O que é software de Recursos Humanos (RH)?

O software de RH é uma solução digital que ajuda as organizações a otimizar processos relacionados a RH, como gerenciamento de informações de funcionários e encaminhamento de documentos.

O software de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) aumenta a eficiência com que as equipes de RH operam. Isso é feito por meio de workflows automatizados, ferramentas colaborativas e um banco de dados de arquivos centralizado.

Esses sistemas de informações de RH são o padrão para empresas em rápido crescimento que precisam armazenar dados confidenciais de funcionários com segurança, manter a conformidade com os regulamentos e aumentar a produtividade de seus profissionais de RH no dia a dia.

O software de RH desempenha um papel importante na melhoria da eficiência administrativa e na segurança das informações dos funcionários.

O sistema de gerenciamento de RH certo permite que toda a sua força de trabalho de RH mantenha o controle completo dos dados dos funcionários e acelere as análises ou aprovações de documentos com a automação de workflows.

Os sistemas de RH baseados em nuvem, em particular, promovem acesso com autoatendimento para usuários corporativos com as permissões adequadas. Isso significa que as equipes de RH podem localizar, visualizar, editar, compartilhar, assinar e colaborar em arquivos de qualquer lugar do mundo — sem ter de esperar semanas para que sua solicitação seja aprovada.

Sem a solução certa, as equipes de RH terão dificuldade para lidar com requisitos legais recém-introduzidos, processos de recrutamento ou integração demorados e workflows de documentos.

As principais melhorias para a eficiência organizacional incluem:

Centralização das informações de RH

Embora muitos profissionais de RH se contentem em armazenar documentos em gabinetes de arquivo ou em seus próprios computadores, essa não é a melhor solução para organizações em rápido crescimento. Conforme os arquivos dos funcionários se acumulam, fica cada vez mais difícil para as equipes de RH procurarem o que precisam — principalmente se eles permanecerem espalhados pelos sistemas, mesas e caixas de entrada.

Muitas empresas recorreram ao gerenciamento de arquivos de funcionários com base na nuvem pela conveniência, acessibilidade e vantagens de custo que reduzem os riscos de dados não estruturados. Um sistema de RH eficaz consolidará a documentação crucial em um só lugar, para que as equipes possam recuperar os arquivos instantaneamente e tomar decisões mais informadas e rápidas.

Captura e digitalização eletrônica de informações

O melhor software de RH vai muito além do armazenamento de arquivos de funcionários. Com a ajuda de ferramentas de captura de dados , as organizações podem processar e registrar os dados recebidos — acelerando os processos de RH desde o início.

Isso pode ser muito útil para empresas que precisam digitalizar a papelada, bem como para departamentos de RH que precisam capturar dados como informações de contato de funcionários, registros de treinamento e informações de folha de pagamento. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) também pode ser usada para digitalizar documentos e imagens, tornando-os pesquisáveis e facilmente acessíveis.

Simplificando os workflows de RH com automação

Quando os documentos precisam ser encaminhados para revisão, pode ser necessário muito tempo e esforço para localizar as pessoas certas e obter seu feedback. Com um workflow automatizado, tudo isso pode ser feito com o mínimo de supervisão manual e sem os riscos de gargalos administrativos.

Os workflows automatizados também podem ajudar a garantir que todas as aprovações necessárias sejam obtidas antes que o documento seja divulgado para possíveis candidatos, novos contratados ou funcionários existentes. Ao automatizar tarefas e rastrear o status de cada documento, a contratação, a integração ou outros processos relacionados ao RH podem ser concluídos de forma rápida e eficiente.

Colaborando em documentos atualizados

As equipes de RH precisam editar e compartilhar documentos diariamente, seja com funcionários de uma organização ou com usuários externos. Se a única maneira de colaborar nas revisões de documentos for por meio de anexos de e-mail e ferramentas de edição de arquivos diferentes, os profissionais de RH ficarão com muitos sistemas caros para atualizar e processos ad hoc confusos para manter.

O sistema de gerenciamento de RH certo implanta controle de versão e rastreamento de histórico para manter todos no caminho certo. Vários funcionários de RH podem trabalhar no mesmo documento mestre — eliminando a necessidade de criar documentos duplicados e, consequentemente, mantendo as informações cruciais em um só lugar. Tudo isso promove mais transparência nos processos de criação e edição de documentos, para que as equipes possam ter controle de ponta a ponta sobre o ciclo de vida dos documentos de RH.

Melhoria da conformidade

Os requisitos de retenção em rápida mudança e os regulamentos federais tornarão qualquer forma de manipulação de arquivo um desafio. As equipes de RH agora exigem o padrão ouro em software para ajudá-las a aderir à coleta, armazenamento, retenção, distribuição e destruição de dados compatíveis.

Um sistema de gestão de documentos de funcionários deve ser capaz de impor cronogramas adequados de retenção de documentos. Ele deve ser capaz de manter os dados confidenciais dos funcionários (formulários fiscais, holerites, prontuários médicos etc.) seguros e contabilizados no caso de uma auditoria ou ação legal.

Proteção de dados confidenciais de funcionários contra riscos de segurança

Uma enorme quantidade de dados confidenciais de funcionários está sob o controle dos departamentos de RH. É crucial adotar medidas de proteção de dados em todas as etapas do processo de gestão de documentos. A segurança dos documentos deve ser implementada quando os arquivos dos funcionários estão em repouso, em trânsito ou em uso.

A implantação de um sistema seguro de gerenciamento de recursos humanos significa que as informações críticas de seus funcionários estão protegidas contra as mais recentes ameaças de segurança e vulnerabilidades de dados. Os recursos de segurança integrados podem incluir:

• Controles de permissão que regulam e restringem o acesso do usuário a informações confidenciais

• Políticas de senha fortes para proteção contra violações de dados

• Assinaturas digitais para notificar equipes sobre revisões não autorizadas de documentos

Economia no custo da burocracia e das ineficiências

Quando os processos de RH são manuais, baseados em papel e inconsistentes, as ameaças relacionadas à segurança, à conformidade e aos custos estão por toda parte. Quando o tratamento inadequado de arquivos leva à violação não intencional de má conduta no local de trabalho e das leis de privacidade de dados, isso pode resultar em multas significativas, exigindo o uso de uma boa plataforma de serviços de conteúdo.

A decisão de mudar de operações de RH baseadas em papel para gestão de documentos digitais é econômica. Sua equipe economiza tempo e sua empresa gasta menos com equipamentos, suprimentos e impressão. Ter a gestão correta da retenção de documentos também minimizaria ainda mais os riscos de distrações e erros manuais em todas as atividades de monitoramento de conformidade.

Criar melhores experiências para os funcionários

Uma equipe de RH equipada com as soluções certas será capaz de gerenciar e reter o recurso mais valioso de uma organização: seu talento.

Ferramentas de automação dinâmicas impulsionarão a eficiência dos workflows de integração – para que os novos contratados tenham as políticas da empresa e os documentos relevantes prontamente disponíveis desde o primeiro dia. Ao mesmo tempo, os gerentes de RH podem acompanhar todo o processo de integração de novos funcionários em um único local.

Aumento da produtividade com integrações perfeitas

Processos de RH confusos e ad hoc em suas organizações significam que suas equipes devem:

• Alternar constantemente entre aplicativos: os profissionais de RH não têm escolha a não ser deixar sua plataforma central de sistemas de informações de recursos humanos (HRIS) se precisarem pesquisar um arquivo, preencher um formulário ou editar documentos

• Realizar entrada duplicada de dados: os usuários devem inserir novamente os mesmos formulários de dados em cada sistema de RH para manter as informações dos funcionários atualizadas

• Verificar manualmente as informações: as alterações não estão sendo rastreadas adequadamente e as equipes de RH devem confirmar manualmente a relevância de todos os documentos armazenados dos funcionários

A implantação de soluções integradas permite que a equipe de RH acesse todos os arquivos pessoais a partir de uma plataforma central de RH. O fornecedor certo se integra à maioria dos ERPs, HRIS, HCM e outros sistemas de RH sem a necessidade de programação personalizada.

Apoio a iniciativas de recuperação de desastres

Sua organização não pode se dar ao luxo de perder dados essenciais devido a falhas no sistema de TI, exclusões acidentais ou até mesmo desastres naturais.

Um HRIS equipado com soluções de recuperação de desastres protege as equipes de RH contra perdas irrecuperáveis de informações dos funcionários. Ele replica seu ambiente de computação (dados, sistemas, aplicativos relacionados a RH etc.) e o torna acessível caso seu ambiente de TI principal fique inativo. No caso de um desastre, as equipes de RH podem continuar a acessar informações cruciais em um site seguro enquanto os procedimentos de recuperação são realizados.

Quer você seja um profissional de RH ou um líder em busca da solução de software de RH certa, é importante entender como cada tipo de sistema de recursos humanos pode beneficiá-lo.

Veja a seguir alguns dos tipos mais comuns de software de RH:

Sistemas de informações de recursos humanos (HRIS)

Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) armazena dados relacionados aos funcionários e é amplamente utilizado por profissionais de RH para tomar decisões informadas sobre processos de contratação, treinamento e remuneração. Um HRIS armazena dados de funcionários, como:

• Informações pessoais (nomes completos, endereços residenciais, datas de nascimento dos funcionários etc.)

• Detalhes de emprego, como data de início, detalhes de salário e experiência profissional

• Métricas de desempenho, como cursos de treinamento frequentados

• Benefícios oferecidos aos funcionários, como seguro médico e planos de aposentadoria

Sistemas de gestão de recursos humanos

O fator diferenciador dos sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) de outras soluções de RH é o seu foco no talento e na eficiência de custos. Ao automatizar tarefas e armazenar dados de funcionários em um só lugar, o HRMS pode melhorar a forma como sua organização gerencia seus funcionários e processos. Isso facilita a localização de informações importantes sobre os funcionários quando você precisa delas, reduz a papelada e economiza tempo em geral.

A folha de pagamento é uma das funções mais importantes desempenhadas pelo HRMS. Ele automatiza esse processo calculando salários com base em fatores como habilidades, experiência, bônus e outros benefícios recebidos por um funcionário de seu empregador em troca de serviços prestados.

Gerenciamento de capital humano

Quando os funcionários se sentem valorizados no trabalho, é mais provável que permaneçam na organização por longos períodos. As soluções de gerenciamento de capital humano (HCM) visam maximizar o valor do capital humano e a sua contribuição para o desempenho organizacional. Ele apoia uma ampla gama de atividades, incluindo aprendizagem, desenvolvimento e retenção de talentos.

As soluções HCM ajudam as empresas a criarem confiança entre os funcionários e a liderança, fornecendo-lhes informações transparentes sobre o seu desempenho ao longo do tempo. Isso os ajuda a tomar decisões informadas sobre onde desejam chegar em sua trajetória profissional e como desejam chegar lá, alinhando seus objetivos pessoais com os da empresa.

Sistemas de rastreamento de candidatos (ATS)

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) é um aplicativo de software que automatiza o processo de recrutamento. Ele gerencia todo o processo de contratação do início ao fim, desde a seleção de candidatos e a triagem deles até as ofertas de emprego e integração de novos funcionários.

Plataformas ATS permitem que as equipes de RH automatizem a publicação de vagas em vários sites para agendar entrevistas com candidatos qualificados. O software também gerencia informações relacionadas a diferentes candidatos em um único local. Isso torna mais fácil para os gerentes de RH compararem os candidatos entre si e escolher o melhor para uma função específica.

Sistemas de folha de pagamento

A folha de pagamento pode ser uma tarefa demorada, principalmente quando sua organização está se expandindo rapidamente. Um sistema de folha de pagamento é um programa que automatiza o processo de cálculo, processamento e distribuição da folha de pagamento dentro do prazo. Um sistema de folha de pagamento pode ser usado para calcular as horas dos funcionários, determinar o pagamento e gerar contracheques para os funcionários.

Também pode ser usado para gerenciar:

• retenções fiscais

• deduções salariais

• prêmios do plano de saúde

• contribuições de aposentadoria 401(k)

O OnBase oferece às equipes de RH acesso seguro e imediato às informações. As organizações podem economizar tempo na busca de dados críticos dos funcionários, melhorar a segurança e combinar as atividades de conformidade regulatória armazenando eletronicamente os documentos dos funcionários de maneira centralizada em uma única plataforma de serviços de conteúdo baseada em nuvem.

O OnBase otimiza o gerenciamento de RH ao:

• garantir a segurança dos arquivos e dados de funcionários

• apoiar os esforços de conformidade organizacional e legal

• automatizar os processos de aquisição e monitoramento de registros de conformidade de políticas e procedimentos

• eliminar o processamento de papel

• habilitar o RH para responder rapidamente às solicitações de funcionários

• permitir que funcionários de RH foquem em iniciativas de alto valor, como retenção de funcionários e desenvolvimento profissional