O que é o processo de gerenciamento de registros?
Gerenciar o ciclo de vida de suas informações é crucial. Descubra a abordagem certa com gerenciamento de registros e retenção.
O que é gerenciamento de registros?
Registros são “”informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informações por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios”, conforme definido pela International Organization for Standardization (ISO). Registros podem estar no formato de papel, arquivos digitais, fotografias, gravações de áudio ou vídeo, e conter informações sobre operações jurídicas, financeiras, históricas e diárias.
O gerenciamento de registros inclui tarefas como:
- Identificar, classificar e armazenar registros
- Estabelecer e impor políticas, padrões e diretrizes
- Atribuir responsabilidades e gerentes
- Manter a usabilidade
- Oferecer acesso interno e externo
- Integrar o gerenciamento de registros como parte das operações diárias
O processo de gerenciamento de registros
The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:
- Criar ou receber. Este é o início do processo de gerenciamento de registros, que começa com a criação ou recebimento de um documento relacionado à transação ou atividade de uma organização.
- Utilizar ou modificar. Nesta fase ativa, os registros são usados e distribuídos aos funcionários. A fase ativa varia dependendo da natureza dos registros, mas a taxa de uso eventualmente diminui à medida que os registros entram no estágio inativo.
- Manter ou proteger. Os registros são aplicados com uma classificação de segurança adequada e organizados de acordo em gabinete de arquivos ou plataformas digitais para proteção contra acesso não autorizado e danos.
- Excluir ou destruir. Mesmo que os registros se tornem inativos, eles devem ser retidos de acordo com a política e as regras e regulamentos governamentais. No final do cronograma de retenção, esses registros são destruídos de acordo com a política da empresa.
- Arquivar ou preservar. Alguns registros devem ser mantidos permanentemente e, nesses casos, eles são movidos para um acervo. É importante que esses registros sejam indexados e pesquisáveis para facilitar a recuperação, se necessário.
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Best practices in records management
The concepts and principles of managing records fall under ISO 15489-1:2016, which applies to management of records in any form or structure for all types of organizations over a period of time. Records management is a requirement for many governmental agencies and businesses, and provides evidence of an organization’s compliance and conduct. This serves as proof during audits and legal cases and failing to produce well-maintained records could cause fines or penalties.
Some of the principles you can put into practice for a compliant records management process are:
- Setting up a records retention policy
- Creating a records management procedure
- Managing the records database
- Implementing records management compliance auditing
- Determining disposal methods for records
Coming up with a records management plan can be overwhelming, especially if your organization has been relying on manual processes and paper files for recordkeeping.
One of the most effective and efficient methods is to look into a records management solution that gives you a complete view of your records database — both physical and digital files — with the ability to automate repetitive tasks. The security and privacy of your records can be better managed for improved compliance.