Secretaria de Saúde Municipal do Sudeste do Brasil

No Sudeste brasileiro, uma das Secretarias de Saúde Municipais gerencia o Sistema Único de Saúde (SUS) no Estado, com o apoio do Conselho Estadual de Saúde (CES) e da Comissão Intergestores Bipartite (CIB). Além da gestão do SUS, a Secretaria formula políticas de saúde, aloca recursos e coordena a oferta de serviços de saúde, incluindo hospitais, centros de atenção psicossocial e unidades de atenção especializada.

Em 2014, o Estado contava com nove Farmácias para fornecer medicamentos essenciais a toda a população. Nos municípios onde não havia farmácias, o atendimento era realizado através das Agências Municipais de Agendamento (AMAs).

O sistema disponibilizava 318 medicamentos padronizados, além de 21 fórmulas nutricionais, garantindo o acesso da população aos tratamentos necessários para sua saúde.

O desafio

O sistema de distribuição de medicamentos enfrentava uma série de desafios, desde a gestão burocrática até a falta de padronização e eficiência operacional.

As demandas de solicitação de medicamentos eram avaliadas por comissões, o que gerava um processo moroso e dispendioso. Além disso, o controle desde a solicitação até a entrega dos medicamentos era feito em papel, resultando em uma baixa rastreabilidade e tornando o sistema suscetível a falhas, como extravios.

Cada farmácia operava de forma diferente, o que complicava ainda mais a gestão do processo. Eram necessárias duas a três pessoas dedicadas exclusivamente para trazer os processos para os atendentes, separar e entregar os pedidos.

Os comprovantes de entrega precisavam ser impressos em duas vias e assinados fisicamente, aumentando a burocracia do sistema. A tramitação física das solicitações até as farmácias através de malotes era uma prática comum, atrasando a entrega dos medicamentos.

Além disso, a dificuldade em conseguir especialistas para analisar os pedidos fora da capital contribuía para o aumento do tempo de espera, chegando a 30 dias entre a solicitação e a dispensação, com a possibilidade de atrasos de até 45 dias.

A mudança para uma solução moderna tornouse essencial para melhorar o acesso dos pacientes aos medicamentos e garantir uma distribuição mais eficaz. O principal foco dessa transformação era agilizar e aprimorar a análise de pedidos pelos especialistas para reduzir o tempo de espera dos pacientes.

A solução implementada consistiu na combinação dos esforços da Secretaria da Saúde Municipal e da Hyland. Consistiu na automação, digitalização e otimização dos processos existentes e na criação de um portal para solicitar medicamentos.

Foi criado um sistema de gestão integrada no OnBase, onde, de acordo com o tipo de solicitação, há um fluxo específico. Para solicitar medicamentos, é necessário acessar o site da Secretaria e entrar no Portal de Solicitação de Medicamentos Online. Neste portal é possível solicitar medicamentos, resolver pendências ou acompanhar o pedido.

De acordo com o tipo de solicitação, certos documentos são necessários e após o carregamento pelo requerente, esses documentos são anexados automaticamente no prontuário do paciente, que fica armazenado no OnBase.

Os especialistas podem fazer a análise das solicitações de qualquer lugar, emitir os laudos de forma automática e assinar eletronicamente, tornando todas as autorizações e despachos totalmente digitais. Notificações automáticas sobre o status do processo são enviadas ao requerente por e-mail ou aplicativo de celular.

A solução também oferece controle de histórico dos pacientes, registro de todas as transações realizadas, informações sobre o paciente e a localização de cada processo.

Para não interromper as operações da Secretaria durante a implementação da nova solução, foram digitalizados via OCR todos os dossiês de pedidos dos próximos 3 meses. Em paralelo, houve a digitalização de todos os outros agendamentos. Como resultado dessa ação, a partir do segundo mês todos os processos já eram nativamente digitais.

• Houve uma redução significativa de 81% nas atividades, passando de 26 para apenas 5.

• A gestão foi aprimorada, baseando-se em dados, o que resultou na identificação da necessidade e na abertura de 5 novas farmácias para atender à população, um aumento de 56% (de 9 para 14).

• O tempo de espera foi reduzido em 77%, diminuindo de 30 a 75 dias para apenas 7 a 10 dias e o atendimento ao cidadão foi aperfeiçoado, com mais de 249.000 atendimentos realizados via sistema.

• O serviço de malote foi eliminado, assim como a tramitação física de processos entre setores, reduzindo a possibilidade de extravio.

• Houve uma redução de 47% no tempo médio de dispensa de medicação, passando de 15 para 8 minutos.

• A farmácia da capital, teve uma área de cerca de 500 m² liberada, e esse espaço foi utilizado para aumentar o estoque e o número de atendentes.

• Mais de 103 milhões de páginas não foram armazenadas fisicamente, contribuindo para uma melhoria significativa na confiabilidade da informação, registro e controle dos dados.