BARMER

Dokumentenflut überfordert Altsystem

Bei einer Dokumentenmenge von gut 1,1 Milliarden ließen sich die Applikationen der Krankenkasse mit dem zuvor genutzten System nicht mehr performant betreiben. Dies lag aber nicht allein an der Technologie, sondern das Mengenwachstum und die Anforderungen an ein solches System mit Hinblick auf die Digitalisierung hat sich stark geändert. Hier verdeutlicht ein Blick auf die Zahlen die Dimension: Waren es 2010 noch rund 130 Millionen Dokumente, die verwaltet und archiviert werden mussten, so steigerte sich diese Zahl – nicht zuletzt durch Fusionen innerhalb der BARMER in den vergangenen Jahren – Jahr für Jahr um mehrere zehn Millionen. Darüber hinaus entstehen durch Digitalisierung immer wieder neue Dokumenten- und Dateitypen wie Beilagen oder Signaturen, die ebenso sorgfältig archiviert und den Fachprozessen zugänglich gemacht werden müssen.

Außerdem verstärkte sich dieses quantitative Momentum der Digitalisierung durch ein qualitatives: Versicherte wünschen sich zunehmend den Onlinezugriff auf Dienste aller Art. Um dieser Anforderung und den steigenden Dokumentenmengen nachzukommen, war eine Modernisierung der Plattform nötig. Und nicht nur das: Die Bestandslösung zu betreiben, sorgte zusätzlich für Kopfzerbrechen: „Aufgrund der großen Datenmengen kam es bei Updates zu Unterbrechungen, die länger als gewünscht dauerten. Das ist für eine Krankenkasse inakzeptabel, da Dokumente das Herzstück des Geschäftsbetriebs sind,“ so der CIO bei BARMER, Roland Bruns.

Letztlich wollte das Unternehmen die Umstellung im Rahmen eines weiteren bedeutsamen Schrittes nutzen. Denn nicht nur vom Bestandssystem wollte man sich verabschieden, sondern ebenso vom bisherigen Datacenter-Betreiber, den die Krankenkasse mit anderen Kassen gemeinschaftlich nutzte. Dies stellte hohe Ansprüche an die Migration und den aufzubauenden Betrieb der neuen Lösung – was parallel im Hintergrund laufen sollte.

Die Lösung – Hyland Nuxeo als neue Plattform

Die BARMER entschied sich für Hylands Nuxeo. Dabei handelt es sich um eine hochskalierbare, cloudnative Content Service-Plattform. An diese Plattform wurden zahlreiche Workflows sowie 18 Softwaresysteme des Unternehmens angebunden. Der Hyland-Partner Prime Force hat das Projekt in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen der Krankenkasse erfolgreich umgesetzt und damit erreicht, dass, Stand heute, täglich mehr als 2,5 Millionen Zugriffe auf Dokumente aus den Applikationen und auf das Archiv möglich sind.

„Nun können wir wirklich von einem performanten System sprechen, und das bei sehr hoher Verfügbarkeit. Längere Ausfallzeiten gehören der Vergangenheit an. Aus unserer Sicht war der Umstieg auf die Nuxeo-Plattform und die starke Zusammenarbeit mit dem Implementierungs- und Betriebspartner Prime Force die richtige Entscheidung,” so Matthias Bendorf, Project Manager bei der BARMER.

Klare Anforderungen sichern Projekterfolg

Dass diese Transformation ein derart gutes Ergebnis brachte, lag auch daran, dass die BARMER das Anforderungsprofil in ihrer Ausschreibung präzise definierte. Dadurch wurden Missverständnisse vermieden und die Projektarbeit konnte unverzüglich aufgenommen werden.

Dass Hyland Nuxeo außerdem eine Open-Source-Lösung ist, einen umfangreichen Marketplace für additive Applikationen bietet und sich auch über eine sehr aktive Gemeinschaft von supportenden Anwendergruppen zurückgreifen kann, war dem Anwenderunternehmen ebenfalls sehr wichtig. Auch führte ein transparentes Preismodell – pro Serverinstanz und nicht pro User – dazu, dass das Votum zugunsten von Hyland ausfiel.

Nach der gewonnenen Ausschreibung ging das Team der beteiligten Projektpartner BARMER, Prime Force und Hyland im engen Schulterschluss an den Start.

Die Testphase verlief erfolgreich und reibungslos, sodass man sich daraufhin an den Gesamtbestand der Daten wagte. Das Ergebnis: 1,1 Milliarden Dokumente und fast drei Milliarden Datensätze wurden innerhalb von netto 42 Tagen migriert und eine hoch performante Lösung, an die auch die Workflows und weitere Softwaresysteme angebunden sind, bereitgestellt. Alle Dokumentenzugriffe finden über die Plattform statt. Die Dokumente umfassen dabei etwa 50 Kilobyte bis zu mehreren hundert Megabyte, auch das stellt keine Herausforderung dar.

„Ein limitierender Faktor der Migration war das Auslesen der Daten aus dem Legacy-System, Nuxeo selbst war niemals zu langsam“, berichtet Holger Strack, Managing Consultant bei Prime Force. Technisch gesprochen war das dahinterliegende Erfolgskonzept folgendes: Eine Integration in ein Hardware-WORM-System wie Centera, ECS (CAS-Protokoll) stellt die unveränderbare Langzeitarchivierung sicher. Dies ist ein Muss für Compliance und revisionssichere Aufbewahrung, wie es für eine Krankenkasse unabdingbar ist. Content-Services-Systeme profitieren dabei von erhöhter Datensicherheit, Integrität und der Erfüllung regulatorischer Anforderungen. Im Falle der BARMER war es für die langzeitarchivierten Dokumente und Daten aus unterschiedlichen Fach-Systemen auf der ECS (WORM) vorteilhaft, dass die Dokumente unverändert am gleichen Speicherort verblieben und dennoch in Nuxeo als Dokumente verfügbar gemacht wurden. Ein physisches Bewegen der Dokumente wäre unwirtschaftlich und deutlich zeitintensiver gewesen. Dazu hat Prime Force eine Storage-Erweiterung (plugin) für WORM-Systeme (in diesem Fall ECS) für Nuxeo entwickelt. Im Rahmen der Migration verblieben die Dateien (rund 300 TB) auf dem WORM und lediglich die zugehörigen Metadaten wurden nach Nuxeo umgezogen.

An Nuxeo sind ein Inputmanagement, ein Outputmanagement, mehrere SAP-Systeme sowie einige weitere Fachsysteme angebunden. Prime Force betreibt und wartet die Lösung als Managed Service „Technisch hatte diese Migration besondere Herausforderungen, und die Änderungsrate bei den Dokumenten und Dateien ist alles andere als Standard. Auch dadurch lässt sich sagen, dass es ein echtes Erfolgsprojekt war, vor allem durch die enge Zusammenarbeit mit Hyland und der BARMER. Eine Partnerschaft, die in alle Richtungen funktioniert,“ so Thomas Pesendorfer, CTO von Prime Force.

Der Unterschied – Flexibilität und Skalierbarkeit

Nuxeo basiert auf einer cloudnativen, low-code-fähigen Architektur, die eine schnelle Entwicklung neuer Anwendungen und die Modernisierung bestehender Prozesse ermöglicht. Die modulare Cloud-First-Struktur lässt sich flexibel und unabhängig skalieren und bewältigt selbst sehr große Arbeitslasten in Echtzeit. Durch integrierte Workflow- und Automatisierungsfunktionen unterstützt die Plattform Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizient zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.