Macquarie University
Staatliche Universität in Australien stellt sich mit der Alfresco-Plattform von Hyland auf papierlos um – und verkürzt damit die Zeit zur Entscheidungsfindung erheblich.
Der Kunde
Die Macquarie University im australischen Sydney hat ihren Schwerpunkt im Bereich transformatives Lernen und Spitzenforschung. Die prestigeträchtige Universität hat fast 50.000 Studenten und 2.800 Mitarbeiter in vier Fakultäten und genießt weithin Anerkennung für ihre Spitzenleistungen in puncto Lehre, Forschung, Beschäftigungschancen der Absolventen und Einrichtungen.
Die Herausforderung
Vor der Implementierung der Alfresco-Plattform von Hyland hatte die Macquarie University mit großen Mengen an Aufzeichnungen und Informationen auf Papier zu kämpfen. Aufgrund behördlicher Meldepflichten und der Verwaltung von Aufzeichnungen zur Einhaltung der Anforderungen der Universität häuften sich die Studenten- und Personalakten, aber auch Unterlagen zur Gebäudeinstandhaltung.
Diese Papierdokumente wurden manuell verwaltet und in Archiven hinterlegt, die jedoch vor einigen Jahren durch Wassereinbruch stark beschädigt wurden.
„Es gab viel Schimmel, und wir mussten hart daran arbeiten, jedes Stück Papier von Schimmel zu befreien“, so Chi Nguyen, Digital Information Manager bei Macquarie. „Das war der Punkt, an dem wir mit der Digitalisierung begannen.“
Macquarie brauchte eine Möglichkeit, seine digitalen Assets für Aufzeichnungen und Dokumente besser zu verwalten und bessere elektronische Arbeitsabläufe zu ermöglichen, um die Effizienz vieler Prozesse rund um die Universität zu steigern.
Mit der Alfresco-Plattform sind wir nun zu Dingen imstande, die zuvor nicht möglich waren, was angesichts des Konkurrenzkampfs um Studierende wichtig ist. Es müssen weiterhin physische Akten geführt werden, unser Papierverbrauch ist jetzt jedoch viel niedriger.
– Chi Nguyen, Digital Information Manager, Macquarie University
Die Lösung
Nach Sondierung mehrerer Lösungen entschied sich Macquarie für die Alfresco-Plattform von Hyland, vor allem aufgrund der aktiven Benutzercommunity und der offenen Architektur.
„Einer der wichtigsten Punkte, die uns zur Alfresco-Plattform geführt haben, war, dass sie uns Zugriff auf den Code gab, wodurch wir die Lösung an unsere Anforderungen anpassen konnten“, sagte Nguyen. „Wir konnten ein hohes Maß an Integration erreichen, nicht nur von anderen Systemen zur Alfresco-Plattform, sondern auch in andere Systeme.“
Macquarie stellte Alfresco bereit und begann mit der Verschiebung seiner digitalisierten Inhalte auf die Plattform. Nach kürzester Zeit wurden die Anwendungsfälle von Alfresco immer zahlreicher und die Universität verwaltete auf einmal nicht mehr nur Datensätze für ihren zentralen Archivbereich, sondern auch Datensätze für andere autonome Einheiten wie Personalakten, Immobilienakten und die Graduate School of Management.
Neben den Aufzeichnungen nutzte die Schule Alfresco auch zum Dokumentenmanagement und ermöglichte so den Ausschussmitgliedern den Schnellzugriff auf Tagesordnungen und Sitzungsprotokolle.
„Vor der Alfresco-Plattform hatten wir ein gemeinsames Laufwerk, auf dem Benutzer Aktualisierungen vornahmen, aber nach einer Weile wusste man nicht mehr, welche Version die maßgebliche Version war“, sagte Nguyen. „Nun“, meinte er, „konnten wir alles zu einem zentralen Bereich zusammenführen und jetzt ist allen klar, was die einzige zuverlässige Informationsquelle ist.“
Der Unterschied
Heute produziert Macquarie keine Papierakten mehr. Alle Studierendenakten sind nun elektronische Dateien und die Alfresco-Plattform dient als zentrales Inhaltsarchiv der Hochschule. Sobald beispielsweise Studierendenakten eingescannt werden, können Administratoren die Akte direkt in einen bestimmten Ordner verschieben, wodurch sie automatisch an den richtigen Ordner mit Studierendendaten weitergeleitet wird. Für Rechnungen wurde ein ähnlicher elektronischer Workflow geschaffen.
„Sie brauchen nur noch sehr wenig zu tun, außer das Papierdokument zu scannen“, sagte Nguyen. „Für uns war das sehr wichtig, um die Universität von einem papierbasierten Prozess auf einen rein elektronischen umzustellen.“
Die Alfresco-Plattform von Macquarie enthält mittlerweile über 1,6 Millionen Assets und hat über 2.500 Benutzer. Jede Woche werden ca. 10.000 bis 15.000 neue Assets erstellt und in Alfresco hochgeladen.
Der erste Schritt war die Digitalisierung der Inhalte. Jetzt konzentriert sich die Universität darauf, Einblicke in ihre Inhalte zu gewinnen. Z. B. die Analyse von Studierendenakten, um besser zu verstehen, welche Faktoren die Bindung von Studierenden beeinflussen und welche Informationen für die gesetzliche Berichterstattung maßgeblich sind.
Obwohl einige Aspekte der Plattform derzeit für Tablets verfügbar sind, plant die Schule, in Zukunft die mobile App von Alfresco zu nutzen, um Benutzern den Fernzugriff auf Alfresco zu erleichtern.
„Mit der Neueinführung elektronischer Arbeitsabläufe und der Umsetzung neuer Arbeitsabläufe in verschiedenen Geschäftsgruppen an der Universität lassen sich Genehmigungen und Bewertungen viel besser von unterwegs vornehmen, und zwar in einer mobilen App, die eigens für Tablets oder Smartphones entwickelt wurde“, sagte Nguyen.
Macquarie plant außerdem, demnächst die cloudbasierte Infrastruktur von Alfresco zu nutzen. Als Premier-Services-Kunde profitierte Macquarie von der Zusammenarbeit mit einem technischen Kundenbetreuer von Alfresco, und die internen Administratoren nahmen an mehreren Schulungen teil, um die Plattform rasch in den etlichen Geschäftseinheiten der Universität nutzen zu können.
„Aufgrund unserer Erfahrungen würde ich die Beratungsdienste der Alfresco-Plattform jedem Neukunden wärmstens empfehlen“, sagte Nguyen. „Die Alfresco-Plattform ist mittlerweile ein sehr wichtiges System innerhalb der Universität. Es ist schwer vorstellbar, dass es ein anderes Produkt gibt, das so viele verschiedene Anwendungsfälle in einer Universitätsumgebung abdecken kann, in der es viele autonome Einheiten gibt, von denen jede ihre eigenen, ganz spezifischen Anforderungen hat.“