PharmaCord

Os desafios

Como uma organização que opera na área de saúde, a PharmaCord não é estranha ao processamento de grandes volumes de documentos. Cada novo caso de cadastro e aprovação de prescrição envolve vários documentos enviados pelo paciente, médicos, seguradoras e muitas outras organizações.

Revisões manuais e inserção de dados de milhares de documentos por dia

Até agora, o processamento de todos esses documentos recebidos era principalmente uma tarefa manual. Mesmo que os documentos chegassem digitalmente como anexos de e-mail ou faxes, eles precisavam ser revisados por um funcionário, que, então, os classificaria e separaria conforme a necessidade, adicionando palavras-chave e outros metadados. Com essas tarefas concluídas, o funcionário encaminharia os documentos para serem inseridos no Lynk (sistema de Case Management proprietário da PharmaCord). Lá, outro usuário anexaria os documentos ao caso correto do paciente e realizaria a inserção manual de dados desses documentos no repositório da PharmaCord, o OnBase.

Parte do desafio com o processamento manual era o grande volume de documentos recebidos. Cada solicitação de cadastro pode exigir mais de 30 tipos diferentes de documentos e formulários, variando de registros médicos, prescrições e resultados de laboratório a documentos de identidade, declarações de renda e impostos, e aprovações e pré-autorizações de seguros. Com o processo tendo tantos documentos, não era incomum que os funcionários da PharmaCord tivessem que classificar e separar de 2.000 a 3.000 documentos por dia nos mais de 40 programas de prescrição da PharmaCord.

A documentação de entrada era recebida em um único arquivo contendo pacotes de documentos mistos.

Outro desafio com os documentos recebidos era que eles frequentemente chegavam em pacotes mistos de documentos digitalizados em um único arquivo, exigindo um esforço considerável para separá-los e classificar adequadamente os documentos individuais.

> Leia mais | O que você pode fazer com o Hyland IDP?

Picos sazonais consideráveis de volume

Houve também um aumento drástico e recorrente no volume sazonal durante o período anual de recadastramento de pacientes, durante o qual o volume de processamento quase dobrava. Isso exigia que a PharmaCord alocasse recursos adicionais para esse processo já oneroso.

Erros de processamento eram inevitáveis

Finalmente, também havia o desejo de reduzir erros no processamento de documentos. Dado o volume e a variedade de documentos processados diariamente, até mesmo os melhores trabalhadores humanos podem cometer erros simples, que podem resultar em retrabalho e atrasar a entrega dos medicamentos necessários aos pacientes.

A solução: Hyland IDP

Foi quando o departamento de TI da PharmaCord decidiu investigar as soluções de processamento inteligente de documentos (IDP), disse Aaron Seamans, Vice-presidente de Tecnologia da Informação da PharmaCord. Já cliente da Hyland e usando nossa solução OnBase ECM, a equipe acabou optando pelo Hyland IDP, impressionada com os recursos de aprendizado de IA da solução.

"A capacidade de aprendizado da solução foi uma grande consideração", afirmou Seamans Precisávamos de uma solução que não apenas aprendesse diferentes tipos de documentos, mas também aprendesse continuamente as variações dentro de cada tipo e melhorasse ao longo do tempo. E é isso que o Hyland IDP faz.”

O Hyland IDP permite que a PharmaCord acelere o processo de cadastro de pacientes ao automatizar a separação, classificação e extração de dados dos documentos, além da inserção desses dados no OnBase.

Acelera o processamento de documentos

Uma das principais razões pelas quais a PharmaCord investiu no Hyland IDP foi para acelerar o tempo de processamento de documentos. Embora o sistema ainda esteja em fase de aprendizado e a PharmaCord esteja realizando revisões manuais de lotes para fins de controle de qualidade, ela já observou uma economia de tempo de até 40% no processo geral.

As coisas avançarão ainda mais rapidamente assim que o sistema estiver totalmente treinado, e as revisões em lote puderem ser omitidas.

"Documentos complexos que costumavam levar de 20 a 30 minutos para serem processados manualmente, agora levam cerca de cinco minutos com o Hyland IDP", afirmou Seamans.

O Hyland IDP não apenas classifica com precisão os documentos individuais, mas também separa com eficácia pacotes de documentos mistos.

Escala com a demanda

As flutuações sazonais no volume que antes exigiam que a PharmaCord adicionasse recursos ao processo agora são tratadas sem dificuldades. O Hyland IDP escala com facilidade de alguns milhares de documentos para dezenas de milhares, sem perder desempenho.

Melhora a experiência do funcionário

Embora alguns usuários da PharmaCord estivessem inicialmente céticos quanto à capacidade da solução de lidar com tarefas complexas de processamento de documentos, agora eles acreditam nisso. Não só o Hyland IDP é fácil de usar e gerenciar, mas também alivia os funcionários de tarefas tediosas de inserção de dados, permitindo-lhes mais tempo e energia para se dedicar ao gerenciamento de seus casos e ao contato com os pacientes.

Uma mudança de grande impacto

Como a PharmaCord auxilia os pacientes na obtenção de medicamentos especializados, o tempo é sempre crucial. Quanto mais rápido todos os documentos necessários forem adicionados ao sistema, mais rápido o processo de aprovações poderá começar.

“A qualidade de vida de nossos pacientes depende desses medicamentos e, se pudermos reduzir o tempo de espera em apenas algumas horas, isso é significativo”, disse Seamans

O futuro da PharmaCord com o Hyland IDP: mais lançamentos

A implementação inicial do Hyland IDP pela PharmaCord foi direcionada apenas a dois de seus mais de 40 programas de cadastro distintos. Agora que o Hyland IDP se provou eficaz, a organização planeja começar a lançá-lo nos outros programas.

Seamans e seu departamento também estão analisando o que mais pode ser automatizado no processo de cadastro, incluindo a criação de casos, integração com CRM e muito mais.

"O céu é realmente o limite no que podemos fazer com ele", afirmou.