O UMMS otimiza a entrada de documentos em toda a organização com o Hyland IDP™ e o OnBase™

• Setor: Saúde

• Localização: Baltimore, Maryland

• Porte da organização: mais de 10.000 funcionários

• Soluções Hyland: Hyland Content Innovation Cloud™, Hyland IDP™, Hyland OnBase™

O University of Maryland Medical System (UMMS) implementou a Content Innovation Cloud com processamento inteligente de documentos (IDP) integrados ao OnBase para modernizar e padronizar a captura, classificação e indexação de documentos não clínicos em toda a organização. A iniciativa reduz a dependência de práticas manuais de entrada, melhora a qualidade dos dados e os prazos de resposta e fortalece a governança, ao mesmo tempo em que cria uma base para relatórios e análises subsequentes.

Embora o UMMS tivesse automatizado alguns fluxos de trabalho clínicos, muitas áreas administrativas ainda dependiam da entrada manual de documentos e de processos específicos de cada departamento. As práticas de indexação eram inconsistentes entre as diferentes unidades, o que dificultava padronizar a gestão e a recuperação de documentos. Os altos volumes de documentação legada geravam falta de especificidade na indexação. Os prazos de resposta eram mais longos do que o desejado e impactavam os processos subsequentes. Além disso, o recurso de OCR existente não atendia às necessidades de digitalização não clínica, o que limitava a automação e a escalabilidade fora dos casos de uso clínicos.

O UMMS implementou o Hyland IDP, construído sobre a Content Innovation Cloud, e os integrou ao OnBase para oferecer uma base escalável de captura, classificação e indexação de documentos. Ao automatizar a captura e aplicar padrões de indexação consistentes, o UMMS reduziu o esforço manual e melhorou a recuperação de documentos em toda a organização. A solução foi entregue com recursos nativos da Hyland por meio da integração entre Content Innovation Cloud, IDP e OnBase, sem tecnologias de terceiros nem soluções de IA externas sobre a plataforma, mantendo a governança, a segurança e a auditabilidade nos fluxos de trabalho não clínicos.

A implementação gerou valor operacional e de negócio por meio de fluxos de trabalho otimizados que reduziram o esforço manual e o retrabalho. A indexação foi padronizada, o que melhorou a consistência e a qualidade dos dados em toda a organização. A automação possibilitou acesso mais rápido às informações, melhorou a prestação de serviços e redirecionou o esforço da equipe para atividades de maior impacto organizacional. A solução do UMMS também permite capturar e armazenar dados discretos para facilitar relatórios e análises detalhados. Esses processos consistentes e auditáveis apoiam uma melhor conformidade regulatória, e a organização prevê uma economia de custos mensurável graças ao aumento da eficiência.

O UMMS pretende expandir o Hyland IDP para outras áreas de negócio não clínicas, implementar o Hyland Intelligent MedRecords para dar suporte à documentação clínica e continuar o desenvolvimento e o aprimoramento da solução de IDP para Recursos Humanos. À medida que a adoção cresce, o UMMS planeja dar suporte a modelos de entrada tanto centralizados quanto descentralizados, mantendo governança, padrões de indexação e qualidade de dados consistentes. A expansão planejada inclui aproveitar o Hyland IDP para modernizar os fluxos de trabalho baseados em papel, convertendo o conteúdo digital em dados estruturados e acionáveis, além de integrar-se de forma mais ampla a plataformas como o OnBase para melhorar a interoperabilidade e agilizar as transferências entre departamentos. Com o tempo, espera-se que essa base ajude o UMMS a escalar a automação, fortalecer a auditabilidade e continuar gerando eficiência e economia de custos mensuráveis.

O UMMS utilizou o Processamento Inteligente de Documentos da Hyland e o OnBase para modernizar a entrada de documentos não clínicos, melhorar a qualidade dos dados e padronizar a indexação em toda a organização.