Quais são os benefícios de um local de trabalho sem papel?
Livrando-se dos processos baseados em papel, as organizações podem reduzir o risco de erros e descuidos que acompanham a gestão manual de documentos e a entrada de dados.
O que é um escritório sem papel?
Um escritório sem papel é um ambiente de trabalho que possui poucos processos com base em papel e, em vez disso, conta com documentos digitalizados. Algumas organizações preferem o termo “menos papel” (paper-light, em inglês), já que muitos escritórios e departamentos não conseguem eliminar completamente os arquivos em papel por causa de processos ou requisitos de conformidade.
Independentemente disso, reduzir o uso de papel ajuda a acelerar a jornada de transformação digital de uma organização. Isso normalmente envolve a transição para um sistema de gestão de documentos eletrônicos sem papel que digitaliza arquivos e os armazena em um repositório central.
Os benefícios de diminuir o uso de papel
As empresas nos EUA gastam mais de US$ 120 bilhões por ano apenas em formulários impressos, a maioria se torna obsoleta dentro de três meses e acaba no lixo. Além disso, os funcionários de escritório passam 30 a 40% do tempo procurando documentos em gabinetes de arquivos físicos.
Alguns dos departamentos com maior uso de papel são Recursos Humanos, Contas a pagar e receber, Gerenciamento de instalações e Atendimento ao cliente, que lidam com um grande volume de aplicativos, currículos, recibos, ordens de serviço, faturas, contas e muito mais.
Evidentemente, trabalhar com documentos em papel cria problemas que impedem que um funcionário seja produtivo e uma organização economize custos. A adoção de um sistema sem papel pode resolver esses desafios e obter benefícios como:
Economia do tempo gasto na localização e recuperação de arquivos físicos.
Documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados, o que torna a localização dos arquivos necessários muito mais rápida com as capacidades de busca. À medida que os documentos se tornam mais acessíveis, o tempo necessário para recuperar arquivos é significativamente reduzido, permitindo que sua equipe seja mais produtiva e se concentre em outras tarefas de alto valor.
Promoção de colaboração entre os membros da equipe.
As equipes são capazes de compartilhar arquivos digitalmente sem imprimir e visualizar versões atualizadas e anteriores de documentos. Isso reduz etapas e otimiza o fluxo de trabalho ao trabalhar com documentos.
Melhoria na segurança das informações.
Os direitos de acesso podem ser atribuídos e revogados de acordo com o nível do usuário e o tipo de documento. Com configurações de segurança granulares, informações confidenciais e sensíveis podem ser rastreadas e protegidas contra uso indevido e alterações não autorizadas. Isso também reduz o risco de perda e roubo.
Economia de custos com impressão e armazenamentos de documentos físicos.
Eliminar a maioria dos documentos em papel ajuda a economizar dinheiro gasto em papel e arquivos, bem como outros custos, como tinta de fotocopiadora e material de escritório.
Como se transformar em um escritório sem papel
Um sistema de gestão de documentos sem papel captura e armazena informações digitalmente em uma única plataforma com opções de busca integradas. Com o objetivo de facilitar a mudança do papel para o digital, você pode começar por:
- Determinar a solução certa. A plataforma que você implementa deve atender e resolver os desafios únicos e as necessidades da empresa, com a flexibilidade para se adaptar às mudanças e aumentar conforme o crescimento.
- Começar o processo de digitalização. Esta é provavelmente a parte mais desafiadora devido ao tempo e trabalho envolvidos. A magnitude do trabalho depende de quantos arquivos em papel existem. No entanto, com a ajuda do seu provedor de soluções, você pode trabalhar em uma estratégia para enfrentar o processo de digitalização que pode ser implementado como práticas recomendadas para os funcionários.
- Incentivar a gestão de mudanças. Uma parte crucial de qualquer iniciativa de transformação de sucesso é obter o apoio das partes interessadas. Ajude sua equipe a entender a necessidade da mudança e como um novo sistema ajuda a tornar o trabalho mais produtivo, impactante e com maior valor agregado. Desenvolver um programa de treinamento para preparar os funcionários a administrarem novos processos e coletarem feedback deles para mais melhorias.
Como em qualquer mudança, levará tempo para que sua organização se ajuste. É aconselhável começar em uma escala menor com processos críticos que mais se beneficiam da eliminação do papel, antes de ampliar a solução para outros processos e departamentos.
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