Destaques da história
Sobre a FAA: Uma agência do governo dos EUA que modernizou sua infraestrutura de TI para entregar soluções de alta qualidade de forma mais rápida e eficiente em toda a organização.
Produto Hyland: Alfresco
Principais conquistas:
- Estabeleceu um serviço de gestão de documentos compartilhados (EDMS) em toda a empresa para atender a diversas necessidades comerciais.
- Reduzimos as despesas de TI e agregamos mais valor ao consolidar vários contratos de fornecedores em um único contrato de licença corporativa.
- Integrei o primeiro cliente na nova plataforma em apenas dois dias, demonstrando uma implementação rápida e eficiente.
- Criou um modelo de custos holístico para um planejamento financeiro e orçamentário eficaz, fornecendo confiança baseada em dados para as decisões de serviço.
Para os órgãos governamentais, os serviços compartilhados de TI são uma estratégia comprovada para fornecer soluções de alta qualidade com mais rapidez e eficiência. Um exemplo disso: o serviço corporativo compartilhado de gestão de documentos (EDMS) da Administração Federal de Aviação (FAA), sob a organização Office of Information and Technology (AIT) da FAA, foi criado tendo em mente o uso amplo em toda a organização, economias de escala e economias de custo e tempo.
Impulsionado pela Alfresco, o EDMS incorpora a visão dos serviços compartilhados de TI.
O "EDMS" é um serviço compartilhado para ajudar os parceiros de negócios da agência a planejar e satisfazer suas necessidades comerciais. Esse sucesso é atribuído a um foco inicial no planejamento de serviços de ponta a ponta, governança e padronização, com foco na adoção corporativa", disse Carmen Marco, SVP de serviços de experiência digital na empresa de serviços profissionais Network Designs, Inc. (NDi).
Aproveitando o sucesso
A jornada da FAA para o EDMS começou quando a AIT contratou a NDi para substituir um sistema de gestão de documentos antigo para o Escritório de Regulamentação. A solução resultante, Rulemaking Information Management System (RIMS), utilizou o Alfresco Content Services e o Alfresco Process Services para otimizar a revisão, aprovação e armazenamento de documentos de regulamentação.
Após implementar o RIMS, a NDi identificou uma oportunidade de ajudar a AIT a resolver dois problemas enfrentados pela organização: uma longa lista de solicitações por recursos de gerenciamento de documentos e muitos repositórios dispersos com custos crescentes de manutenção. A NDi se envolveu com a AIT em um serviço corporativo compartilhado que pudesse atender às necessidades dos clientes em toda a FAA.
Novo serviço de gestão de documentos empresariais
A AIT contratou a NDi para planejar e implementar o Alfresco como uma plataforma como serviço (PaaS) na nuvem comunitária pública da AWS por meio do Serviço de Nuvem da FAA. O Alfresco é uma plataforma moderna de serviços compartilhados que oferece múltiplas vantagens, incluindo uma arquitetura modular e nativa da nuvem, suporte a padrões abertos, conteúdo web de código aberto e APIs que desacoplam as aplicações de front-end da plataforma para máxima flexibilidade de longo prazo.
A NDi supervisionou o processo de implementação do EDMS, desde a definição do serviço e a governança até o estabelecimento de uma arquitetura robusta e escalável, até a integração de grupos de usuários ao ambiente de produção. Como contratada do governo por quase 25 anos, a NDi trouxe sua expertise em gerenciamento de programas, análise de negócios, design de experiência do usuário, arquitetura de sistemas, desenvolvimento ágil, DevSecOps, gerenciamento de mudanças e precificação de serviços compartilhados.
O EDMS é um serviço compartilhado para ajudar os parceiros de negócios da agência a planejar e atender às suas necessidades de negócios. Esse sucesso é atribuído a um foco inicial no planejamento de serviços de ponta a ponta, governança e padronização, com foco na adoção corporativa.
— Carmen Marco, Vice-presidente sênior, Experiência Digital, Network Designs, Inc.
Arquitetura PaaS
A NDi estabeleceu uma arquitetura para oferecer suporte a uma oferta de PaaS que dá suporte ao desenvolvimento e à implementação de aplicações baseadas na web. A camada de aplicação do EDMS hospeda recursos em cluster que utilizam serviços corporativos integrados para acesso seguro, criptografia de ponta a ponta e alta disponibilidade. A camada de serviços compartilhados contém diversos serviços, como repositórios centrais, busca, modelagem de conteúdo, indexação, designer de processos e outros expostos por meio de REST APIs. Os serviços de armazenamento são fornecidos e acessados por meio de um serviço de API seguro que utiliza o Amazon Relational Database Service (RDS) para armazenar metadados do sistema e se conecta ao Amazon Simple Cloud Storage Service (S3) para armazenamento de documentos e objetos.
EDMS amadurece e cresce
Cerca de 18 meses após o lançamento do projeto EDMS, a NDi integrou parceiros de negócios com diferentes requisitos de documentos, fluxo de trabalho e interface do usuário provenientes de linhas de negócios internas da FAA.
O Escritório de Regulamentação foi o primeiro cliente do EDMS. Seu sistema RIMS foi integrado em apenas dois dias. Outros clientes do EDMS incluem o FAA Contracting Office, que gerencia contratos em toda a agência, e a linha de negócios de Aeroportos, que mantém milhares de documentos relacionados à segurança, capacidade e condição do sistema aeroportuário dos EUA.
Múltiplos benefícios financeiros
Para um planejamento financeiro e orçamentário eficaz, a NDi desenvolveu um modelo de custos holístico para o EDMS que inclui mão de obra e ativos com base em um pipeline previsto de clientes. A equipe forneceu à agência a confiança, por meio de dados, para tomar a decisão de disponibilizar o serviço.
A consolidação de contratos tem sido outro resultado econômico do EDMS. A FAA tem potencial para obter mais valor de um único Acordo de Licença Empresarial do que de vários contratos menores com múltiplos fornecedores. Além disso, a FAA pode desativar os sistemas legados de gestão de documentos à medida que os clientes são incorporados, o que ajuda a racionalizar o portfólio de aplicativos da agência e a reduzir as despesas de TI.
Forte demanda interna
A NDi continua a apoiar o EDMS com recursos comprometidos com a recepção e engajamento do cliente, produção e o help desk.
Há um pipeline saudável de clientes para integrar ao EDMS, e a NDi está trabalhando com a AIT da FAA para migrar esses clientes corporativos para a plataforma.
