O que é gerenciamento de registros?
Registros são “”informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informações por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios”, conforme definido pela International Organization for Standardization (ISO). Registros podem estar no formato de papel, arquivos digitais, fotografias, gravações de áudio ou vídeo, e conter informações sobre operações jurídicas, financeiras, históricas e diárias.
O gerenciamento de registros inclui tarefas como:
Identificar, classificar e armazenar registros
Estabelecer e impor políticas, padrões e diretrizes
Atribuir responsabilidades e gerentes
Manter a usabilidade
Oferecer acesso interno e externo
Integrar o gerenciamento de registros como parte das operações diárias
O processo de gerenciamento de registros
The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:
Criar ou receber. Este é o início do processo de gerenciamento de registros, que começa com a criação ou recebimento de um documento relacionado à transação ou atividade de uma organização.
Utilizar ou modificar. Nesta fase ativa, os registros são usados e distribuídos aos funcionários. A fase ativa varia dependendo da natureza dos registros, mas a taxa de uso eventualmente diminui à medida que os registros entram no estágio inativo.
Manter ou proteger. Os registros são aplicados com uma classificação de segurança adequada e organizados de acordo em gabinete de arquivos ou plataformas digitais para proteção contra acesso não autorizado e danos.
Excluir ou destruir. Mesmo que os registros se tornem inativos, eles devem ser retidos de acordo com a política e as regras e regulamentos governamentais. No final do cronograma de retenção, esses registros são destruídos de acordo com a política da empresa.
Arquivar ou preservar. Alguns registros devem ser mantidos permanentemente e, nesses casos, eles são movidos para um acervo. É importante que esses registros sejam indexados e pesquisáveis para facilitar a recuperação, se necessário.
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