nuestras mesas de trabajo," señala Wendy Cambarare, responsable de cuentas por pagar. “Sabemos en todo momento lo que cada persona tiene en su cola de trabajo, cuáles son los problemas y las tareas pendientes." Además, el equipo de cuentas por pagar ahorra más de $8.000 mensuales con la solución OnBase.
Acceso a los documentos con un clic en SAP
OnBase le ofrece acceso directo a la información y los documentos asociados a transacciones desde su sistema de ERP. Acceso inmediato desde su sistema de empresa a correo electrónico, imágenes escaneadas, documentos electrónicos, formularios y toda la información necesaria para procesar transacciones. Durante la captura, OnBase importa automáticamente los valores de los datos de las transacciones operativas, eliminando la indexación manual y reduciendo los ciclos de sus procesos empresariales.
