Macquarie University
Universidade de pesquisa pública na Austrália melhora drasticamente o tempo de tomada de decisão depois de eliminar o uso de papel com a plataforma Alfresco da Hyland.
O cliente
A Macquarie University em Sydney, na Austrália, tem o foco na aprendizagem transformadora e na pesquisa de nível internacional. A prestigiada universidade conta com quase 50 mil alunos e 2,8 mil funcionários em seus quatro campi e tem sido reconhecida amplamente pelo ótimo desempenho em ensino, pesquisa, empregabilidade após a graduação e instalações.
O desafio
Antes de implementar a plataforma Alfresco da Hyland, a Macquarie University enfrentava dificuldades com grandes volumes de registros físicos e informações em papel. Os relatórios oficiais para o governo e os registros de gerenciamento para cumprir os requisitos da Universidade causaram o acúmulo de arquivos de alunos, registros de funcionários e registros de bens sobre manutenção de edifícios.
Esses documentos impressos eram gerenciados manualmente e armazenados em arquivos que sofreram uma inundação há vários anos, resultando em grandes danos.
“Mofou muita coisa e deu muito trabalho para tirar o mofo de cada pedaço de papel”, disse Chi Nguyen, gerente de informações digitais da Macquarie. “Foi aí que começamos a jornada para a digitalização.”
A Macquarie precisava de uma forma de gerenciar melhor seus ativos digitais relacionados a registros e documentos e de facilitar workflows eletrônicos melhores para aumentar a eficiência de muitos dos processos na universidade.
Com a plataforma Alfresco, agora podemos fazer coisas que antes não eram possíveis, o que é importante considerando o cenário competitivo em termos de atração de alunos. Ainda há necessidade de manter registros físicos, mas produzimos muito menos papel agora.
— Chi Nguyen, gerente de informações digitais da Macquarie University
A solução
Depois de avaliar várias soluções, a Macquarie escolheu a plataforma Alfresco da Hyland em grande parte por sua vibrante comunidade de usuários e arquitetura aberta.
"Uma das coisas mais importantes que nos levaram à plataforma Alfresco foi o fato de ela nos permitir acessar o código, o que nos possibilitou personalizar a solução de acordo com nossos requisitos", disse Nguyen. "Conseguimos obter uma grande integração, não apenas de outros sistemas para a plataforma Alfresco, mas também para outros sistemas."
A Macquarie implantou o Alfresco e começou a transferir seu conteúdo digitalizado para a plataforma. Rapidamente, os casos de uso do Alfresco cresceram e a universidade começou a gerenciar não apenas os registros da sua área central de registros, mas também os registros de outras unidades autônomas, como os registros de recursos humanos, os registros de propriedades e sua Graduate School of Management.
Além dos registros, a escola também usou o Alfresco para a gestão de documentos, fornecendo aos membros do comitê acesso rápido a agendas e atas de reuniões.
"Antes da plataforma Alfresco, tínhamos uma unidade compartilhada em que os usuários faziam atualizações, mas, depois de um tempo, não sabíamos qual era a versão oficial", disse Nguyen. Agora, disse ele, "conseguimos consolidar em uma área central e as pessoas sabem com certeza qual é a única fonte de verdade para qualquer informação".
A diferença
Atualmente, a Macquarie não produz mais registros físicos em papel. Todos os registros dos alunos agora são arquivos eletrônicos, e a plataforma Alfresco serve como o repositório central de conteúdo da universidade. No momento em que os registros dos alunos são digitalizados, os administradores podem mover o arquivo diretamente para uma pasta especificada para que seja encaminhado automaticamente para a pasta correta de registros dos alunos. Um workflow eletrônico semelhante foi criado para faturas.
“Há muito pouco trabalho que eles precisam fazer além de digitalizar documentos físicos”, conta Nguyen. “Isso foi muito importante para migrarmos a universidade de um workflow baseado em papel para um totalmente eletrônico.”
A plataforma Alfresco da Macquarie agora contém mais de 1,6 milhão de ativos e tem mais de 2.500 usuários. A cada semana, aproximadamente 10.000 a 15.000 novos ativos são criados e carregados na plataforma Alfresco.
A primeira etapa foi digitalizar o conteúdo. Agora, a Universidade está focada em obter insights a partir do seu conteúdo. Por exemplo, analisando os registros de alunos para entender melhor quais fatores incentivam a retenção do aluno, assim como quais informações são relevantes para relatórios oficiais.
Embora alguns aspectos da plataforma estejam atualmente disponíveis em tablets, no futuro, a universidade planeja aproveitar o aplicativo móvel da Alfresco para tornar mais fácil para os usuários acessarem o Alfresco remotamente.
“Com as novas adoções de workflows eletrônicos e conforme lançamos novos workflows para diferentes grupos empresariais na Universidade, a capacidade de aprovar e avaliar remotamente será muito melhor dentro de um aplicativo projetado especificamente para tablet ou celular”, conta Nguyen.
A Macquarie também planeja aproveitar a infraestrutura em nuvem da plataforma Alfresco em um futuro próximo. Como cliente dos Serviços Premier, a Macquarie se beneficiou de trabalhar com um gerente técnico de contas da Alfresco, e seus administradores internos participaram de várias sessões de treinamento para poder aproveitar rapidamente a plataforma nas várias unidades comerciais da universidade.
“Com base na experiência que tivemos, eu recomendo enormemente os serviços de consultoria do Alfresco para todos os novos clientes”, disse Nguyen. “A plataforma Alfresco tem sido um sistema muito importante dentro da universidade. É difícil imaginar que exista outro produto que possa atender a tantos casos de uso diferentes em um ambiente universitário, no qual você tem muitas unidades autônomas, cada uma com seus requisitos muito específicos.”