Ethias
Belgischer Versicherer wechselt von altem Speichersystem zur Content-Plattform, die für moderne Unternehmen geeignet ist.
Mit 1.800 Mitarbeitern, 40 Regionalbüros und mehr als 1 Million Kunden ist Ethias Belgiens drittgrößter Versicherer. Als Direktanbieter von Policen kann Ethias auf eine langjährige Erfahrung beim Schutz von Privat-, Unternehmens- und öffentlichen Kunden vor finanziellen Verlusten ohne Maklerbeteiligung zurückblicken.
Die Frage: Wie modernisieren wir das Content-Management?
Als Unternehmen, das stolz auf seine modernen Versicherungslösungen ist, muss sich Ethias schnell an veränderte Marktbedingungen anpassen, um die Kunden zufrieden zu stellen. Also müssen Mitarbeitern und Kunden zuverlässige Prozesse und genaue Daten zur Verfügung gestellt werden, damit sie effektiv kommunizieren und fundierte Entscheidungen treffen können.
Eine der größten Hürden auf den Weg zum Erfolg war ein veraltetes Documentum-System. Da es ursprünglich zur Dokumentenspeicherung und E-Mail-Archivierung vorgesehen war, konnte es die riesigen Datenmengen in den 57 Millionen Datensätzen nicht in verwertbare Informationen umwandeln.
Dies führte zu erheblichen finanziellen und geschäftlichen Prozessproblemen:
- Kostspielige Wartung für ein veraltetes System
- Verpasste Chancen zur Schaffung neuer Einnahmequellen
- Mangelnde Einblicke in die Gestaltung und Bereitstellung neuer Kundendienste und -erlebnisse
- Schwierigkeiten beim Auffinden und Zugreifen auf Dokumente
- Herausforderungen bei der filialübergreifenden Zusammenarbeit
Die Antwort: Denken Sie wie ein Versicherer
Das Ethias-Team verfügt über ausgewiesene Fachkenntnisse in der Berechnung des Kundenrisikos und nutzte seine versicherungsorientierte Denkweise, um eine umfassende Liste seiner Content-Herausforderungen zu erstellen. Anschließend untersuchte es den Markt für Content-Management in Unternehmensqualität (einschließlich EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText und Oracle), bevor die Wahl auf den Alfresco Premier System Integrator Partner XeniT fiel, um eine in der Cloud gehostete Alfresco Content-Services-Lösung bereitzustellen.
Da die Alfresco-Plattform von Hyland die strengen Kriterien hinsichtlich einer deutlich erhöhten Funktionalität und stark reduzierter Kosten erfüllte, machte sich das XeniT-Team daran, die Bestandssysteme von Ethias in eine flexible, skalierbare Content-Management-Plattform umzuwandeln.
„Die Alfresco-Plattform hat sich als skalierbar und robust erwiesen und ermöglicht eine einfache Integration in andere Systeme. Das war entscheidend für den Projekterfolg. Den Benutzern stehen die Inhalte in den Systemen zur Verfügung, mit denen sie ihre Aufgaben erledigen. Alfresco verwaltet die Inhalte und ermöglicht erweiterte Such- und Anzeigefunktionen. So sind unsere Prozesse effizienter geworden.
– Benoît Vard, Projektmanager, Ethias
Der Prozess: Eine sorgfältige Methodik
Ethias verfolgte bei seiner Projektplanung einen forensischen Ansatz. Dazu gehörte die Auflistung aller möglichen Content-Management-Funktionen, der Anwendung, mit denen die Alfresco-Plattform eine Verbindung herstellen musste, sowie der Datengesetze und behördlichen Anforderungen.
Die oberste Priorität bestand darin, neue Lösungen und bessere Erfahrungen für ihre Kunden zu entwickeln und bereitzustellen. Angesichts geplanter Verbesserungen, einschließlich der Einführung einer optischen Zeichenerkennung sowie einer neuen Dokumentenproduktionsplattform, wusste das Ethias-Team die Wertschöpfungskraft und die wasserdichte Sicherheit der offenen, agilen Architektur der Alfresco-Plattform zu schätzen.
Die Alfresco-Plattform hat außerdem unter Beweis gestellt, dass sie den Informationsfluss verbessern und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erleichtern kann, indem sie zuverlässige Verbindungen mit vorhandenen Produktivitäts- und Branchenanwendungen wie Guidewire PolicyCenter, ClaimCenter und Salesforce herstellt.
„Die Alfresco-Plattform hat sich als skalierbar und robust erwiesen und ermöglicht eine einfache Integration in andere Systeme. Das war entscheidend für den Projekterfolg“, so Ethias-Projektmanager Benoît Vard.
Wichtig war auch, dass die Lösung einen finanziellen Vorteil bieten würde. Neben dem Wegfall der laufenden Kosten für Documentum war es entscheidend, dass Ethias darlegen konnte, dass die neue Content-Management-Lösung eine merkliche Rendite bieten würde.
Das Ergebnis: Schnell, flexibel und zukunftssicher
Unter der Anleitung von XeniT war die Migration ein unglaublicher Erfolg. Ethias hat seine 57 Millionen Dokumente in weniger als drei Monaten auf die Alfresco-Plattform übertragen. Und nicht nur die Geschwindigkeit war beeindruckend. Durch die Festlegung neuer Metadatenparameter wurden die historischen Daten umfangreicher und wertvoller.
Dies brachte weitere Verbesserungen in puncto Sicherheit. Dank der Alfresco-Plattform profitiert Ethias von einer effektiveren Verschlüsselung, Identitätsverwaltung und Zugriffskontrolle.
Da die Alfresco-Plattform als gemeinsame Content-Service-Ebene fungiert, ist die Produktivität sprunghaft angestiegen. Ethias kann neue digitale Prozesse schneller als je zuvor implementieren und integrieren. Und der Einsatz einer Unternehmens-API kommt den Interaktionen zwischen der Plattform und Drittanwendungen zugute.
Die Alfresco-Plattform hat Ethias die Gewissheit gegeben, dass sie über die nötige Kapazität und Flexibilität verfügt, um nach Belieben skaliert zu werden. Heute werden 70 Millionen Dokumente auf der Alfresco-Plattform verwaltet, wobei jährlich 10 bis 20 Millionen Dokumente hinzukommen. Mit einer Container-basierten Architektur kann Ethias problemlos 100.000 Benutzerinteraktionen verarbeiten und ist mehr als bereit für den Moment, in dem die Schwelle von 100 Millionen Dokumenten erreicht wird.
Sie eignen sich auch für eine verschärfte Regulierung. Da auch komplexere Abfragen unterstützt werden können, lassen sich die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung problemlos berücksichtigen.
Und wie sieht es mit den Kosten aus? Es dauerte nicht lange, bis die Alfresco-Plattform ihren Mehrwert unter Beweis stellte. Die Amortisierung erfolgte in weniger als 12 Monaten und die Gesamtbetriebskosten sanken im Vergleich zum Altsystem um 50 %. Dass sich die Betriebskosten durch die Migration stabilisiert haben, ist ein täglich spürbarer Vorteil, durch den Ethias sich auf die Bereitstellung moderner Versicherungslösungen statt auf die Kostenkontrolle konzentrieren kann.