Oxford University Press

O cliente

A Oxford University Press (OUP) é a maior editora universitária do mundo, com publicações em mais de 40 idiomas. Como um departamento da prestigiada Universidade de Oxford, promove o objetivo da Universidade de apresentar excelência em pesquisa, bolsas de estudos e educação.

A OUP conta com um programa editorial diversificado, publicando em vários formatos impressos e digitais, e para diversos públicos — da pré-escola ao ensino médio, de estudantes a acadêmicos, de leitores a pesquisadores, de indivíduos a instituições. O objetivo da organização é disponibilizar o conteúdo no formato mais adequado para os usuários, como parte do seu objetivo geral de promover a educação e divulgar o conhecimento da forma mais ampla e eficaz possível.

O desafio

Como parte do seu esforço para alcançar novos públicos por meio de conteúdo digital, a OUP buscava uma plataforma de gestão de ativos digitais (DAM) distribuída globalmente que permitisse maximizar sua considerável biblioteca de ativos digitais e aumentar a colaboração em toda a organização.

Com mais de 6 mil funcionários e milhões de ativos a serem gerenciados, a OUP precisava de uma solução de DAM que fosse robusta, escalável e acessível globalmente.

A OUP é organizada em divisões, cada uma com seu próprio conhecimento, conteúdo e ativos digitais. Os principais objetivos da DAM foram definidos como aumento da colaboração e a comunicação em todas as divisões, minimização da administração manual, custo e esforço, além de maximização da utilização dos ativos.

Especialmente, a OUP citou um requisito para:

• criar, reutilizar, reaproveitar e distribuir recursos de forma rápida/eficiente
• responder rapidamente e superar as necessidades do mercado
• Aumentar a saída digital

A solução

Após um processo formal de avaliação envolvendo doze empresas, a plataforma Alfresco da Hyland foi escolhida para fornecer um sistema de DAM global que atendesse aos requisitos da OUP.

A solução de DAM desenvolvida permite que editores, editoras, designers e criadores de conteúdo gerenciem todo o ciclo editorial; desde o conceito inicial e a definição, passando pela pesquisa inicial, até o comissionamento e a criação de livros e produtos eletrônicos interativos. Isso acelera o projeto e a entrega do produto, tornando o trabalho mais eficiente e econômico, e facilitando o cumprimento de todas as especificações, além da realização de verificações de qualidade e autorizações de direitos.

O sistema incorpora diferentes níveis de segurança e acesso, permitindo que os gerentes de projetos internos compartilhem conteúdo limitado com freelancers externos que trabalham de forma globalmente dispersa, sem expor toda a biblioteca de ativos. Esse controle centralizado permite que a editora mantenha uma melhor regulamentação dos ativos, além de dar uma visão de alto nível de quem pode acessar o quê e quando.

Dentro dos sistemas legados da OUP, os ativos estavam contidos em silos de conteúdo dispersos, tornando difícil e demorado para as divisões se comunicarem ou colaborarem em projetos. A nova solução de DAM atribui um site do Alfresco correspondente a cada divisão, tudo isso dentro de uma plataforma integrada.

A plataforma Alfresco inclui uma poderosa funcionalidade de pesquisa e recuperação, que melhora muito a capacidade de descoberta de ativos, permitindo que os usuários pesquisem em sites, dentro de sites, dentro de projetos, dentro de pastas etc.

As opções de pesquisa avançada na solução incluem:

• Definição do escopo da pesquisa: na minha localização atual; em um determinado local; em toda a solução de DAM
• Pesquisa avançada; inclusive por diferentes tipos de entidades e ativos
• Pesquisa facetada
• Pesquisa difusa; busca por proximidade; operadores and/or/not
• Pesquisa federada global
• Pesquisa de metadados
• Folksonomias e taxonomias

A funcionalidade de pesquisa aprimorada da solução de DAM também permite uma variedade de visualizações personalizadas (simples, detalhada, grade, galeria, prévia, rolagem infinita), oferecendo uma experiência personalizada aos usuários e ajudando-os a encontrar o que precisam, quando precisam.

A nova solução global de DAM integrada é construída com base em uma arquitetura aberta, flexível e preparada para o futuro, além de aproveitar o ECM de código aberto do Alfresco como uma plataforma editorial e loja de conteúdo; integra-se ao MarkLogic como um banco de dados NoSQL flexível e escalável; ao Dell DX como uma plataforma de armazenamento de objetos, e ao Solr para oferecer uma funcionalidade de pesquisa e recuperação poderosa. A solução de DAM integra-se ao sistema de editoração eletrônica existente da OUP e fornece uma solução de conteúdo abrangente que permite aos usuários continuar trabalhando de uma forma que seja familiar, além de minimizar a interrupção.

A diferença

Além de suas necessidades de impressão, a OUP conta com uma produção digital significativa e em rápida expansão, e a DAM do Alfresco fornecerá melhorias significativas de qualidade e processos nessas áreas. Como uma fonte única, a plataforma fornece um hub centralizado para todas as descobertas e necessidades editoriais em toda a organização e leva em consideração as necessidades imediatas e futuras enquanto continua evoluindo.

A plataforma Alfresco permite que a OUP armazene e acesse todos os seus ativos digitais com segurança de modo a torná-los facilmente gerenciáveis e detectáveis, auxiliando na reutilização e no reaproveitamento de conteúdo. Isso permite que a OUP aumente o valor dos seus ativos e alcance públicos com mais rapidez e eficiência. Do ponto de vista organizacional, a comunicação e a colaboração foram aprimoradas entre os departamentos, permitindo maiores níveis de cooperação e compartilhamento de conhecimento. Os processos de aprovação e workflows otimizados permitem um trabalho mais eficiente e econômico, além de garantir precisão e conformidade com as especificações de produtos.