Prefeitura Municipal do Sudeste Brasileiro
Digitalização Completa dos Processos Revoluciona Emissão de Alvarás
O desafio
Antes de qualquer construção, reforma, regularização ou alteração em imóveis são necessários um Alvará de Aprovação e um Alvará de Execução. Para solicitá-los, o cidadão deve entregar à Prefeitura Municipal uma lista pré-definida de documentos obrigatórios, que precisavam ser apresentados pessoalmente pelo cidadão, na sede da Secretaria Municipal.
A partir da entrega, era iniciado um processo interno de análise e conferência das informações, como do quadro de áreas e do endereço.
O trabalho envolvia diversas etapas, todas manuais, com comunicações efetuadas por email e celular, causando risco de perda de documentos e descentralização de informações.
Os resultados eram lentidão na emissão de alvarás, esforços excessivos dos servidores públicos e impactos sobre a economia, visto que os investimentos ficavam parados por não poderem operar sem a documentação exigida por lei.
20K
Em torno de 20.000 deslocamentos evitados
75K+
Mais de 75.000 processos na base de informações
15K+
Mais de 15.000 documentos anexados
Solução
Utilizando a plataforma de Serviços de Conteúdo OnBase da Hyland e a ferramenta Brainware, foi desenvolvida uma solução adequada às necessidades da Prefeitura.
As mudanças no processo iniciam-se no recebimento dos documentos, com o preenchimento on-line de um formulário eletrônico, que permite ao cidadão anexar todos os documentos requeridos, sem precisar se deslocar até a Sedec, usando um computador ou smartphone.
A partir da inserção on-line das documentações digitais, as tramitações dos processos tornaram-se ágeis e com a garantia do recebimento de toda a documentação para a solicitação e emissão dos alvarás, acelerando o tempo das respostas nos processos de Edificação Nova, Reforma, Regularização e Modificativo.
A solução de captura da Hyland executa a leitura e validação automática dos valores apresentados no quadro de áreas da planta do projeto comparando com os valores definidos no Plano de Desenvolvimento Urbanístico (PDU) atual, tornando o processo de aceite inicial muito mais ágil e assertivo. Outras regras de negócio foram incluídas, como a validação automática do endereço pela inscrição imobiliária.
Para garantir a acessibilidade e transparência dos processos, foi desenvolvida integração entre a Prefeitura, onde o OnBase envia automaticamente as principais informações sobre o processo e o status de atualização das tramitações ao Portal do Cidadão.
Para fins de conformidade, unificação de registros e gestão, foram importados os principais dados e documentos de processos solução OnBase, permitindo que os servidores públicos consigam gerenciar e controlar todos os processos em uma única plataforma.
A solução também dispõe de painéis com indicadores de desempenho e de gestão urbana com base em todo histórico de informações obtido.
Resultados
- Maior agilidade: A validação e a confirmação do endereço são feitas de forma automática no OnBase.
- Diminuição de riscos operacionais: Diversas validações são realizadas de forma automática pelo sistema.
- Mais flexibilidade: O requerente não precisa ir pessoalmente à Secretaria Municipal para solicitação e entrega de documentos, os projetos são enviados de maneira on-line, reduzindo o fluxo de atendimento presencial na prefeitura.
- Melhoria na gestão: A solução implementada oferece informações centralizadas e indicadores.
- Assinatura digital: No processo de emissão dos alvarás, a Secretaria Municipal assina os projetos na ferramenta de assinatura da Prefeitura no OnBase.