BentallGreenOak
Empresa de desenvolvimento imobiliário constata retorno de $1 milhão do investimento em automação do departamento de contas a pagar (CP).
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Embora a equipe de contas a pagar da BentallGreenOak fizesse o possível para gerenciar 9 mil fornecedores e mil faturas em papel todos os dias, o grande volume de documentos que passavam pela organização era uma grande sobrecarga. A implementação de soluções de software corporativas da Hyland ajudou a BentallGreenOak a otimizar o processo de contas a pagar em toda a empresa, acelerando o ciclo de pagamento e economizando US$ 1 milhão anualmente.
Identificar uma oportunidade
A BentallGreenOak é a principal organização de consultoria e serviços imobiliários do Canadá, atendendo a grandes investidores institucionais e privados, fornecendo uma variedade de serviços de gestão de ativos, gestão de imóveis, locação e desenvolvimento para clientes que representam mais de US$ 22 bilhões em investimentos imobiliários.
O gerenciamento de processos de contas a pagar em 50 escritórios era um processo demorado e com diversas etapas que envolvia várias mesas, mensageiros e escritórios. Ao longo do processo, os funcionários tiravam várias cópias para manter os registros, criando um ambiente com papelada duplicada, entrada de dados redundante, incapacidade de rastrear faturas e um tempo de resposta de até 30 dias.
"Processar faturas de mesa em mesa com várias pessoas tocando e inserindo as mesmas informações era bastante lento e oneroso para nossa equipe de pagamento", disse Ben Adams, diretor de processos comerciais da BentallGreenOak.
Vendo uma oportunidade de melhorar e exercer mais controle sobre o processo de fatura, a equipe de gerenciamento implementou o Perceptive Content da Hyland, uma solução de gestão de documentos, imagem e workflow, bem como o Brainware, uma solução de captura inteligente.
"Escolhemos o Perceptive Content porque ele nos oferece uma solução automatizada que se integra ao JD Edwards, melhora a qualidade dos dados de transações e é fácil de usar", disse Adams.
“Com o Brainware, podemos capturar uma fatura em um local pela manhã e emitir um cheque em nossa sede à tarde. Isso nunca era possível com um processo de mesa a mesa.”
— Ben Adams, diretor de processos comerciais da BentallGreenOak
Acelerar o processo
A BentallGreenOak otimizou seu processo de contas a pagar do início ao fim, reduzindo semanas do ciclo de pagamento. Os dados das faturas agora são capturados em cada local, codificados e encaminhados eletronicamente para aprovação, acelerando o processo em todas as etapas.
“Com o Brainware, podemos capturar uma fatura em um local pela manhã e emitir um cheque em nossa sede à tarde”, conta Adams. “Isso nunca era possível com um processo de mesa a mesa.”
Com os recursos de automação do Brainware, a BentallGreenOak pode processar grandes volumes de faturas e transações com menos funcionários. A empresa não só conseguiu eliminar esforços redundantes e realocar recursos, como também pode acessar relatórios sobre o desempenho dos funcionários.
Acelerar o processo
A BentallGreenOak otimizou seu processo de contas a pagar do início ao fim, reduzindo semanas do ciclo de pagamento. Os dados das faturas agora são capturados em cada local, codificados e encaminhados eletronicamente para aprovação, acelerando o processo em todas as etapas.
“Com o Brainware, podemos capturar uma fatura em um local pela manhã e emitir um cheque em nossa sede à tarde”, conta Adams. “Isso nunca era possível com um processo de mesa a mesa.”
Com os recursos de automação do Brainware, a BentallGreenOak pode processar grandes volumes de faturas e transações com menos funcionários. A empresa não só conseguiu eliminar esforços redundantes e realocar recursos, como também pode acessar relatórios sobre o desempenho dos funcionários.
Maior visibilidade
Adams contou que outra vantagem da solução é a visibilidade aprimorada de faturas e os recursos de geração de relatórios. Os usuários podem consultar as faturas quando necessário, independentemente de onde os documentos estão no processo, eliminando o desperdício de fazer cópias antes de encaminhar os documentos.
“Não existe mais fatura perdida”, conta Adams.
“Os usuários autorizados podem consultar o Perceptive Content para ver onde as faturas estão no processo e tomar medidas, se necessário.”
Um sistema baseado em papel pode levar a disputas sobre faturas, mas as trilhas de auditoria no Perceptive Content eliminam dúvidas sobre quem fez o quê. Os aprovadores veem não apenas a fatura, mas exatamente onde ela está sendo codificada e todos os detalhes, quais ações foram tomadas, quando e por quem.
Gestão de contratos e obrigações
O Perceptive Content também ajuda a BentallGreenOak a cumprir e gerenciar suas obrigações contratuais. Os contratos são armazenados eletronicamente e, conforme as datas finais se aproximam para determinadas obrigações ou outros eventos definidos, os alertas são enviados automaticamente aos gerentes de ativos por e-mail para revisar o contrato e tomar medidas. O uso da solução garante que os gerentes de ativos não percam os acordos contratuais porque os contratos não foram obtidos manualmente de um gabinete de arquivos.
Principais benefícios
A implementação do Perceptive Content e do Brainware proporcionou uma forma de a BentallGreenOak economizar uma quantia significativa de dinheiro em toda a organização. Embora a empresa tenha instituído melhorias drásticas nos processos e investido em tecnologia complexa, a organização obteve o retorno de todo o investimento em apenas 11 meses. A BentallGreenOak calcula uma economia de US$ 1 milhão por ano.
“O maior benefício das soluções da Hyland para a BentallGreenOak é que elas nos permitem economizar um milhão de dólares anualmente por meio da criação de eficiências e otimizações nos nossos processos de CP”, disse Adams.