Estrella Galicia
Fabricante espanhola de bebidas acelera a gestão de faturas ao possibilitar acesso e aprovação mais rápidos.
O cliente
Há mais de 100 anos, a Corporación Hijos de Rivera atua de forma independente como uma empresa 100% espanhola e de gestão familiar. A companhia encara o futuro com um portfólio amplo que inclui cerveja, água mineral, vinho, sidra, sangria e licores, apoiada por um crescimento expressivo que resultou na duplicação da receita nos últimos cinco anos e na consolidação de sua posição como um fabricante espanhol de prestígio, com forte presença internacional.
Seus produtos estão disponíveis em todo o território espanhol e em mais de 30 países ao redor do mundo.
A história da Corporación Hijos de Rivera começou com a produção de cerveja. Fundada em 1906, expandiu-se ao longo dos anos além de sua marca icônica, Estrella Galicia, lançando novos produtos como 1906 Reserva Especial e Estrella Galicia 0.0, formando uma linha completa de cervejas reconhecidas por fazer da qualidade sua marca registrada.
Nas últimas duas décadas, o crescimento inovador da empresa superou em muito a média da indústria, posicionando solidamente suas marcas na Espanha, Brasil, Austrália, China, Rússia, Filipinas, Estados Unidos e em diversos outros países.
O desafio
Antes de implementar a plataforma Alfresco da Hyland, a Estrella Galicia não contava com uma solução única de gestão documental em nível corporativo e utilizava, em vez disso, um sistema proprietário para gerenciar o faturamento de fornecedores. Todos os documentos ficavam armazenados em unidades de rede, discos rígidos e outros sistemas.
O objetivo inicial do projeto era gerenciar o faturamento de fornecedores e, em seguida, expandir a plataforma de gestão documental para todos os departamentos. O setor de contas a pagar processava, em média, 4.000 novos documentos por mês, mas esse volume aumentou à medida que mais departamentos e empresas do grupo passaram a adotar a solução.
“Ao escolher a nova plataforma de gestão documental, sabíamos que ela precisava ser open source, escalável e facilmente extensível a outros departamentos da empresa. Também era fundamental que a solução contasse com o suporte de uma rede de parceiros e tivesse a garantia de uma empresa como a Alfresco,” destacou José Manuel Santiso, gerente de negócios de TIC da Estrella Galicia.
A companhia avaliou outras opções tecnológicas, como Documentum, SharePoint e KnowledgeTree, antes de optar pela implementação do Alfresco Content Services.
O desenvolvimento do projeto começou com um período introdutório de seis meses, durante o qual a Estrella Galicia trabalhou lado a lado com a Queres Tecnologías, integradora de todas as soluções atualmente implementadas na plataforma Alfresco.
Tanto nós quanto nosso parceiro estamos firmemente comprometidos com a plataforma de gestão documental do Alfresco, e planejamos promover a ferramenta e expandi-la para mais departamentos.
— Carlos Figueiras, Diretor de TIC, Estrella Galicia
A solução
O processo de aprovação de faturas envolve várias pessoas, desde quem faz a solicitação até o responsável pelo departamento financeiro. Os chefes de departamento e diretores costumam ter a carga de trabalho mais pesada, chegando a lidar com 30 a 40 faturas por dia.
O principal motivo para introduzir a nova plataforma de gestão documental foi a capacidade de agilizar o processamento de faturas, permitindo acesso e aprovação mais rápidos.
Além disso, a solução da Queres para gestão de fluxos de trabalho de faturas por meio de aplicativos móveis para iPad e iPhone possibilitou que a diretoria tivesse acesso à aplicação a qualquer momento, de qualquer lugar, e gerenciasse (aprovar/rejeitar) esses documentos em apenas quatro telas do dispositivo.
“Neste momento, todos estão se beneficiando do novo sistema,” afirma Carlos Figueiras, diretor de TIC da Estrella Galicia. “É muito demorado revisar tantas faturas, mesmo quando não apresentam problemas. Essa plataforma única do Alfresco e sua capacidade móvel nos permitem manter o fluxo de faturas, evitar gargalos e gerenciá-las com sucesso, a qualquer hora e em qualquer lugar, sem dificuldades.”
Como parte da nova solução, a plataforma Alfresco está atualmente integrada a diversas tecnologias. O stack tecnológico inclui MySQL como gerenciador de banco de dados, Tomcat como servidor de aplicações e Red Hat como sistema operacional, tudo conforme as instruções do parceiro e as recomendações da própria Alfresco.
O estabelecimento da base para o gerenciamento do fluxo de faturas trouxe avanços evolutivos significativos, além da gestão documental personalizada em outros departamentos, como controle de qualidade e saúde e segurança, com ao menos um novo departamento sendo integrado a cada ano.
A diferença
“Quando começamos, tínhamos uma ideia muito clara: migrar de um sistema proprietário extremamente fragmentado e em grande parte inflexível para um sistema único de armazenamento de documentos de faturamento de fornecedores, com total capacidade para evoluções e melhorias futuras,” disse Figueiras.
A plataforma de gestão documental que a Queres implementou com o Alfresco atendeu plenamente aos requisitos de escalabilidade, sendo capaz de crescer de forma incremental e se expandir para outros departamentos, além de oferecer mobilidade.
“Conseguimos lidar facilmente com as tarefas rotineiras e dedicar mais tempo à geração de valor e às estratégias de negócio,” acrescentou Figueiras.
Outros benefícios qualitativos que a Estrella Galicia já vem experimentando incluem a facilidade de uso e a redução significativa do tempo gasto em tarefas repetitivas, vantagens que melhoram os serviços tanto internamente quanto externamente.
“Tanto nós quanto nosso parceiro estamos firmemente comprometidos com a plataforma de gestão documental do Alfresco, e planejamos promover a ferramenta e expandi-la para mais departamentos,” concluiu Figueiras.