Histórias de sucesso: Como a Hyland ajuda as equipes de RH a inovar e automatizar
Descubra como esses departamentos de RH melhoraram o engajamento dos funcionários e superaram os principais desafios com a automação de processos.
Automatizar e modernizar os fluxos de trabalho de recursos humanos (RH) pode aumentar a eficiência, a colaboração e a produtividade, além de ajudar as organizações a manter a conformidade com as regulamentações.
De acordo com a pesquisa da IDC, fluxos de trabalho modernos e centrados no conteúdo podem proporcionar vantagens substanciais para as organizações.
40% dos entrevistados citaram aumento de visibilidade, auditabilidade e responsabilidade, o que resultou em maior segurança e conformidade
37% afirmaram que a tomada de decisões melhorou
36% citaram a melhoria da satisfação e do envolvimento dos clientes
33% mencionaram o aumento da satisfação e do engajamento dos funcionários
Sua equipe de RH ainda depende de processos manuais ineficientes? Nós podemos ajudar.
Os fluxos de trabalho empacotados da Hyland para processos de back office, ferramentas de baixo código e integrações empresariais perfeitas capacitam as equipes de RH com automação de processos orientada por IA.
Aqui estão apenas alguns exemplos:
Toyota Motor América do Norte
Caso de uso: gerenciamento de arquivos de funcionários
Desafios que eles enfrentaram:
A Toyota Motor North America precisava economizar tempo no recebimento de informações dos funcionários e otimizar os processos de auditoria da documentação necessária. A gigante automotiva tinha conteúdo “espalhado entre muitas áreas, em vários sistemas, em vários locais”, disse Ervin Campbell, Gerente de Sistemas de Recursos Humanos.
Quando a equipe de RH recebia uma solicitação dos departamentos jurídico ou de conformidade, era difícil responder rapidamente devido aos silos de conteúdo da empresa.
Automação em ação
A Toyota Motor North America selecionou o Hyland Alfresco para servir como uma interface moderna a partir da qual pode acessar arquivos de funcionários — a qualquer hora, em qualquer lugar. A empresa agora está automatizando e otimizando o processo de armazenamento de documentos.
Isso foi “um divisor de águas”, disse Campbell.
Poder automatizar e simplificar a forma como armazenamos documentos, ter um local seguro onde as equipes de conformidade e jurídica possam procurar em toda a empresa para encontrar qualquer documento, tem sido um divisor de águas.
Principais resultados
Maior engajamento dos funcionários: a equipe de RH agora pode "focar em ir ao chão de fábrica, envolver os funcionários para descobrir como podem melhorar suas vidas, em vez de ficar no back office, fazendo trabalho administrativo e gerenciando papel", disse Campbell.
Possibilidades em toda a empresa: com o Alfresco recebendo críticas positivas, outros departamentos estão perguntando como podem utilizar a solução para armazenar, proteger e recuperar facilmente seu conteúdo.
Manter-se à frente das tendências do setor: “Considerando que a Hyland produz soluções de classe mundial,” a Toyota Motor North America pode confiar em seu parceiro tecnológico para compreender melhor como a empresa pode inovar e se manter à frente da concorrência, afirmou Campbell.
Mais espaço, menos custos: agora que não depende mais de documentos em papel, a empresa está recuperando espaço no escritório e reduzindo as despesas de viagem dos auditores.
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Heinen’s
Caso de uso: automação do fluxo de trabalho
Desafios que eles enfrentaram:
Os processos manuais de RH desperdiçavam muito papel e exigiam que os funcionários gastassem horas preenchendo papelada e rastreando informações.
À medida que a rede regional de supermercados crescia, os fluxos de trabalho desatualizados tornavam-se ainda mais desafiadores.
Automação em ação
A Heinen’s selecionou o Hyland OnBase para automatizar processos vitais de RH, como mudanças de status de associados, solicitações de folga e rastreamento do reconhecimento de políticas e procedimentos. A equipe de RH também utiliza os recursos de gestão de casos do OnBase para supervisionar solicitações de licenças prolongadas.
Ter o OnBase instalado nos dá a capacidade de melhor atender aos clientes. Somos uma mercearia e agora nos concentramos em nossos pontos fortes.
Principais resultados
Redução de risco: ao hospedar o OnBase no Hyland Cloud, a Heinen's sabe "com certeza" que seus dados estão "sendo cuidados fora do nosso prédio", disse Bob Walters, Analista de Negócios e Administrador do Sistema OnBase.
Crescimento da empresa sem aumento de funcionários: durante um período de um ano, o negócio da mercearia aumentou entre 20% e 25%. Mesmo com a abertura de quatro novas lojas, o tamanho da equipe de RH da Heinen’s permaneceu o mesmo.
Melhoria no atendimento ao cliente: os documentos e processos de RH das lojas, do escritório corporativo e dos armazéns da mercearia fluem perfeitamente pelo departamento de RH centralizado da empresa. “Ter o OnBase em funcionamento nos capacita para atender melhor nossos clientes”, disse Walters. “Somos uma mercearia e agora temos que focar em nossos pontos fortes”.
Acesso imediato às informações: quer estejam trabalhando no escritório principal ou remotamente em uma loja ou instalação, os associados de RH podem encontrar os dados de que precisam.
Trabalho mais significativo: livres de processos frustrantes baseados em papel, os associados da Heinen's podem encontrar usos mais eficientes para seu tempo — e se concentrar em prestar um serviço melhor aos clientes.
> Saiba mais | Mercearia otimiza processos de RH
Kwik Trip
Caso de uso: gestão de documentos de RH
Desafios que eles enfrentaram:
O departamento de RH da Kwik Trip, responsável por gerenciar processos e arquivos de dezenas de milhares de funcionários, enfrentava dificuldades com processos complicados, baseados em papel, e um sistema de retenção de documentos ineficaz que tornava o gerenciamento de arquivos de funcionários trabalhoso e ineficiente.
A rede de lojas de conveniência já havia implementado o Hyland OnBase em seu departamento de conta(s) a pagar (AP) e estava confiante de que a implementação da solução no RH melhoraria o gerenciamento de arquivos e aumentaria a transparência.
Inovação em ação
“O OnBase é a unidade central para todas as subfunções de RH terem uma visão única das informações dos funcionários”, afirmou a Administradora do OnBase, Sarah Jilk “Anteriormente, essas subfunções eram muito compartimentadas.”
Cada unidade de RH agora possui uma pesquisa personalizada integrada ao OnBase, que oferece acesso imediato aos arquivos específicos necessários.
O OnBase é a unidade central para todas as subfunções de RH terem uma visão única das informações dos funcionários. Anteriormente, essas subfunções estavam muito confinadas em silos.
Principais resultados
Processos simplificados: solicitações iniciadas por funcionários, como reembolsos de quilometragem e mudanças de status, são realizadas por meio de formulários online padronizados. Isso acelerou os processos e permitiu que a Kwik Trip eliminasse cinco bancos de dados do Microsoft Access.
Retenção de documentos e gerenciamento de arquivos aprimorados: “Quando atualizamos nosso sistema, finalmente conseguimos purgá-los de forma eficaz”, disse Jilk. “Agora podemos criar regras para a retenção de documentos que nos permitem eliminar automaticamente os documentos após a data de término.”
Facilidade de uso: a funcionalidade do OnBase, combinada com os vídeos de treinamento eficazes da Hyland, simplifica a adaptação de novos usuários.
Segurança aprimorada: a Kwik Trip armazena milhões de documentos de RH que contêm informações confidenciais. Com a segurança baseada em funções integrada ao OnBase, diferentes usuários têm diferentes níveis de acesso à documentação, de acordo com suas funções de RH. “Tenho 100% mais confiança na segurança das informações”, disse Jilk.
Automatize (e inove) conosco
As equipes de RH precisam operar com eficiência, mantendo, ao mesmo tempo, o controle total dos dados dos funcionários.
Com a automação de processos impulsionada por IA da Hyland, sua organização pode acelerar os fluxos de trabalho, reduzir as interações manuais, aumentar o engajamento dos funcionários e se integrar perfeitamente aos sistemas de gerenciamento de capital humano (HCM).
Você já liberou todo o potencial de seus processos de RH? Converse conosco.