Gerenciamento, atendimento e regulamentação de solicitações de registros públicos com automação de fluxo de trabalho

O acesso aos registros públicos é o pilar de um governo aberto e transparente.

No entanto, o processamento manual de solicitações em papel e a criação de correspondência de resposta não são apenas demorados e caóticos, mas também podem causar frustração quando as respostas atrasam ou são incompletas.

Uma vez recebidas, acompanhar e distribuir solicitações torna-se um desafio: revisar longas sequências de e-mail, fazer ligações e procurar documentos.

Os sistemas de acompanhamento consiste normalmente em somente planilhas que exigem entrada manual de dados e consomem ainda mais o tempo da equipe.

Com a solução Public Records Request Management da Hyland é possível simplificar e automatizar o processo de envio e atendimento de solicitações.

Desde recursos de solicitação on-line e pesquisas abrangentes de registros até a entrega digital, a Hyland aprimora o processo do início ao fim.

Simplifique e automatize o processo de gerenciamento de solicitações

Mais do que nunca, as autoridades governamentais estaduais e locais sentem a necessidade de facilitar o acesso aos registros públicos, mas se deparam com diversas exigências para atender às solicitações.

A plataforma de serviços de conteúdo da Hyland simplifica o processo de solicitação, proporcionando o envio de solicitação baseado na web

Os principais recursos são:

• Simplificação e automatização do processo de gerenciamento de solicitações
• Viabilização de pesquisa abrangente para atendimento de solicitações
• Capacitação de usuários para compartilhar, mantendo o controle
• Melhoria da transparência do processo para uma melhor experiência para os cidadãos

Quer sejam enviadas on-line ou por outros métodos, todas as solicitações entram em um fluxo de trabalho e são automaticamente encaminhadas ao departamento correto para análise, atribuição e atendimento.

Após a busca dos registros solicitados, a plataforma compila os documentos e os arquiva em um portal on-line centralizado para buscas. Isto acelera os tempos de atendimento, proporciona acesso prático para os cidadãos e poupa o tempo valioso dos funcionários, tudo isso cumprindo as obrigações legais.

E como isso elimina o papel, a solução de serviços de conteúdo acompanha automaticamente as solicitações sem a necessidade de nenhuma entrada manual de dados. Isso libera tempo da equipe para atendimento de mais solicitações e outras tarefas.

Viabilize a pesquisa abrangente para atendimento de solicitações

Com a plataforma de serviços de conteúdo da Hyland como seu repositório de registros, você pode também promover a melhoria constante da pesquisa.

A Hyland oferece uma variedade de ferramentas de pesquisa para identificar possíveis registros necessários para concluir solicitações.

As buscas de texto completo e por palavra-chave permitem a localização fácil de documentos, independentemente de se conhecerem ou não títulos ou datas dos documentos.

Com o aprimoramento da sua capacidade de encontrar registros, a Hyland ajuda a garantir que você atenda todas as solicitações da forma mais completa possível. Além disso, com ferramentas de cobertura, você protege todos os dados sensíveis ou confidenciais dos documentos antes de entregar a solicitação.

O software de busca corporativa da Hyland ajuda a superar o desafio de buscar registros em vários repositórios diferentes.

A busca corporativa oferece uma maneira única, central e eletrônica de pesquisar em todos os seus locais de conteúdo, como:

• Sistemas de e-mail
• Compartilhamentos de rede
• Intranets
• Bancos de dados
• SharePoint

Capacite os usuários a compartilhar, mantendo o controle

A colaboração e a consulta com outras instituições ou organizações é um aspecto crítico do cotidiano do governo.

O ShareBase by Hyland é um produto para sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos (EFSS) que oferece compartilhamento seguro baseado em nuvem, dentro e fora de sua instituição, possibilitando um trabalho em conjunto melhor.

Compartilhe arquivos com segurança e confiança, além de controlar visualizações, downloads e alterações nos arquivos compartilhados.

Dessa forma, sua instituição sempre manterá a propriedade e o controle sobre o que compartilhar. O ShareBase permite também que você compartilhe respostas, inclusive documentos, imagens, arquivos de áudio e vídeo grandes e pequenos com facilidade e tenha registros totalmente auditáveis da datas em que esses arquivos foram enviados e consultados.

A solução Public Records Request Management da Hyland simplifica o envio e o atendimento de solicitações. Desde recursos de solicitação online e pesquisas abrangentes de registros até a entrega digital, a Hyland aprimora o processo do início ao fim.

Melhore a transparência do processo para criar uma experiência melhor para os cidadãos

O atendimento às solicitações de registros públicos é uma responsabilidade legal importante para instituições governamentais estaduais e locais, portanto a capacidade de rastrear e gerar relatórios quanto ao atendimento de solicitações é fundamental.

A solução de serviços de conteúdo da Hyland com ferramentas de automação de fluxo de trabalho ajuda a atender a esses requisitos de conformidade gerenciando o roteamento, o tempo e a escalação de tarefas.

Com a automação do fluxo de trabalho, você pode notificar a equipe sobre a aproximação dos prazos finais de atendimento de solicitações, para que eles as priorizem.

Além disso, a automação do fluxo de trabalho apresenta painéis de relatórios que descrevem e identificam gargalos, permitindo que você veja relatórios de qualquer solicitação.

Os painéis apresentam vários tipos de informações, incluindo solicitações em aberto, tipos de solicitação, departamentos atribuídos, entre outros, permitindo um melhor gerenciamento de tarefas e maior visibilidade dos gargalos que retardam o atendimento.

As ferramentas de automação de workflow também permitem rastrear e armazenar todas as informações relacionadas a uma solicitação, portanto, sempre que surgir uma auditoria, será fácil demonstrar que sua instituição concluiu as solicitações dentro dos prazos exigidos.

Independentemente dos desafios nas solicitações de registros públicos, a plataforma de serviços de conteúdo da Hyland oferece uma ampla gama de ferramentas para melhorar todo o processo.

Além disso, oferece a transparência e a velocidade que os cidadãos esperam no atendimento de solicitações e no recebimento de registros.