Centro de Pesquisa Langley

O desafio

O NASA Langley Research Center realiza centenas de testes a cada ano, projetados para tornar aeronaves e espaçonaves mais seguras e eficientes. Esses testes (realizados por diferentes equipes de engenheiros, pesquisadores, técnicos, gerentes e clientes) são altamente colaborativos, pois as equipes precisam poder compartilhar ideias e visualizar a documentação de testes umas das outras.

A NASA criou um portal colaborativo interno, o aeroCOMPASS, que permitiu ao Langley criar sites de equipes individuais para compartilhar e comentar documentos, anotações e outros arquivos de pesquisa. Mas, após 10 anos de uso, o software aeroCOMPASS havia se tornado desatualizado e não conseguia mais atender às rigorosas diretrizes de segurança da NASA.

Com mais de 800 locais em uso, a NASA precisou mover o aeroCOMPASS para um novo ambiente de colaboração e gestão de documentos, com a mesma aparência, mas usando uma arquitetura moderna e mais segura.

A solução

O Hyland Alfresco oferece aos usuários da NASA os sites de equipes colaborativas com os quais eles estavam acostumados no aeroCOMPASS, mas com segurança e recursos adicionais. Um painel pessoal permite que os usuários vejam facilmente quais novos documentos, imagens ou vídeos foram adicionados aos sites de seus projetos e em quais tarefas os membros individuais da equipe estão trabalhando.

Em um site de equipe, os usuários podem criar e compartilhar listas de itens e atividades. O código de software de código aberto do Alfresco permitiu que o departamento de TI da NASA personalizasse facilmente a solução para atender às suas necessidades exclusivas. Como a interface de usuário personalizada tem uma aparência familiar para os usuários finais, a adoção da solução foi rápida e fácil.

A plataforma se integra ao sistema de autenticação OpenSSO/OpenAM da NASA, e os usuários podem utilizar a tecnologia de login único para acessar os sites do aeroCOMPASS. Usuários de fora do NASA Langley são convidados a um site da equipe usando o sistema de gestão de contas e autenticação da NASA. Isso permite que o NASA Langley garanta que os usuários tenham as permissões de segurança adequadas para acessar informações confidenciais.

Embora o Alfresco não seja usado para gerenciar informações classificadas, a NASA utiliza a plataforma para dados confidenciais, porém não classificados (SBU). Para esses sites, os gerentes têm a capacidade de personalizar páginas específicas para incluir um banner amarelo brilhante rotulado como "SBU." Isso notifica os usuários de que estão visualizando informações confidenciais.

“A capacidade dos administradores de personalizar no nível do site tem sido útil”, afirmou Dave Cordner, arquiteto chefe de TI do Langley Research Center da NASA. “Temos usuários que são membros de, literalmente, centenas de sites e que estão sempre passando de um para outro. Essa personalização realmente chama a atenção e faz com que eles se lembrem de onde estão".

A diferença

No momento da redação, o repositório do Alfresco armazenava 2,5 TB de informações em sua biblioteca de documentos e tinha mais de 400 usuários com acesso à plataforma, um crescimento de 20% na adoção por usuários desde sua implementação inicial há dois anos.

"Temos usuários entrando no sistema de todas as partes, incluindo pesquisadores, engenheiros da Lockheed Martin e pesquisadores interessados em formar equipes", disse Cordner. "Quando eles voltam ao sistema, todos os seus documentos e pesquisas estão lá esperando por eles."

Outro grande benefício de usar o Alfresco é sua flexibilidade de código aberto e modelo de licenciamento, que alivia os administradores do fardo de ter que gerenciar usuários individuais. Isso economiza tempo e garante que os usuários possam acessar o conteúdo colaborativo quando precisarem.

“Não precisamos gerenciar cada usuário, o que é ótimo”, disse Cordner. "E à medida que nossa taxa de atividade aumenta, podemos atrair com facilidade mais usuários e atualizar nosso pacote de suporte."

No futuro, a organização espera integrar o Alfresco com tecnologias móveis para oferecer melhores recursos remotos e acesso em dispositivos móveis, como iPads, iPhones e tablets Android. O atual ambiente de login único e o processo de autenticação da NASA impedem que os usuários aproveitem os recursos móveis.

“Nossos engenheiros e pesquisadores vêm para a Alfresco por causa do espírito de equipe e da facilidade de colaboração”, disse Cordner. “Eles mantêm seus arquivos pessoais em seus computadores e os documentos da equipe no Alfresco, o que simplifica as coisas e permite que todos sejam mais produtivos.”

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