Stadtwerke München GmbH

Die Herausforderung

Die Stadtwerke München GmbH (SWM) ist das größte europäische Stadtwerk und zählt zu den bedeutendsten städtischen Energieversorgern und Dienstleistern Deutschlands. Die SWM versorgen die Stadt München mit Strom, Erdgas, Fernwärme, Fernkälte und quellfrischem Trinkwasser aus dem bayerischen Voralpenland. Ihre Leistungen umfassen außerdem das Netzmanagement für die Energie- und Wassernetze sowie die Verteilung und den Vertrieb. Zudem betreibt das Unternehmen 18 Hallen- und Sommerbäder. Die Mobilitätstochter MVG ist verantwortlich für U-Bahn, Bus, Straßenbahn und MVG-Rad. Mit dem Ausbau von Glasfaser und anderen Kommunikationsnetzen schaffen die Stadtwerke München die Grundlagen für die vernetzte und lebenswerte Stadt der Zukunft.

Nahezu grenzenlose Prozessvielfalt stellt hohe Anforderungen

Der hohe Diversifikationsgrad führt dazu, dass die Prozesstiefe der SWM sehr hoch ist. Das hat zur Folge, dass auch im Enterprise Content Management (ECM) kein Prozess dem anderen gleicht. Ein Beispiel: „Zwischen dem klassischen Hauswasseranschluss einer Eigentumswohnung und der stark regulierten Trinkwasserversorgung eines Krankenhauses liegen Welten, was die dokumentengestützten Abläufe betrifft. Prozesse von der Stange helfen uns da nicht weiter. Stattdessen benötigen wir viel Freiheit bei der Anpassung und Möglichkeiten zur Individualisierung – und das bereits auf der Sachbearbeiterebene“, so Dieter Hauer, fachlicher Product Owner für das Thema DMS bei der SWM.

Die Lösung

Alfresco Content Services ist das führende System in der technischen Dokumentation bei den Stadtwerken München und bietet dem Unternehmen offene, flexible und hochgradig skalierbare Funktionalitäten für sein ECM und die Vorteile einer Content-Services-Plattform. Durch einfache Integration in die Geschäftsanwendungen, die die Anwendenden bei den SWM täglich nutzen, sind Inhalte aller Art überall und jederzeit verfügbar. Dokumente, Verträge, Skizzen, Abnahmen, Rechnungen und Vereinbarungen – auf alles, was beispielsweise den technischen Akt eines Hausanschlusses betrifft, greifen die Mitarbeitenden via Alfresco zu. Auch die Kosten des jeweils einzelnen Bauakts werden nach Sparten getrennt abgelegt. Das sorgt für noch mehr Diversifizierung, die die Lösung problemlos abbilden kann.

Aufgrund des Lebenszyklus eines Gebäudes sind auch die Prozesslaufzeiten bei den Stadtwerken München sehr lang. Daher zählt die Suchfunktion zu den am meisten genutzten Funktionalitäten. Auch hier zeigt der Alfresco-Einsatz seine Stärke: Von einem Third-Party-Add-on wird nun auf die Alfresco-eigene-Funktionalität umgestellt.

Im Laufe der Jahre ändern sich immer wieder die Rahmenbedingungen bestimmter Prozesse und damit auch einzelne Vorgänge. Dabei ist der schnelle und strukturierte Zugriff auf die abgelegten Dokumente auch über lange Zeiträume hinweg sehr wichtig. Außerdem muss über eine Versionskontrolle sichergestellt werden, dass beispielsweise ein einzelner Bauakt auch Jahre später noch Gültigkeit hat – trotz diverser Zugriffe und Anpassungen.

Virtuoses Zusammenspiel auch mit dem SAP und anderen Lösungen

Die Aufteilung der SWM nach Sparten bedingt eine hohe Lösungsvielfalt in der Softwareausstattung des Unternehmens insgesamt. Kaufmännische Bereiche beispielsweise, in denen ständig Dokumente hin- und herbewegt werden müssen, werden über die Sharepoints des Unternehmens abgewickelt. Allerdings: „Alfresco steht auch hier ständig in Interaktion mit den anderen Lösungen und kann seine Stärken dort gut ausspielen – insbesondere mit den Systemen, die wir in der technischen Dokumentation nutzen“, erklärt Wolfgang Kress, Leiter der Abteilung „Integration und Services“ des Bereiches Unternehmenslösungen in der zentralen IT der SWM.

So existieren drei große Dokumenten-Prozessblöcke bei dem Münchner Großversorger: Sharepoint als Instanz für die Dokumente der Office-Welt, ein weiteres Tool im SAP-Kontext für z.B. Inspektionsprotokolle und Alfresco für Abläufe mit stetigen Veränderungen. „Und das Zusammenspiel aller Programme und Applikationsprozesse via Alfresco läuft in der Tat vorbildlich“, so Wolfgang Kress weiter.

Das liegt auch daran, dass die SWM-Mitarbeitenden technisch sehr versiert sind, gerne selbst Hand anlegen, entwickeln, programmieren und optimieren. „Hier kommt uns das Open-Source-Konzept von Alfresco sehr entgegen, mit dem wir immer wieder, ohne großen Aufwand, individuelle Anpassungen vornehmen können“, berichtet Dieter Hauer.

Rund 10.000 Mitarbeitende arbeiten für die SWM, davon greifen rund 4.000 auf die Alfresco-Lösung zu. Dennoch läuft die Lösung jederzeit stabil und geht auch bei der großen Nutzerzahl nicht in die Knie. „Wir bekommen seit Jahren keine Beschwerden zur Systemperformance oder der Bedienbarkeit der eingesetzten Frontend-Tools, sämtliche Anwender nutzen Alfresco als Lösung problemlos“, so Wolfgang Kress.

Viele Standardapplikationen der SWM bringen bereits ein eigenes Archiv beziehungsweise Dokumentenmanagement mit, „doch oftmals reicht das für unsere Anforderungen nicht aus, so dass wir auch in diesen Fällen Alfresco nutzen“, sagt der technische Experte Dieter Hauer. Rund 10 Applikationen sind mittlerweile derart mit der Hyland-Lösung verknüpft.

Rundum zufrieden mit Alfresco

Alfresco wird bereits seit über 10 Jahren bei den SWM intensiv verwendet und soll auch in Zukunft eine wichtige Rolle bei den Stadtwerken München spielen. Data Mining ist derzeit ein großes Thema, denn die Erfassung und Auswertung von Metadaten soll auch im Münchner Unternehmen vorangetrieben werden. Zudem arbeiten die Teams an digitalen Zwillingen und einer Steigerung der Datenqualität, „wobei auch hier unser ECM bedeutend mitwirken wird“, so Dieter Hauer.

Das Fazit zu Alfresco fällt bei den SWM rundum positiv aus: „Die Stabilität der Lösung, die Bordmittel, die uns die Plattform bereits mitbringt, ihre einfache Bedienbarkeit und letztlich auch der gute Kontakt zum Hersteller sind für uns die wichtigsten Gründe, warum wir mit Alfresco rundum zufrieden sind“, erläutert Dieter Hauer. „Wir können Standard-APIs für die Integration mit anderen Lösungen nutzen. Darüber hinaus schätzen wir sowohl die Möglichkeit, eigene Frontends beziehungsweise Module mit Standard-Methoden und Protokollen zu entwickeln als auch die ansonsten große Freiheit, die Alfresco als Open-Source-System mit sich bringt“, ergänzt Wolfgang Kress.

Der Unterschied

Die Alfresco Plattform von Hyland basiert auf einem Open-Source-Kern mit offenen Standards und offenen APIs – damit lässt sie sich einfach integrieren und an die geschäftlichen Anforderungen anpassen. Die offene, modulare Architektur und die REST-APIs und -SDKs ermöglichen es, die Alfresco Plattform flexibel zu erweitern, um dem geschäftlichen Bedarf gerecht zu werden. Darüber hinaus bietet das Alfresco Development Framework eine breite Palette an hochgradig konfigurierbaren, wiederverwendbaren Komponenten, mit denen sich moderne, responsive Applikationen für Browser und Mobilgeräte entwickeln lassen. Zudem existiert ein Out-of-the-box-Support für führende Anwendungen wie Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Salesforce.com und mehr.