Ethias
Seguradora belga migra do armazenamento legado para uma plataforma de conteúdo adequada para organizações modernas.
Com 1.800 funcionários, 40 escritórios regionais e mais de 1 milhão de clientes, a Ethias é a terceira maior seguradora da Bélgica. Como fornecedor direto de apólices, a Ethias tem um rico histórico de ajudar clientes privados, corporativos e do setor público a se protegerem contra perdas financeiras sem a necessidade de usar um corretor.
A pergunta: como modernizamos a gestão de conteúdo?
Como uma organização que se orgulha de oferecer soluções modernas de seguros, a Ethias precisa se adaptar rapidamente às mudanças nas condições do mercado de forma a satisfazer os clientes. Isso significa fornecer aos funcionários e clientes processos confiáveis e dados precisos que lhes permitam se comunicar com eficiência e tomar decisões bem fundamentadas.
Um dos principais obstáculos para o sucesso era um sistema Documentum legado. Tendo sido originalmente provisionado para armazenamento de documentos e arquivamento de e-mails, ele não conseguia transformar os grandes volumes de dados contidos em seus 57 milhões de registros em informações acionáveis.
Isso criou problemas significativos nos processos financeiros e comerciais:
- Custos de manutenção onerosos para um sistema desatualizado
- Perda de oportunidades de criação de novos fluxos de receita
- Falta de percepção para projetar e fornecer novos serviços e experiências para o cliente
- Dificuldades para localizar e acessar documentos
- Desafios na colaboração entre filiais
A resposta: adote uma abordagem de seguradora
Com experiência comprovada em calcular o risco para o cliente, os membros da equipe da Ethias aplicaram sua mentalidade de seguradora para criar uma lista abrangente dos desafios relacionados a conteúdo que enfrentam. Então, pesquisaram o mercado de gestão de conteúdo corporativo (incluindo o EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText e Oracle) antes de escolher o Alfresco Premier System Integrator Partner, XeniT para fornecer-lhes uma solução hospedada em nuvem, o Alfresco Content Services.
Com a plataforma Alfresco da Hyland atendendo a critérios rigorosos de enorme aumento de funcionalidades e grande redução de custos, a equipe do XeniT começou a trabalhar para transformar os sistemas legados da Ethias em uma plataforma de gestão de conteúdo flexível e escalável.
A plataforma Alfresco provou ser escalável e robusta, permitindo uma integração fácil com outros sistemas. Isso foi crucial para o sucesso do projeto. Os usuários têm o conteúdo nos sistemas que usam para trabalhar, com o Alfresco gerenciando o conteúdo e disponibilizando recursos avançados de pesquisa e visualização. Isso tornou nossos processos mais eficientes.
— Benoît Vard, gerente de projetos da Ethias
O processo: uma metodologia meticulosa
A Ethias adotou uma abordagem forense para criar seu plano de projeto. Isso incluiu listar todos os recursos possíveis de gestão de conteúdo, os aplicativos da plataforma Alfresco necessários para se conectar, além de legislação de dados e requisitos regulamentares.
A prioridade número um era projetar e fornecer novas soluções e melhores experiências para seus clientes. Com melhorias programadas, incluindo a integração de um processo de reconhecimento óptico de caracteres, além de uma nova plataforma de produção de documentos, a equipe da Ethias valorizou a capacidade da arquitetura aberta e ágil da plataforma Alfresco de liberar valor de seus metadados e fornecer segurança absoluta.
A plataforma Alfresco também demonstrou que poderia tornar o fluxo de informações melhor e a colaboração dos funcionários mais fácil, fornecendo conexões confiáveis com produtividade existente e aplicativos do setor, incluindo Guidewire PolicyCenter, ClaimCenter e Salesforce.
"A plataforma Alfresco provou ser escalável e robusta, permitindo uma integração fácil com outros sistemas. Isso foi crucial para o sucesso do projeto", disse o gerente de projetos da Ethias, Benoît Vard.
Também era importante garantir que a solução oferecesse valor monetário. Além de eliminar o custo contínuo do Documentum, era vital que a Ethias pudesse provar que sua nova solução de gestão de conteúdo proporcionaria um ROI claro.
O resultado: rápido, flexível e pronto para o futuro
Sob a orientação da XeniT, a migração foi um sucesso incrível. A Ethias transferiu seus 57 milhões de documentos para a plataforma Alfresco em menos de três meses. E não é apenas a velocidade que foi impressionante. Com a definição de novos parâmetros de metadados, os dados históricos tornaram-se mais ricos e valiosos.
Isso proporcionou ainda mais melhorias na segurança. Graças à plataforma Alfresco, a Ethias se beneficia de criptografia, gestão de identidade e controle de acesso mais eficazes.
Com a plataforma Alfresco sendo usada como a camada de serviço de conteúdo geral, a produtividade disparou. A Ethias pode implementar e integrar novos processos digitais mais rápido do que nunca. E, usando uma API de negócios, as interações entre a plataforma e os aplicativos de terceiros são beneficiadas.
A plataforma Alfresco deu à Ethias a confiança de ter a capacidade e a flexibilidade para expandir livremente. Hoje, 70 milhões de documentos são gerenciados na plataforma Alfresco, além dos 10 a 20 milhões de documentos que são adicionados anualmente. Com uma arquitetura baseada em contêiner, a Ethias pode lidar facilmente com 100 mil interações de usuários e está mais do que pronta para quando atingir o limite de 100 milhões de documentos.
Também está preparada para maior regulamentação. Com a capacidade de lidar com consultas mais complexas, é mais fácil atender às demandas do Regulamento geral de proteção de dados (GDPR).
E quanto ao custo? Não demorou muito para a plataforma Alfresco provar seu valor. O retorno foi alcançado em menos de 12 meses e o TCO (Custo total de propriedade) geral foi reduzido em 50% em comparação com o sistema legado. As despesas operacionais estabilizadas como resultado da migração é um benefício que está sendo percebido a cada dia, deixando a Ethias livre para focar em fornecer soluções modernas de seguros, e não monitorar custos.