Administração Federal de Aviação dos EUA

Aproveitando o sucesso

A jornada da FAA para o EDMS começou quando a AIT contratou a NDi para substituir um sistema de gestão de documentos antigo para o Escritório de Regulamentação. A solução resultante, Rulemaking Information Management System (RIMS), utilizou o Alfresco Content Services e o Alfresco Process Services para otimizar a revisão, aprovação e armazenamento de documentos de regulamentação.

Após implementar o RIMS, a NDi identificou uma oportunidade de ajudar a AIT a resolver dois problemas enfrentados pela organização: uma longa lista de solicitações por recursos de gerenciamento de documentos e muitos repositórios dispersos com custos crescentes de manutenção. A NDi se envolveu com a AIT em um serviço corporativo compartilhado que pudesse atender às necessidades dos clientes em toda a FAA.

Novo serviço de gestão de documentos empresariais

A AIT contratou a NDi para planejar e implementar o Alfresco como uma plataforma como serviço (PaaS) na nuvem comunitária pública da AWS por meio do Serviço de Nuvem da FAA. O Alfresco é uma plataforma moderna de serviços compartilhados que oferece múltiplas vantagens, incluindo uma arquitetura modular e nativa da nuvem, suporte a padrões abertos, conteúdo web de código aberto e APIs que desacoplam as aplicações de front-end da plataforma para máxima flexibilidade de longo prazo.

A NDi supervisionou o processo de implementação do EDMS, desde a definição do serviço e a governança até o estabelecimento de uma arquitetura robusta e escalável, até a integração de grupos de usuários ao ambiente de produção. Como contratada do governo por quase 25 anos, a NDi trouxe sua expertise em gerenciamento de programas, análise de negócios, design de experiência do usuário, arquitetura de sistemas, desenvolvimento ágil, DevSecOps, gerenciamento de mudanças e precificação de serviços compartilhados.

Arquitetura PaaS

A NDi estabeleceu uma arquitetura para oferecer suporte a uma oferta de PaaS que dá suporte ao desenvolvimento e à implementação de aplicações baseadas na web. A camada de aplicação do EDMS hospeda recursos em cluster que utilizam serviços corporativos integrados para acesso seguro, criptografia de ponta a ponta e alta disponibilidade. A camada de serviços compartilhados contém diversos serviços, como repositórios centrais, busca, modelagem de conteúdo, indexação, designer de processos e outros expostos por meio de REST APIs. Os serviços de armazenamento são fornecidos e acessados por meio de um serviço de API seguro que utiliza o Amazon Relational Database Service (RDS) para armazenar metadados do sistema e se conecta ao Amazon Simple Cloud Storage Service (S3) para armazenamento de documentos e objetos.

EDMS amadurece e cresce

Cerca de 18 meses após o lançamento do projeto EDMS, a NDi integrou parceiros de negócios com diferentes requisitos de documentos, fluxo de trabalho e interface do usuário provenientes de linhas de negócios internas da FAA.

O Escritório de Regulamentação foi o primeiro cliente do EDMS. Seu sistema RIMS foi integrado em apenas dois dias. Outros clientes do EDMS incluem o FAA Contracting Office, que gerencia contratos em toda a agência, e a linha de negócios de Aeroportos, que mantém milhares de documentos relacionados à segurança, capacidade e condição do sistema aeroportuário dos EUA.

Múltiplos benefícios financeiros

Para um planejamento financeiro e orçamentário eficaz, a NDi desenvolveu um modelo de custos holístico para o EDMS que inclui mão de obra e ativos com base em um pipeline previsto de clientes. A equipe forneceu à agência a confiança, por meio de dados, para tomar a decisão de disponibilizar o serviço.

A consolidação de contratos tem sido outro resultado econômico do EDMS. A FAA tem potencial para obter mais valor de um único Acordo de Licença Empresarial do que de vários contratos menores com múltiplos fornecedores. Além disso, a FAA pode desativar os sistemas legados de gestão de documentos à medida que os clientes são incorporados, o que ajuda a racionalizar o portfólio de aplicativos da agência e a reduzir as despesas de TI.

Forte demanda interna

A NDi continua a apoiar o EDMS com recursos comprometidos com a recepção e engajamento do cliente, produção e o help desk.

Há um pipeline saudável de clientes para integrar ao EDMS, e a NDi está trabalhando com a AIT da FAA para migrar esses clientes corporativos para a plataforma.

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