O WellSpan Health reduz o tempo de inatividade de horas para minutos

Em resumo

• Desafio: O WellSpan Health precisava reduzir o tempo de inatividade, simplificar a crescente complexidade de TI e manter a conformidade, tudo isso garantindo acesso quase instantâneo às informações dos pacientes.

• Solução: O sistema de saúde migrou sua solução Hyland OnBase para a Hyland Cloud, obtendo uma plataforma segura e escalável que melhora a flexibilidade e reduz a carga de infraestrutura.

• Resultados: Os tempos de inatividade por atualizações caíram de 6 a 8 horas para 30 minutos, reduzindo os custos de manutenção e fortalecendo a conformidade. A mudança também estabeleceu a base para a inovação impulsionada por IA por meio da Hyland Content Innovation Cloud™.

Acompanhando uma missão que não para de acelerar

O WellSpan Health é um sistema de saúde integrado que atende o centro da Pensilvânia e o norte de Maryland. Com uma rede de 12 hospitais, mais de 250 unidades de atendimento ao paciente e 23.000 integrantes, o WellSpan se dedica a reimaginar a saúde e a transformar as comunidades que atende.

À medida que o WellSpan crescia, seu ambiente de conteúdo on-premises exigia mais coordenação de janelas de inatividade, manutenção de servidores e supervisão operacional. As atualizações de infraestrutura colocavam em risco a disponibilidade clínica, enquanto uma pequena equipe de TI ficava limitada pela manutenção rotineira, em vez de se concentrar em iniciativas de maior valor.

“A maior mudança na área da saúde neste momento é o fato de todos quererem acesso a todos os seus documentos na ponta dos dedos. Migrar para a nuvem e não ter tanto tempo de inatividade foi realmente o ponto central para nós”, disse Ryan Heathcote, arquiteto de aplicações do WellSpan Health.

Ao mesmo tempo, as exigências regulatórias e clínicas requerem disponibilidade quase contínua do sistema e acesso rápido às informações dos pacientes, sem tolerância a perda de dados ou a interrupções prolongadas.

“Na área da saúde, mesmo pequenas taxas de falha importam. Você não pode se dar ao luxo de perder o acesso à informação — seja durante uma atualização ou uma queda do sistema”, afirmou Heathcote.

Escopo empresarial

Como parte de sua iniciativa de modernização, o WellSpan queria:

• Uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) que desse suporte às operações clínicas e de negócio

• Conteúdo clínico, incluindo documentos e imagens, integrado aos fluxos de trabalho do Epic

• Fluxos de trabalho empresariais em gestão de informações de saúde (HIM), contas a pagar (AP), RH e cadeia de suprimentos

• Governança, segurança e integrações compartilhadas em toda a organização

Objetivos do CIO

Para o CIO da WellSpan, o sucesso se resumia a quatro objetivos centrais:

• Aumentar a disponibilidade do sistema e reduzir o tempo de inatividade

• Eliminar os riscos da infraestrutura on-premises

• Manter a conformidade em toda a organização

• Possibilitar o crescimento sem aumentar o quadro de TI

Construindo uma base mais sólida na nuvem com Hyland + AWS

O WellSpan migrou o OnBase para a Hyland Cloud, consolidando o conteúdo clínico e de negócio em um único sistema governado e transferindo para a Hyland a responsabilidade pela infraestrutura, pelas atualizações e pela disponibilidade. O OnBase continua dando suporte a fluxos de trabalho de missão crítica em toda a organização, incluindo:

• Acesso a documentos clínicos diretamente no Epic

• Operações de HIM e de conformidade

• Contas a pagar e processamento de faturas

• Registros e fluxos de trabalho de RH

• Documentação e integrações da cadeia de suprimentos

A Hyland Cloud aproveita a infraestrutura da AWS para oferecer:

• Resiliência em múltiplas zonas de disponibilidade para alta disponibilidade

• Escalabilidade elástica para acompanhar o crescimento de conteúdo, usuários e integrações

• Uma arquitetura de armazenamento distribuído para durabilidade e desempenho

• Controles de segurança de nível empresarial alinhados aos requisitos de conformidade do setor de saúde

“Do ponto de vista do usuário, ninguém precisou mudar a forma de trabalhar. O OnBase no Epic funcionava exatamente igual — mas, do lado de TI, a carga operacional caiu significativamente”, comentou Ray Markey, analista sênior de aplicações da WellSpan.

A automação transforma o impulso em impacto mensurável

À medida que o WellSpan se consolida em sua nova base na nuvem, a verdadeira transformação se torna visível nos momentos que mais importam.

Redução de mais de 90% no tempo de inatividade planejado

A primeira grande atualização do WellSpan na Hyland Cloud exigiu apenas 30 minutos de inatividade, em comparação com as 6 a 8 horas anteriores. As janelas de manutenção, agora previsíveis, coincidem com os horários clínicos de menor movimento.

Maior resiliência e disponibilidade da plataforma

“Enquanto centenas de servidores estavam fora do ar durante uma grande interrupção de TI, o OnBase na Hyland Cloud simplesmente continuou funcionando”, disse Markey.

Redução dos riscos operacionais e da sobrecarga de TI

O WellSpan eliminou a aplicação de patches em servidores, o planejamento de capacidade e a manutenção de bancos de dados. Com isso, reduziu a dependência dos recursos internos de TI e liberou as equipes para se concentrarem em otimização, integrações e automação.

“Deixar a gestão da infraestrutura nas mãos da Hyland nos deu a liberdade de focar na melhoria dos fluxos de trabalho, em vez de consertar servidores”, afirmou Markey.

Eficiência em toda a organização

Agora os profissionais clínicos acessam o conteúdo diretamente nos fluxos de trabalho do Epic, e as equipes de retaguarda automatizam processos complexos com o Hyland IDP. Outro ponto crucial: o sistema de saúde pode adicionar novas integrações sem redesenhar a infraestrutura.

“Com o Hyland Intelligent Document Processing, conseguimos lidar com faturas e registros exatamente da forma que a nossa organização precisa — até onde o nosso ERP não dava conta”, disse Heathcote.

Governança mais forte e prontidão para auditorias

A parceria com a Hyland ajudou o WellSpan a:

• Centralizar o conteúdo com controles de acesso consistentes

• Acelerar as respostas a auditorias e reduzir os riscos de conformidade

• Aumentar a confiança na integridade dos dados

“Se algum dia formos auditados, ter tudo centralizado torna muito mais fácil encontrar exatamente o que é necessário e responder rapidamente”, afirmou Heathcote.

Parceria fortalecida e otimização contínua

O WellSpan atribui grande parte de seu impulso às equipes da Hyland e ao seu modelo de suporte estruturado, que ajudaram a garantir uma execução tranquila e uma otimização contínua.

“Fizemos uma parceria com a Hyland para a migração para a nuvem e, sinceramente, esse foi o melhor projeto que já realizamos com eles”, disse Heathcote. Com base nesse sucesso, o WellSpan também contou com o Technical Account Manager e os Success Paths da Hyland, recursos que Heathcote descreveu como “uma ótima adição ao suporte que já estava disponível”.

Uma base na nuvem pronta para o que vem a seguir

Com sua nova base na nuvem em funcionamento, o WellSpan está ampliando a automação em toda a organização. O sistema de saúde avalia uma adoção mais ampla do Hyland IDP para reduzir ainda mais o esforço manual e melhorar a qualidade dos dados.

“Estamos muito animados com o Hyland IDP. Estamos realmente buscando otimizar nossa digitalização e indexação, na esperança de centralizá-las ainda mais”, disse Heathcote.

A Content Innovation Cloud posiciona o WellSpan para adotar, ao longo do tempo, recursos adicionais de inteligência e automação — mantendo a governança, o desempenho e o controle.

“A Hyland Cloud nos preparou para a próxima geração de IA. Já estamos onde precisamos estar para aproveitar o que está por vir”, afirmou Heathcote.

Markey compartilha uma visão complementar: reunir o conteúdo de diferentes repositórios e levar as ferramentas de análise a essa camada unificada abre novas oportunidades de insight e melhoria.

“É uma oportunidade de pegar documentos de qualquer repositório, reuni-los todos em um só lugar e usar essas ferramentas valiosas para analisar de verdade o que há no seu conteúdo”, disse ele.

À medida que a missão do WellSpan continua acelerando, o caminho a seguir está fundamentado em confiabilidade, clareza e escala — mantendo a informação próxima do fluxo de trabalho hoje e, ao mesmo tempo, abrindo espaço para a inteligência e a eficiência de amanhã.

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