Quais são os benefícios de um ambiente de trabalho sem papel?

Um escritório sem papel reduz a dependência de documentos físicos ao usar um sistema digital central, o que reduz custos significativos e ineficiências. Ao digitalizar arquivos, as organizações podem resolver desafios relacionados à gestão manual de documentos.

Os principais benefícios de adotar um sistema sem papel incluem:

• Economizar tempo

• Promover a colaboração

• Melhorar a segurança

• Reduzir custos

Para realizar uma transição bem-sucedida, selecione uma solução flexível que atenda às necessidades do seu negócio, digitalize documentos existentes e gerencie a mudança treinando os funcionários.

O que é um escritório sem papel?

Um escritório sem papel é um local de trabalho que possui processos mínimos baseados em papel e depende de documentos digitalizados. Algumas organizações preferem o termo "pouco papel", já que muitos escritórios e departamentos não podem eliminar completamente os arquivos em papel por questões de processo ou conformidade.

Independentemente disso, reduzir o uso de papel ajuda a acelerar a jornada de transformação digital de uma organização. Isso geralmente envolve a transição para um sistema de gestão de documentos eletrônicos sem papelque digitaliza arquivos e os armazena em um repositório central.

Os benefícios de eliminar o papel

As corporações nos EUA gastam mais de 120 bilhões de dólares por ano somente em formulários impressos, a maioria dos quais se torna obsoleta em três meses e acaba no lixo. Além disso, os trabalhadores de escritório passam 30-40% do tempo procurando documentos em arquivos físicos.

Alguns dos departamentos mais intensivos em papel são recursos humanos, contas a pagar e a receber, gestão de instalações e atendimento ao cliente, que lidam com um grande volume de solicitações, currículos, recibos, ordens de serviço, faturas, contas e mais.

Evidentemente, trabalhar com documentos em papel cria problemas que impedem um funcionário de ser produtivo e uma organização de economizar custos. A adoção de um sistema sem papel pode resolver esses desafios e alcançar benefícios como:

Economizar tempo gasto na localização e recuperação de arquivos físicos
Documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados, o que torna a busca pelos arquivos que você precisa muito mais rápida com capacidade de pesquisa. À medida que os documentos se tornam mais acessíveis, o tempo levado para recuperar arquivos é significativamente reduzido, para que sua equipe possa ser mais produtiva e se concentrar em outras tarefas de alto valor.

Promover a colaboração entre membros da equipe
Os funcionários conseguem compartilhar arquivos digitalmente sem imprimir e visualizar versões atualizadas e anteriores de documentos. Isso minimiza os passos e otimiza o fluxo de trabalho ao trabalhar juntos em documentos.

Melhorar a segurança da informação
Os direitos de acesso podem ser atribuídos e revogados de acordo com o nível de usuário e tipo de documento. Com configurações de segurança granulares, informações confidenciais e sensíveis podem ser monitoradas e protegidas contra uso indevido e mudanças não autorizadas. Isso também reduz o risco de perda e roubo.

Reduzir custos gastos com impressão e armazenamento de documentos
Eliminar a maioria da burocracia ajuda a economizar dinheiro gasto em papel e arquivos físicos, bem como outros custos, como tinta de fotocopiadora e material de escritório.

Como se transformar em um escritório sem papel

Um sistema de gestão de documentos sem papel captura e armazena informações digitalmenteem uma única plataforma com opções de busca integradas. Para facilitar a mudança do papel para o digital, você pode começar por:

• Determinar a solução certa: A plataforma que você implanta deve atender e resolver suas necessidades e desafios empresariais únicos, com a flexibilidade de se adaptar a mudanças e crescer com o desenvolvimento.

• Iniciar o processo de digitalização: Esta é provavelmente a parte mais desafiadora devido ao tempo e trabalho envolvidos. A magnitude do trabalho depende de quantos arquivos em papel existem inicialmente. No entanto, com a ajuda do seu fornecedor de soluções, você pode desenvolver uma estratégia para enfrentar o processo de digitalização que pode então ser implementado como melhores práticas para os funcionários.

• Instalar a gestão de mudanças: Uma parte crucial de qualquer iniciativa de transformação bem-sucedida é garantir a adesão das partes interessadas. Ajude sua equipe a entender a necessidade de mudança e como um novo sistema os ajuda a se tornarem mais produtivos, impactantes e valiosos em seu trabalho. Desenvolva um programa de treinamento para preparar os funcionários no gerenciamento de novos processos e colha feedbacks deles para melhorias adicionais.

Assim como qualquer mudança, levará tempo para sua organização se ajustar. Recomenda-se começar em uma escala menor comprocessos críticosque têm o maior impacto ao eliminar o papel, antes de expandir a solução para outros processos e departamentos.