O BPM oferece mais flexibilidade, agilidade e velocidade no design e implementação de processos — para que os usuários de negócios possam assumir mais propriedade de seus processos e impulsionar a inovação.
O gerenciamento do processo comercial (BPM) é uma metodologia que mantém suas equipes eficientes e seus negócios competitivos.
Organizações sem procedimentos claros acabarão sofrendo com atrasos operacionais, ameaças à segurança e processos confusos que afetam seus resultados. As estratégias certas de BPM permitem que suas equipes cumpram suas responsabilidades dentro no prazo e obtenham resultados mais rápidos.
BPM é a criação, otimização, implementação e avaliação de processos específicos em uma organização.
A disciplina de BPM pode ser aplicada a atividades operacionais repetitivas, contínuas e previsíveis. Com o BPM, as organizações podem simplificar essas atividades para que suas equipes possam alcançar metas de negócios, reduzir o custo de erros e oferecer excelentes experiências aos clientes.
O BPM pode ajudar as organizações a atingir os objetivos de negócios em muitos departamentos e funções diferentes. Esses incluem:
Compreender o ciclo de vida do BPM é essencial para implantar suas próprias estratégias centradas no crescimento. O ciclo de vida do BPM é dividido em cinco estágios que devem ser concluídos em sequência para atingir o resultado comercial desejado.
O estágio de projeto de um ciclo de vida de BPM examina minuciosamente como um processo específico é executado atualmente.
Por exemplo, a gerência poderia começar entrevistando funcionários e equipes para entender como as solicitações são aprovadas, as reclamações são gerenciadas, os pagamentos são feitos e assim por diante. Eles observariam os documentos, pessoas, recursos e outras ações necessárias para atingir um objetivo. Este também seria o momento de tomar nota de todos os desafios que estão atrasando um processo.
Depois de feitas todas as observações, é hora da fase de modelagem. A etapa de modelagem é a ilustração visual de todas as etapas envolvidas em um processo.
Isso descreve o início e o fim de uma tarefa; com as maneiras pelas quais ela pode ser otimizada para entregar o melhor resultado. As equipes podem trabalhar em colaboração com a gerência para criar um modelo de processo que destaque possíveis gargalos e cenários que surgirão em um pipeline.
A execução de um modelo de processo ocorre depois que a nova estrutura é editada, aprimorada e está pronta para implementação.
Muitas organizações usam essa parte do ciclo de vida do BPM para testar o desempenho de um processo com equipes menores em um ambiente controlado. Os praticantes do BPM devem documentar exatamente quais workflows estão mudando e notificar todas as partes relevantes (clientes, fornecedores, funcionários, prestadores de serviços etc.) sobre todas as modificações para garantir a continuidade dos negócios.
A fase de monitoramento de um ciclo de vida do BPM é reservada para quando a gerência, as equipes e todas as outras partes interessadas incluídas se reúnem periodicamente para acompanhar o desempenho de um processo.
As organizações podem identificar gargalos novos ou imprevistos de um workflow durante a fase de monitoramento. A partir daí, as equipes devem se concentrar na coleta de dados sobre o que deu errado, em que estágio esses problemas ocorrem ou se funcionários específicos devem reavaliar como executam uma atividade.
Por fim, os departamentos podem voltar sua atenção para a otimização do processo comercial traçado.
Considere todas as informações, relatórios e métricas coletadas ao otimizar um plano de processo para poder fazer melhorias completas na eficiência. Lembre-se de que o BPM não é uma estratégia do tipo “definir e esquecer”, pois requer avaliação contínua para melhorar e adaptar os processos comerciais às demandas atuais da sua organização.
Saiba mais | O que é hiperautomação?
Você pode escolher qual tipo de tecnologia de BPM implementar com base na complexidade de uma meta de negócios ou no aspecto da estrutura de sua equipe. Os três tipos de BPM mais comuns são:
Um sistema de BPM voltado para documentos aplica-se a revisões, aprovações, edição, assinatura, compartilhamento e gerenciamento de contratos e acordos.
Processos baseados em documentos também podem se beneficiar de sistemas de BPM que usam automação de workflow. As equipes podem manter visibilidade completa do status de sua documentação digital, ter os arquivos certos encaminhados eletronicamente para os usuários certos e liberar seus funcionários para se concentrar em atividades voltadas para a receita.
O BPM voltado para o ser humano requer intervenção humana substancial e habilidades críticas de tomada de decisões. Aqui, as organizações devem considerar sistemas de BPM que sejam suficientemente fáceis de usar para serem operados pelos funcionários.
O BPM voltado para o ser humano permanece relevante para os departamentos de RH que planejam e executam processos de contratação. Esse curso de ação começa com um líder departamental usando uma interface visual para solicitar uma nova contratação. A solicitação e todas as suas informações relevantes (tipo de cargo, atribuições do cargo etc.) são repassadas à alta administração e, por fim, encaminhadas ao RH, que iniciará a triagem de possíveis candidatos.
O BPM voltado para a integração detalha a conexão perfeita entre várias redes, ferramentas e sistemas.
As equipes que deveriam usar o BPM baseado em integração geralmente são aquelas que têm dificuldade para realizar operações complexas. Isso pode ser algo como funcionários precisando alternar entre software ou dados de entrada mais de uma vez em vários sistemas. Com o BPM baseado em integração, redes diferentes (CRM, ERP, sistemas de folha de pagamento etc.) permitem o fluxo constante de dados e informações de uma só vez.
A implementação de uma disciplina de BPM vai além de simplificar o trabalho administrativo diário. Ela ajuda organizações de todos os portes e em todos os setores a se manterem à frente das crescentes demandas que acompanham a transformação digital. Os cinco principais benefícios de ter um software de BPM são:
O trabalho manual e repetitivo deixa as equipes sujeitas a baixa produtividade, erros dispendiosos, riscos de conformidade e perda de tempo. Processos ineficientes custam tempo e dinheiro para as organizações — e depender de workflows ad hoc ou processos obsoletos de gerenciamento de projetos acaba prejudicando o crescimento de uma empresa.
Uma estratégia abrangente de BPM funciona rapidamente para identificar as brechas que causaram esses gargalos no processo. A partir daí, o gerenciamento pode se mover rapidamente com o software de BPM certo para criar novos workflows e automatizar tarefas previsíveis para alcançar metas significativas com maior velocidade. O BPM permite que as empresas mantenham a eficiência fazendo modificações futuras de acordo com novos objetivos, demandas do cliente, prioridades organizacionais em evolução e regulamentos em constante mudança.
As equipes podem ficar sobrecarregadas muito rapidamente se não tiverem visibilidade de seus processos. A adivinhação e o rastreamento manual deixam os funcionários com dificuldades para acessar documentos, entender quais etapas virão a seguir e antecipar-se aos prazos.
O software de BPM não dá margem para confusão. Os funcionários autorizados podem rastrear:
As organizações não podem arcar com uma resposta lenta a fraudes, violações de dados e problemas de conformidade.
O tipo de software ou estratégias de BPM que você definir deve ser capaz de manter regras rígidas e criteriosas para todos os processos organizacionais. O objetivo é garantir que as regras de negócios sejam aplicadas de forma consistente às tarefas de missão crítica que acontecem diariamente. Após a implementação, o BPM permitirá que as empresas aumentem a responsabilidade do usuário, permaneçam em conformidade com as mudanças nos regulamentos e melhorem a segurança das informações
Decisões de negócios mais rápidas exigem acesso mais direto a arquivos, dados, registros e outras informações. Mas isso não significa que todos os funcionários precisam ter o mesmo acesso a todos os documentos.
Um modelo de BPM bem-sucedido definirá as funções do usuário com muita clareza. Os administradores podem controlar o que é mostrado para cada usuário, minimizando a confusão de informações e permitindo que os funcionários se concentrem apenas no que é relevante para eles. Um sistema de BPM também pode conceder e revogar acesso a documentos, restringir informações e ocultar informações confidenciais de maneira apropriada.
Pode haver processos ocultos que drenam custos por trás de cada workflow “tradicional”. Por exemplo, as etapas que dependem muito de impressão, troca e armazenamento de documentos em papel sempre serão caras de manter.
Os sistemas de BPM que implementam a tecnologia de captura de dados serão capazes de capturar informações de documentos físicos rapidamente, minimizando a necessidade de depender de registros em papel. A automação entra para acelerar as revisões e aprovações de todos os contratos de negócios, aplicativos e outras documentações. Uma metodologia de BPM completa como essa resultará em um tempo menor de comercialização de novos produtos, serviços, atualizações, parcerias e outras decisões com foco em receita.
O BPM lidera os esforços de transformação digital da sua organização, concentrando-se em metas de curto e longo prazo. Isso começa com a gerência e os respectivos funcionários analisando continuamente processos obsoletos, implantando medidas avançadas e otimizando suas operações. Depois que novas técnicas de BPM são finalizadas, as empresas podem trabalhar para atingir suas metas organizacionais por meio de tecnologias digitais inovadoras que mantêm seus negócios competitivos.
Faça estas três perguntas ao seu fornecedor ao escolher uma solução de BPM para acelerar a transformação digital:
Tanto o BPM quanto a automação de processos robóticos (RPA) podem dar suporte a estratégias digitais para organizações que exigem visibilidade, agilidade e economia. Mas qual é a diferença entre essas duas tecnologias?
Pense no BPM como o modelo que simplifica vários workflows e processos simultaneamente para melhorar a eficiência geral. A RPA, por outro lado, se concentra em automatizar tarefas específicas dentro de um processo para que possam ser executadas mais rapidamente. A RPA funciona usando bots para minimizar as tarefas administrativas e demoradas que tradicionalmente são executadas por uma força de trabalho humana — para que seus funcionários possam se concentrar em processos mais críticos e baseados em estratégia.
As organizações podem obter o maior impacto se combinarem estratégias de BPM e RPA. A melhor maneira de fazer isso é aplicar a disciplina de BPM em todas as operações manuais e que consomem muito papel, acompanhando as ferramentas de RPA para automatizar as etapas baseadas em regras nesse workflow.
Como você deve escolher as ferramentas de automação certas para as necessidades e objetivos da sua organização? Comece com insights da empresa de consultoria Deep Analysis, incluindo tipos de ferramentas de automação e suas diferenças, sete etapas para decidir quais ferramentas de automação usar e como as empresas líderes abordam suas iniciativas de automação.
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