Ositrán
O Órgão Supervisor do Investimento em Infraestrutura de Transporte de Uso Público no Peru digitaliza sua organização com o Alfresco Enterprise da Hyland.
O cliente
Ositrán é o Órgão Supervisor do Investimento em Infraestrutura de Transporte de Uso Público no Peru, criado em 1998. Sua missão é supervisionar o investimento e a operação de infraestruturas de transporte concessionadas, como rodovias e portos, garantindo sua eficiência e qualidade para os usuários. Além disso, promove a transparência e a concorrência, assegurando que as concessões cumpram seus contratos e que as tarifas sejam justas. O Ositrán também incentiva o investimento para melhorar a conectividade e a competitividade do país, contribuindo para o desenvolvimento econômico e a melhoria da qualidade de vida no Peru.
O desafio
Transformar uma organização tradicional, baseada em documentos físicos, arquivos em papel e assinaturas manuscritas, em uma entidade completamente digital representava um desafio considerável. Essa mudança não apenas exigia a implementação de tecnologias avançadas, mas também evidenciava a necessidade de convencer toda a organização de que a digitalização era o caminho certo. Além de otimizar os processos, a digitalização fortaleceria o valor legal dos documentos, garantindo sua integridade e segurança em um ambiente moderno e eficiente.
A solução
O Ositrán escolheu o Alfresco da Hyland (e o parceiro Domain Consulting) porque buscava uma plataforma flexível que se adaptasse às necessidades da organização e permitisse escalabilidade conforme os recursos disponíveis. Inicialmente, começaram com a versão Community do Alfresco e, posteriormente, migraram para a versão Enterprise, considerando que um dos ativos mais valiosos da organização é sua base de dados e seus documentos.
Eles iniciaram utilizando o Alfresco Content Services, e a velocidade e robustez da plataforma permitiram que continuassem evoluindo. Após estabilizar a gestão de documentos, implementaram o módulo Alfresco Governance Services, que facilita a administração do ciclo de vida dos documentos dentro da mesma plataforma, consolidando o repositório digital institucional. Atualmente, há projetos em andamento para adicionar mais soluções da Hyland que apoiem sua evolução digital e, consequentemente, o cumprimento de seus objetivos corporativos.
A decisão foi organizacional (migrar do Alfresco Community ao Alfresco Enterprise). Apresentamos o caso de uso à alta direção, que compreendeu e reconheceu que os documentos são um dos ativos mais importantes da organização. Por isso, decidimos investir neles.
O resultado
O Ositrán conseguiu se transformar em uma organização digital, passando de documentos em papel para documentos digitais, de assinaturas manuscritas para assinaturas digitais com certificados digitais, entre outras mudanças. A implementação da plataforma não apenas aumentou a confiança e a segurança na instituição, como também permitiu a redução de custos operacionais, um aspecto fundamental para uma entidade pública que precisa gerenciar seus recursos de forma eficiente.
O Ositrán foi uma das poucas instituições que, graças à sua preparação digital, conseguiu migrar rapidamente para o teletrabalho durante a pandemia. Contar com uma plataforma documental digitalizada foi essencial para uma organização pública cuja operação se baseia na gestão de documentos. Essa transformação permitiu que os funcionários assinassem, visualizassem e trocassem documentos remotamente, acessando as informações necessárias com apenas um clique, de qualquer lugar.
Benefícios
Alguns dos benefícios foram:
- Economia com impressões/papelaria: Reduziram em mais de 90% os gastos com impressões e papel.
- Redução de custos operacionais: Horas de trabalho que antes eram gastas com impressão, cópias e trâmites físicos foram redirecionadas para atividades que geram valor.
- Informação disponível com um clique, de qualquer lugar.