DAB Bank AG

O desafio

Com sede em Munique, o DAB Bank AG é o primeiro corretor de descontos da Alemanha. Como banco de atendimento direto ao cliente, oferece uma ampla gama de serviços com foco no crescimento do investimento e na segurança com títulos. Seus produtos oferecem soluções para poupadores, investidores e operadores financeiros. No setor bancário comercial, o DAB Bank é parceiro de empresas de investimento, gestores de fundos e consultores financeiros, bem como de bancos e instituições de poupança e empréstimo.

Para se preparar para os desafios futuros, o DAB planejou introduzir a plataforma Alfresco da Hyland como uma nova tecnologia de base para a empresa. O objetivo era usar uma plataforma única e centralizada para mapear processos complexos. Todos os documentos relacionados ao processo são gerenciados com um poderoso sistema de gestão de conteúdo da plataforma Alfresco.

O primeiro projeto implantado no novo ambiente consistia em um processo de cliente B2B: transações comerciais por telefone com corretores e outros parceiros de negócios. É especialmente importante para uma instituição financeira armazenar todos os documentos de acordo com os requisitos regulamentares, juntamente com a conformidade à prova de auditoria.

No passado, o processo envolvia o uso de cópias impressas. Todos os documentos eram impressos e arquivados em pastas. Embora o DAB Bank tivesse disponível um sistema de arquivo eletrônico (IBM FileNet Image Services), não foi possível utilizá-lo para esse processo devido a limitações arquitetônicas.

O novo sistema precisou atender a vários requisitos desafiadores:

• Implementação eficiente de novos aplicativos e processos
• Agilidade para mudar os processos existentes
• Estabilidade, escalabilidade, desempenho, capacidade de agrupamento (cluster) e facilidade de administração
• Flexibilidade na manutenção do sistema (execução de mudanças, testes, implementação)
• Custos operacionais baixos considerando todos os custos de licenciamento, suporte e manutenção contínua
• Capacidade de ser integrado ao ambiente de sistema existente
• Capacidade para desenvolvimento arquitetônico adicional
• Controle e monitoramento por meio de um mecanismo de processo único e centralizado

Antes de selecionar a plataforma Alfresco, as partes interessadas do DAB deram ênfase especial à definição de um rumo permanente para o futuro. Além disso, esperava-se que a organização do projeto assegurasse uma cooperação eficiente e de longo prazo entre cada departamento e a TI, e fornecesse um modelo para projetos futuros.

A solução

Para selecionar o DMS (sistema de gestão de documentos) ou o sistema de gestão de conteúdo corporativo apropriado, o DAB trabalhou com um consultor experiente em gerenciamento de informações corporativas e parceiro da Hyland. Inicialmente, as empresas investigaram várias soluções possíveis para otimizar sua solução de conteúdo atual — IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco Content Services e Microsoft SharePoint.

A plataforma Alfresco surgiu rapidamente como a melhor solução devido aos seus recursos de integração e, principalmente, à sua interface padrão CMIS. A plataforma Alfresco, integrada via CMIS, provou ser uma combinação perfeita para a infraestrutura de tecnologia padrão (Linux, Tomcat, Java) do DAB. Sua arquitetura modular garante excelente escalabilidade e é fácil de instalar. Outra vantagem para o DAB foi a facilidade com que todos os recursos necessários puderam ser configurados. Quanto à implementação do processo B2B, a abordagem de código aberto foi um bônus.

Depois de escolher a plataforma Alfresco como sua solução de ECM, o DAB trabalhou no planejamento, na implementação, na configuração e na personalização da plataforma. A integração técnica da plataforma Alfresco à plataforma SOA foi facilitada pela interface CMIS e exigiu muito pouco esforço. Os requisitos específicos do setor do DAB foram essencialmente atendidos pela funcionalidade padrão da plataforma Alfresco, o que significou uma personalização mínima.

O DAB personalizou a plataforma Alfresco para atender aos requisitos de segurança específicos da empresa e auxiliou na configuração de direitos para a criação do site. A interface do usuário foi adaptada às necessidades do DAB Bank e incluiu um formulário de pesquisa específico.

Os especialistas em ECM do DAB conseguiram fazer progressos rápidos no projeto. Como não havia um sistema legado, nem a necessidade de migração de nenhum documento, o DAB conseguiu avançar mais rapidamente. O design moderno da plataforma Alfresco e os recursos de configuração fáceis de usar permitiram ao banco implantar o novo DMS (sistema de gestão de documentos) em apenas dois meses.

Resultados

• Integração técnica descomplicada usando uma interface CMIS
• Poucas tarefas de personalização
• Substituição dos processos atuais baseados em cópias impressas por processos comerciais B2B totalmente digitalizados
• Arquivamento e gerenciamento de 50 a 100 novos documentos diariamente
• Pesquisa simplificada em documentos armazenados à prova de auditoria
• Mais transparência e controle de todos os processos encerrados e ativos
• Conectando 10 pessoas em um processo de negociação B2B

Vantagens da plataforma Alfresco de acordo com o banco DAB

O DAB tem usado a plataforma Alfresco com sucesso em sua plena capacidade há alguns anos. Agora, o workflow de um processo selecionado na comissão de segurança comercial está sendo controlado por meio do Alfresco Process Services. As pesquisas de transações atuais ou encerradas são realizadas pelo formulário personalizado de pesquisa na plataforma Alfresco — as pesquisas podem ser realizadas por documentos usando metadados ou texto completo.

Essa funcionalidade de pesquisa oferece vantagens significativas para o DAB. O banco pode gerenciar o processo de todos os documentos, eliminando o workflow original em papel. Os membros da equipe economizam tempo, pesquisando os documentos armazenados de forma rápida e completa. Isso aumenta a transparência e o controle de todos os processos ativos e encerrados.

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