En quoi la gestion de contenu d'entreprise et la gestion des cas simplifient les prêts

Les prêts immobiliers semi-automatisés gagnent en qualité

Le diagramme ci-dessus illustre l'intégralité du cycle de vie des prêts immobiliers : montage, traitement, financement, mise en place et gestion du prêt (gestion courante et recouvrement). Les processus et la technologie sont gérés au milieu, tout comme les interactions entre les activités du client et celles de l'organisme de prêt.

La plupart des sociétés de prêt immobilier ont partiellement automatisé les processus montrés ci-dessus. Bien que l'approche de l'automatisation varie d'un organisme de prêt à l'autre, la demande de prêt constitue souvent le point de départ. Beaucoup commencent à recueillir les premières données des solliciteurs en ligne, un processus facile à automatiser.

Ces dernières années, le secteur a largement œuvré à la transformation numérique du système de traitement des prêts dans de nombreux domaines. Tout d'abord, les formulaires de consentement avec signature électronique et les divulgations initiales liées aux prêts immobiliers sont de plus en plus répandus. Ensuite, lors du traitement des prêts, certains organismes de prêt scannent tout ou partie des documents, tandis que d'autres en scannent quelques-uns ou aucun, à moins qu'ils ne soient reçus par voie électronique. Enfin, les documents justifiant des revenus, des actifs, des obligations et de l'identité de l'emprunteur sont de plus en plus transmis dans des formats de données qui ne nécessitent plus de saisie manuelle, souvent par des tiers de confiance.

Pendant ce temps, les données pénètrent dans le système de montage de prêt et en ressortent, et les gestionnaires et assureurs du prêt ont tendance à déplacer les documents manuellement alors que les processus du système s'exécutent. Les organismes de prêt ont pris des mesures pour fournir un accès numérique sécurisé aux documents et aux statuts de traitement des prêts, comme l'étude de la demande et les documents d'octroi préliminaires. Les signatures numériques de prêts en personne (dans une agence, une société de vérification des titres de propriété ou un cabinet d'avocats) sont de plus en plus répandus, bien que le volume de signatures sur papier reste élevé en comparaison.

Cependant, les documents papier ou non lisibles par une machine restent l'une des principales sources d'inefficacité du traitement.

Primo, un grand nombre des données requises pour prendre une décision concernant la demande de prêt sont intégrées aux documents de suivi fournis ultérieurement par le solliciteur. Secundo, la plupart des documents proviennent de sources hétérogènes dans des formats divers et variés, non standard, à différentes étapes du processus, et des données peuvent manquer ou ne pas correspondre à celles du système de montage de prêt. Tertio, les documents papier sont souvent photocopiés ou transmis via e-mail, mais si leur contenu est modifié, il n'existe aucun mécanisme permettant à l'ensemble des collaborateurs d'en recevoir la version à jour.

Dans cet environnement semi-automatisé, difficile de procéder à une numérisation complète des documents. C'est là qu'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) intervient. La solution adéquate offre aux organismes de prêt des fonctions de gestion des cas et une intégration entre le système de montage des prêts et la plateforme ECM, favorisant ainsi leur transition numérique complète.

Prêts immobiliers entièrement numériques

Le diagramme ci-dessus, représentant le cycle de vie des prêts immobiliers entièrement numériques, résume comment une gestion dynamique des cas permet de gérer le workflow des employés chargés des prêts, en intégrant dans l'ECM centré sur les documents : des systèmes d'octroi de prêts en back office, des systèmes de gestion et des points de vente orientés données. Dans la pratique, de nombreux sous-systèmes s'intègrent aux systèmes de base et au système de gestion des cas pour réaliser un prêt numérique de bout en bout.

Par exemple, le processus numérique d'octroi d'un prêt peut se réaliser à distance, dans une agence ou dans un autre lieu. Certaines sociétés de prêt immobilier ajoutent des fonctions de notarisation mobile aux signatures de prêts, qui supposent l'identification et l'authentification de l'emprunteur au cours du processus de signature.

Dans tous les cas, ces systèmes créent et distribuent à tous les participants des documents numériques de manière sécurisée. À l'issue de la signature, les documents numériques sont envoyés au système ECM ou à une autre archive de documents numériques.

En intégrant la gestion des cas aux systèmes de base, l'efficacité est nettement supérieure à l'utilisation de systèmes déconnectés de traitement des prêts, où la personne en charge du traitement utilise deux écrans pour saisir les données d'un document statique dans le système d'octroi de prêts ou dans le système de gestion. La gestion des cas tire parti d'une interface de programmation d'application (API) ou d'une intégration de services Web, d'un logiciel de gestion des processus métier (BPM), des fonctions configurables d'un système de gestion des règles métier (BRMS), d'analyses et de modèles de création de tâches, permettant ainsi aux sociétés de prêt immobilier d'améliorer leur gestion des tâches non structurées.

Les prêts immobiliers reposent sur un processus dynamique, non structuré et hautement documenté, et leur traitement nécessite d'importants volumes de données et de documents. Les documents nécessaires varient également en fonction du type de prêt, de l'état de la propriété, de l'investisseur et d'autres facteurs. Dans cet environnement dynamique, la gestion des cas peut automatiser la combinaison correcte des documents requis pour chaque prêt et ce, en effectuant une synchronisation avec le système d'octroi de prêts et le système de gestion des documents, produisant ainsi des ensembles de documents par produit, état et investisseur.

Prochaines étapes

Les sociétés de prêt immobilier ont besoin d'un plan d'action pour concevoir et déployer un système de déblocage des fonds qui permette de mettre en place un workflow de gestion des données et des documents numériques après la souscription. Au moment d'évaluer la manière d'automatiser la mise en place et la gestion des prêts, elles doivent tenir compte de trois mesures clés :

1. Hiérarchiser les objectifs

Évaluez et classez vos objectifs stratégiques pour votre activité de gestion. Déterminez les processus de gestion qui offrent les meilleures opportunités de remaniement.

2. Évaluer les systèmes et les processus

Déterminez la meilleure façon de remanier ces processus. Faites le point sur les capacités dont vous disposez aujourd'hui et identifiez les lacunes ou les besoins en vue d'optimiser les processus de gestion ciblés. Évaluez également les technologies dans lesquelles vous avez déjà investi et qui peuvent être réutilisées ou élargies.

3. Planifier

Identifiez et définissez clairement vos critères de réussite ainsi que la rentabilité de vos projets initiaux. Réfléchissez en outre à la possibilité de tirer parti d'un investissement unique pour l'appliquer à d'autres processus.

Afin de fournir le service que les consommateurs attendent à l'ère numérique, vous devez vous appuyer sur des solutions innovantes qui vous apportent les outils dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. C'est pourquoi la gestion de contenu d'entreprise et la gestion des cas sont si importantes.