Grande complexo siderúrgico Modernizando e otimizando a gestão documental com OnBase
Líder no mercado brasileiro de aços e um dos maiores complexos siderúrgicos da América Latina. Essa organização está presente em vários estados e cidades brasileiras, seu aço faz parte do dia a dia em diversos segmentos, como construções civis, eletrodomésticos e automóveis. Por atuar em diferentes frentes do mercado, a empresa segmentou-se em diversas áreas de negócio. Atualmente a plataforma OnBase da Hyland atende três delas, Mecânica, Siderurgia e Mineração.
O desafio
A companhia tinha como principais objetivos a modernização da solução usada no departamento de engenharia e a substituição do seu antigo sistema de gestão documental. Com isso em mente, buscaram por provedores no Quadrante Mágico do Gartner e fizeram um estudo interno. Após pesquisas, entraram em contato com as empresas escolhidas, dentre elas, a Hyland.
A Hyland foi a melhor escolha pois possuía as melhores opções para gestão de documentos de engenharia e os melhores fluxos de aprovação. Além de apresentar taxas de integração mais altas e seu licenciamento ser mais flexível.
O cliente precisava de uma plataforma moderna e abrangente, com possibilidade de atender os diferentes processos da empresa como gestão, análise, controle e aprovação de documentos em diversos formatos. Era necessário melhorar o sistema de buscas dos documentos de Engenharia e Gestão — como RH e departamento financeiro — o que dificultava e atrasava o dia a dia dos funcionários que precisavam de quaisquer documentações específicas para fazer seu trabalho.
O departamento de engenharia possui um fluxo de análise e aprovação único que lida com tipos documentais específicos, como Guias de Remessa de Documentos (GRD), Listas de Documentos (LD) e Reserva de Numeração (RN). Além de precisar intercambiar arquivos com fornecedores via SFTP (Secure File Transfer Protocol) para análises técnicas feitas internamente, tornando o processo complexo e demorado, gerando dúvidas sobre em qual fase do fluxo de trabalho eles se encontravam.
Essas áreas possuem cerca de 500 tipos documentais, que totalizavam 21 milhões de arquivos. O grande desafio era o curto prazo de migração documental da antiga plataforma utilizada pela empresa, a plataforma de ECM Documentum, para a nova, o OnBase.
Solução
A primeira fase do projeto consistiu na implantação do OnBase para realizar Gestão Documental da empresa de maneira integrada a outros sistemas como o SAP e sistemas desenvolvidos internamente.
A segunda fase, que englobava um projeto maior, contava com a substituição total do Documentum pelo OnBase, centralizando todos os processos de negócios, com compartilhamento documental com terceiros e tornando a nossa plataforma a principal ferramenta de uso da empresa nas três áreas citadas anteriormente.
Paralelamente, enquanto a migração dasinformações dos sistemas ocorria, também foi criado um plano para melhorias na gestão de diversos departamentos, onde foram criadas palavras-chave, como tipo de documento, ID do funcionário e ID do fornecedor para facilitar e agilizar a busca de todo e qualquer conteúdo dentro da empresa.
Resultados
Otimização da busca de qualquer informação e visualização do acervo documental do cliente através de palavras-chave.
Celeridade no processo de análise de documentos de engenharia.
Centralização da informação em uma única plataforma: OnBase.
Redução do custo relacionado à infraestrutura com a migração à Plataforma de Serviços de Conteúdo OnBase.