stadt.werk

Die Herausforderung

stadt.werk ist eine Digitalmanufaktur, die „nervige analoge Prozesse in geschmeidige digitale Prozesse“ verwandelt. Dazu bietet das Unternehmen unter anderem die Softwarelösung desk.box auf der Basis von Alfresco von Hyland an. Diese ermöglicht Kunden eine effiziente Bürokommunikation in nur einer einzigen Anwendung. stadt.werk ist ein Tochterunternehmen des Landwirtschaftlichen Buchführungsverbands (LBV), einer Buchführungs- und Steuerberatungsgesellschaft mit rund 13.500 Mitgliedern aus Gartenbau sowie Land- und Forstwirtschaft in vier Bundesländern. stadt.werk aus Kiel verfügt über ausgeprägte Kompetenzen im Agrarsektor, fühlt sich aber auch in  anderen klein- und mittelständischen Branchen, wie etwa dem Handwerk, sehr wohl.

Verordnungen lenken vom Kerngeschäft ab

Landwirte und landwirtschaftliche Betriebe müssen einer Vielzahl von Dokumentationspflichten nachkommen und haben so immer weniger Zeit für die eigentliche landwirtschaftliche Arbeit. Deshalb entwickelte stadt.werk die Bürokommunikationslösung desk.box. Die Idee: Anwender können darin sämtliche Unterlagen einfach und vor allem effizient digital ablegen und das genau so, wie es die Finanzverwaltung von den Unternehmern verlangt. „Die Bürozeit unserer Kunden ist mit all den Dokumentationspflichten gewissermaßen nach oben geschossen, unser Leistungsversprechen war und ist deshalb: Mit uns bekommen Sie Zeit zurück“, so Norbert Lorenz, Produktmanager bei stadt.werk.

Die Lösung

Alfresco als intelligente Content-Lösung bildet die Basis der desk.box-Lösung, die stadt.werk für seine Kunden entwickelt hat. „Wir haben in Alfresco alles gefunden, was wir gesucht haben und benötigen“, so Lorenz. Die zehn Entwickler bei stadt.werk setzen dabei vor allem stark auf die Modularität von Alfresco. „Ganz gleich, ob es dabei um die Content Services oder die Governance Services geht: Damit können unsere Kunden all ihre Dokumente und Belege entsprechend der GoBD archivieren und dokumentieren“, erklärt der Produktmanager.

Open Source erfreut sich großer Beliebtheit

Dank der Modularität von Alfresco konnte stadt.werk außerdem innerhalb von kürzester Zeit ein komplettes Banking-Programm in die Lösung integrieren. Mit diesem können alle Arten von Überweisungen ausgelöst werden. Dass Alfresco eine Open Source-Lösung ist, die viel Flexibilität und Raum für eigene Entwicklung lässt, war laut Lorenz für das Projekt „außerordentlich wichtig“. „Doch auch die vielen verschiedenen Schnittstellen zu anderen Lösungen, wie beispielsweise zu AWS Cloud, helfen immens“, sagt der Digitalisierungsexperte. So nutzt das Unternehmen unter anderem die Schnittstellen zum Steuerspezialisten DATEV und zu Wiking, einer landwirtschaftlichen Finanzbuchhaltung. „Alfresco ist eben nicht starr, sondern maximal flexibel, ein entscheidender Punkt für uns“, so Lorenz.

Rundum zufrieden mit Alfresco

Ermöglicht wird diese technische Geschmeidigkeit durch das Alfresco Application Development Framework (ADF), ein TypeScript-basiertes Frontend-Framework für Webapplikationen, das wiederum auf dem Angular Framework basiert. Mit dem ADF von Alfresco können Entwickler zügig und komfortabel ihr eigenes benutzerdefiniertes Frontend zu bereits bestehenden Alfresco-Diensten hinzufügen. Das können funktionsbasierte Apps sein, die sich an Unternehmensaufgaben orientieren, oder auch rollenbasierte Anwendungen, bei denen bestimmte Benutzertypen über einen eigenen Funktionssatz verfügen, der auf ihre Rolle im Unternehmen zugeschnitten ist. Letztlich sind damit auch Mashups möglich, bei denen Alfresco-Dienste mit Diensten anderer Anbieter in dieselbe App integriert werden. Also genau diejenigen Anwendungsfelder, auf die stadt.werk und seine Kunden großen Wert legen.

Leistungsfähige Out-of-the-Box Suchfunktion

Ein weiteres, sehr gewichtiges Argument für Alfresco ist dessen Suchfunktion. „Die ist bei unseren Kunden sehr beliebt“, berichtet Norbert Lorenz. Sie habe „out of the box“ hervorragend funktioniert. Auch hier stehen die Zeitersparnis beim Nutzen der Lösung im Vordergrund – vor allem, wenn es um Belege geht. Der Clou: stadt.werk hat die Suchfunktion so aufgebaut, dass sie sämtliche Informationen eines Beleges ausliest. Dafür nutzt sie nicht die Standard-OCR-Technologie, sondern setzt ein Tool von AWS namens Textract ein. Dies ist ein Machine-Learning-Service, der automatisch nicht nur Text, sondern auch Handschrift, Layoutelemente und Daten aus gescannten Dokumenten extrahiert, was wiederum für die landwirtschaftliche Kernzielgruppe von stadt.werk absolut relevant ist. „Wenn beispielsweise ein Mähdrescher mitten auf dem Feld und kilometerweit vom Büro entfernt den Dienst versagt, kann der Landwirt beispielsweise dessen ID ganz einfach über die Smartphone-App auslesen und darüber stante pede den Service noch auf dem Acker verständigen“, freut sich Norbert Lorenz.

Derart ist wirklich jedes wichtige Detail aus einem Beleg sofort identifizierbar – auch weil Alfresco cloudbasiert ist, wodurch sich die Lösung auch unterwegs ohne Einschränkungen komfortabel nutzen lässt.

Zukunftspläne mit Alfresco

Fazit für Norbert Lorenz: „Die Modularität der Lösung und das ADF sind absolute Highlights, die uns in der Entwicklung sehr große Flexibilität und unseren Anwendern eine gewaltige Zeitersparnis ermöglichen.“ stadt.werk liebäugelt daher auch bereits mit der nächsten Erweiterung und überlegt, seinen Kunden auch einen Freigabe-Workflow in der Anwendung einzubauen.

Der Unterschied

Die Alfresco Plattform von Hyland ist auf einem Open Source-Kern mit Unterstützung offener Standards und offener APIs aufgebaut – damit lässt sie sich problemlos integrieren und an die geschäftlichen Anforderungen anpassen. Die offene, modulare Architektur und die ReST-APIs und -SDKs ermöglichen es, die Alfresco Plattform zu erweitern, um dem geschäftlichen Bedarf gerecht zu werden. Darüber hinaus bietet das Alfresco Development Framework eine breite Palette an hochgradig konfigurierbaren, wiederverwendbaren Komponenten, mit denen sich moderne, responsive Applikationen für Browser und Mobilgeräte entwickeln lassen. Zudem existiert ein Out-of-the-box-Support für führende Anwendungen wie Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Outlook, Salesforce.com und mehr.